Muster-Verfahrensdokumentation zur ordnungsmäßigen Kassenführung
Praxis-Leitfaden des DFKA zu Aufbau und Inhalt
Im April 2019 hat der Deutsche Fachverband für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik e. V. (DFKA) auf seiner Internetseite www.dfka.net die erste Muster-Verfahrensdokumentation zur ordnungsmäßigen Kassenführung veröffentlicht. Diese ist das Ergebnis einer vom DFKA initiierten Arbeitsgruppe bestehend aus Vertretern der steuerberatenden Berufe, des Fachverbands und IT-Dienstleistern. Im Jahr 2018 veröffentlichte der Fachverband bereits die Muster-Verfahrensdokumentation zur Aufstellung und Einrichtung eines Kassensystems, die sich hauptsächlich an die Händler und Aufsteller von Kassen- und Abrechnungssystemtechnik richtet. Zusammen mit der im Februar dieses Jahres freigegebenen Taxonomie für Kassendaten bietet der Fachverband nunmehr ein umfassendes Unterstützungsangebot zum Nachweis einer ordnungsmäßigen Kassenführung für Unternehmen der bargeldintensiven Branche.
Anwendungsbereich
Der DFKA weist darauf hin, dass sich die in der Muster-Verfahrensdokumentation dargestellten Verfahrensschritte auf Kassensysteme zur ordnungsgemäßen Abrechnung von baren und unbaren Geschäftsvorfällen beschränken. Gemeint sind damit insbesondere elektronische Aufzeichnungssysteme i. S. des § 1 KassenSichV, d. h.
- elektronische Kassensysteme oder Registrierkassen,
- computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen.
Auf Waagen, Taxameter und andere Verfahren zur geordneten und sicheren Ablage von Buchungsbelegen sowie andere Teile des Datenverarbeitungssystems des Steuerpflichtigen ist die vorliegende Verfahrensdokumentation nach Aussage des DFKA nicht anwendbar.
Inhalt der Muster-Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation soll den organisatorisch und technisch gewollten Prozess von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit darstellen.
Das Inhaltsverzeichnis orientiert sich dabei an den Vorgaben der GoBD (Rz. 153), wonach die Verfahrensdokumentation i. d. R. aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation besteht.
- In der Allgemeinen Beschreibung (Kapitel 3) wird das Unternehmen dargestellt, insbesondere die Aufbau- und Ablauforganisation sowie die Anwendungsfelder des Kassensystems im Betrieb. Ein aussagefähiges Organigramm sollte immer fester Bestandteil dieses Teils der Verfahrensdokumentation sein. Für die Praxis von besonderer Bedeutung sind die Übersicht der vom Steuerpflichtigen genutzten Kassensysteme und deren Einsatzorte. Eine entsprechende (Muster-)Übersichtstabelle ist beigefügt.
- Kapitel 4 beschäftigt sich mit der Anwenderdokumentation, z. B. Bedienungsanleitung, Konfigurationsprotokoll, Einrichtungsprotokoll.
- Kapitel 5 beinhaltet Informationen zur Datenintegrität, Datensicherung, Zugangsberechtigungen (Internes Kontrollsystem) und Archivierung. Es ist sehr umfangreich und bietet eine Vielzahl von Dokumentationsvorschlägen.
- Kapitel 6 der Muster-Verfahrensdokumentation beinhaltet erstmalig den Hinweis auf die Muster-Verfahrensdokumentation zur Aufstellung und Einrichtung des Kassensystems. Es ist der Teil, den der Steuerpflichtige nicht ohne die Hilfe des Kassenherstellers bzw. Kassenaufstellers mit Inhalten füllen kann. Wie die einzelnen Systemkomponenten miteinander arbeiten, die Schnittstellenproblematiken oder das Zusammenspiel der Datenbanktabellen und Datenbankprozeduren können vom Steuerpflichtigen selbst nicht beantwortet werden. Obwohl er für die Zurverfügungstellung der steuerlich relevanten Daten verantwortlich ist, kann nur der Hersteller des elektronischen Aufzeichnungssystems beantworten, welche Eingaben (= Kasseneinzeldaten) als steuerlich relevant eingestuft wurden.
Den vollständigen Beitrag von Tobias Teutemacher und Stephan Greulich aus BBK 16/2019 S. 772 finden Sie hier in der NWB Datenbank.
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