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Fachinformationen | 17.10.2019

Gibt es einen Königsweg für die Bereitstellung prüfungsrelevanter Informationen?

Datenmenge

Viele Unternehmensprozesse erfolgen heute automatisiert und erzeugen große Datenmengen. Dies gilt auch für die Buchführung. Oft stehen Buchungsbelege und Dokumentationen zu deren Kontrollen ausschließlich digital zur Verfügung. Dieser Entwicklung folgen hierauf angepasste digitale Prüfungstechniken, die in einschlägigen Standards beschrieben werden. Deren erfolgreiche und effiziente Anwendung erfordert jedoch im Vorfeld eine sachkundige Auseinandersetzung mit alternativen Techniken der Datenbereitstellung. Hierbei handelt es sich keinesfalls um eine triviale Aufgabe.

I. Grundlagen der Datenverwaltung in Buchhaltungssystemen

Jedes moderne IT-Verfahren für die geschäftliche Vorgangsbearbeitung arbeitet im Hinblick auf die Verwaltung und Aufbereitung der hierin befindlichen Informationen nach vergleichbaren Prinzipien. Die Datenspeicherung wird in der Regel getrennt von der Programmebene und streng nach technischen Gesichtspunkten vorgenommen. Weitgehend ohne Rücksicht auf sinnvolle Informationszusammenhänge erfolgt sie aufgeschlüsselt in Dateien und Tabellen eines relationalen Datenmodells. Dessen Daten sollen möglichst ohne redundante Aufbewahrung für vielfältige digitale Geschäftsprozesse zur Verfügung stehen. Zu diesem Zweck werden Stammdaten der Geschäftspartner auf unterschiedliche Dateien verteilt und zudem von deren Bewegungsdaten (Belegen) getrennt. Zusammengehörige Buchungsvorgänge finden sich – je nach Speicherkonzept – in voneinander separierten Soll-/Haben-Belegpositionen, die erst gemeinsam mit dem hiervon getrennt gespeicherten Belegkopf eine sinnvolle Einheit ergeben. Kontonummern und -bezeichnungen befinden sich in verschiedenen Tabellen, um so die Mehrsprachigkeit von Software zu unterstützen.

Die Zusammenführung dieser zergliederten Datenspeicherung erfolgt innerhalb eines zentralen Datenverzeichnisses (Data-Dictionary). Dieses beinhaltet Beschreibungen der einzelnen Dateien und regelt zusätzlich deren Verbindung über Schlüsselfelder. Erst mit seiner Hilfe werden die Daten in den einzelnen (Buchhaltungs-)Programmen zu sinnvollen Informationen aufbereitet. Wichtige Auswertungen, wie z. B. Saldenlisten, Kontenspiegel, Anlagen- und Abschreibungsübersichten werden hierbei in der Regel nicht in digitaler Form innerhalb der Ausgangssysteme vorgehalten. Sie sind vielmehr Ergebnis programmunterstützter Aufbereitungsprozesse, die jeweils bei Aufruf einer Menüfunktion z. B. zur Erstellung einer Kontenübersicht, notwendige Informationen für den Anwender bereitstellen.

Für den Prüfer hat die dargestellte Situation unangenehme Konsequenzen. Er muss sich bereits zum Zeitpunkt seiner Datenübernahme den Weg von reinen Nettodaten zu betrieblich sinnvollen Auswertungen vor Augen führen und entscheiden, auf welcher Art der Datengenerierung aus den Vorsystemen er sich einlassen soll.

II. Techniken der Datenerzeugung in Ausgangssystemen

Für die Erzeugung der zu analysierenden Daten stehen in deren Ausgangssystemen unterschiedlichste Schnittstellen und Formate zur Verfügung. Diese divergieren je nach verwendeter Buchhaltungssoftware. In diesem Artikel werden mit Hilfe der weit verbreiteten SAPTM-Software lediglich die Grundprinzipien alternativer Datenbereitstellungstechniken mit ihren jeweiligen Vor- und Nachteilen dargestellt. Sich hieran orientierend, muss sich der Prüfer im speziellen Einzelfall jeweils über die Möglichkeiten der örtlich vorhandenen IT-Verfahren informieren.

  1. Datengenerierung durch Prozess- oder IT-Verantwortliche
  2. Direktzugriff auf Datenbanktabellen
  3. Zugriff auf Tabellendaten über die Applikationsebene
  4. Transfer von Daten verbundener Tabellen (Views)
  5. Datenentnahme aus „steuerlichen“ Archivdateien
  6. Datenbereitstellung über „GoBD"-Schnittstellen
  7. Zugriff auf Drucklisten in Dateiform

III. Zusammenfassung/Fazit

Die Erfahrung zeigt, dass es angesichts vielfältiger Transfermöglichkeiten mit jeweils spezifischen Vor- und Nachteilen keinen Königsweg für die Bereitstellung prüfungsrelevanter Informationen gibt. Nicht selten entfallen auf unzureichend vorbereitete Übertragungsszenarien bis zu 70 % der geplanten personellen Analyseaufwendungen, ohne dass dieses zu gleichwertigen qualitativen Verbesserungen in der Prüfung beiträgt. Es empfiehlt sich daher, dem Datentransfer bereits im Vorfeld angemessene Aufmerksamkeit zuzuwenden, sich mit allen Optionen vertraut zu machen und bei jeder Prüfung im Einzelfall auf die bestmögliche Option zurückzugreifen.

Literaturhinweis:
Odenthal/Seeber, Digitale Prüfung mit ActiveData
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