Kassenbuchführung
Für elektronische Kassen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft worden sind bzw. werden, gilt eine Übergangsfrist: Sie können bis zum 31.12.2022 verwendet werden, wenn diese Kassen den bisherigen Anforderungen der Finanzverwaltung entsprechen, aber bauartbedingt nicht mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung nachgerüstet werden können. Sind diese Kassen nachrüstbar, müssen sie bis zum 1.1.2020 nachgerüstet werden.
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Hinweis: Um in den Genuss der Übergangsfrist zu kommen, muss nachgewiesen werden, dass die Kasse nicht nachgerüstet werden kann, z. B. durch eine Bestätigung des Kassenherstellers. |
Elektronische Kassen, die bis zum 25.11.2010 angeschafft worden sind, müssen entweder bis zum 1.1.2020 nachgerüstet werden oder durch eine neue Kasse mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ersetzt werden. Entspricht die elektronische Registrierkasse ohnehin nicht den bisherigen Anforderungen der Finanzverwaltung, durfte sie bereits seit dem 1.1.2017 nicht mehr verwendet werden.
| Hinweis: Die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung befindet sich derzeit noch in der Entwicklung, sodass entsprechende Kassen wohl erst im Herbst auf den Markt kommen. Die fristgerechte Befolgung der gesetzlichen Pflicht könnte daher schwierig werden. Es ist denkbar, dass der Gesetzgeber oder aber die Finanzverwaltung noch eine weitere Übergangsfrist verabschieden werden. Wir werden Sie hierüber informieren. |
Das Finanzamt kann ab 1.1.2020 im Rahmen der sog. Kassen-Nachschau prüfen, ob eine eingesetzte elektronische Kasse mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung versehen ist.
Wer ab 1.1.2020 eine elektronische Kasse mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung verwendet, muss dies dem Finanzamt innerhalb eines Monats nach Anschaffung mitteilen; das gilt entsprechend, wenn er eine solche Kasse außer Betrieb nimmt.
| Hinweis: Haben Sie möglicherweise eine solche Kasse bereits vor dem 1.1.2020 angeschafft, muss die Mitteilung bis zum 31.1.2020 erfolgen. |
Außerdem gilt ab dem 1.1.2020 eine Pflicht zur Belegausgabe bei Barverkäufen, wenn eine elektronische Kasse mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung eingesetzt wird. Der Unternehmer muss dem Kunden den Beleg unmittelbar nach dem Kauf zur Verfügung stellen; allerdings ist der Kunde nicht zur Mitnahme des Belegs verpflichtet, sodass der Unternehmer den Beleg auf Wunsch des Kunden wegwerfen kann. Der Beleg muss neben dem vollständigen Namen und der vollständigen Anschrift des Unternehmers u. a. das Datum der Belegausstellung, den Verkaufszeitpunkt, die Menge und Art der verkauften Waren bzw. Dienstleistungen, das Entgelt, die Umsatzsteuer und den Umsatzsteuersatz sowie verschiedene Angaben enthalten, die von der zertifizierten Sicherheitseinrichtung erzeugt werden, z. B. eine Transaktionsnummer, eine Seriennummer und einen Prüfwert.
| Hinweis: Es gibt auch weiterhin keine Pflicht zur Nutzung einer elektronischen Kasse. |
Darüber hinaus hat sich die Finanzverwaltung vor Kurzem erneut zu der seit Ende 2016 geltenden Einzelaufzeichnungspflicht für Umsätze geäußert, die insbesondere bei Barverkäufen zu beachten ist. Zwar sind an sich bei jedem Geschäft u. a. auch der Inhalt des Geschäfts und der Name des Kunden aufzuzeichnen. Die Finanzverwaltung verzichtet jedoch unter Zumutbarkeitsgesichtspunkten nach wie vor auf bestimmte Aufzeichnungen. So beanstandet sie es z. B. nicht, wenn in einem Einzelhandelsgeschäft eine PC-Kasse ohne Kundenverwaltung eingesetzt wird und die Namen der Kunden bei Bargeschäften nicht erfasst werden. Auch bei Taxiunternehmern wird es nicht beanstandet, wenn die Angaben zum Kunden im Taxameter nicht erfasst werden.
Im Übrigen bleibt die Finanzverwaltung dabei, dass eine Einzelaufzeichnung bei Verwendung einer sog. offenen Ladenkasse (z. B. ein Schuhkarton) als unzumutbar gilt, wenn Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen verkauft werden, wie dies z. B. bei einem Bäcker oder Kiosk der Fall ist. Dies gilt auch bei Dienstleistungen für eine Vielzahl von Kunden, wenn eine offene Ladenkasse verwendet wird und wenn sich der Kundenkontakt im Wesentlichen auf die Bestellung und den kurzen Bezahlvorgang beschränkt, z. B. bei einer Kleiderreinigung.