Arbeitsmittel im Homeoffice - Lohnsteuerliche Behandlung bei Überlassung, Übereignung oder Zuschüssen durch den Arbeitgeber

Millionen Arbeitnehmer arbeiten im Zuge der Corona-Krise von zu Hause aus. In vielen Fällen werden privat getragene Kosten pauschal oder tatsächlich erstattet. Hier stellt sich die Frage der lohnsteuerlichen Konsequenzen im Falle der Überlassung, Übereignung oder Erstattung von Arbeitsmitteln im Eigentum des Arbeitgebers bzw. Arbeitnehmers. Die Wahlmöglichkeiten sind vielfältig und führen in einigen Fällen zu steuerpflichtigem Arbeitslohn.

Private Nutzung von Arbeitsmitteln – geldwerter Vorteil?

Die rein betriebliche Überlassung von Arbeitsmitteln (z. B. Laptop, Drucker oder Papiere und Ordner) führen zu keinem Arbeitslohn. Bei diesen Arbeitsmitteln handelt es sich um nicht steuerbare, unentgeltliche Zuwendungen (R 19.3 Abs. 2 Nr. 1 LStR). Ob eine private Mitbenutzung der Arbeitsmittel erlaubt ist, sollte im Einzelfall dokumentiert werden. Sobald jedoch eine private Mitbenutzung gegeben ist, kann ein geldwerter Vorteil vorliegen. Hierbei gibt es diverse Ausnahmen, die im Folgenden erläutert werden. Weiterhin ist es auch üblich, dass der Arbeitnehmer eigene Arbeitsmittel benutzt. Der Arbeitnehmer kann die Aufwendungen als Werbungskosten im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung geltend machen.

Erstattung von Kosten im Homeoffice

Überlassung der Arbeitsmittel (Eigentum verbleibt beim Arbeitgeber)

  • Ausschließliche betriebliche Nutzung = kein geldwerter Vorteil
  • Private Nutzung denkbar = bis auf wenige Ausnahmen steuerfrei nach § 3 Nr. 45 EStG

Arbeitsmittel des Arbeitnehmers

  • Erstattung der nachgewiesenen betrieblichen Nutzung = steuerfreier Auslagenersatz nach § 3 Nr. 50 EStG
  • Pauschale Erstattung = bis auf wenige Ausnahmen steuerpflichtig

Jede dieser Varianten hat eine eigene lohnsteuerliche Konsequenz, die im Beitrag erläutert wird. Die lohnsteuerliche Konsequenz hängt auch damit zusammen, welche Kosten im Rahmen des Homeoffice erstattet werden, denn die Art der Kostenerstattung hat in vielen Fällen ebenfalls besondere lohnsteuerliche Regelungen.

Als Erstattungsvarianten werden daher im Beitrag beschrieben:

  • Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte,
  • Materialkosten,
  • Telefonkosten,
  • Internetgebühren,
  • Kosten für Einrichtungsgegenstände,
  • Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer und
  • Anmietung des häuslichen Arbeitszimmers.

Der Beitrag aus dem Themenpaket NWB Lohn, Deklaration & Buchhaltung zeigt die vielfältigen Fallgestaltungen in der Praxis auf und enthält zahlreiche Empfehlungen, Tipps und Gestaltungsmöglichkeiten.

NWB, Steuer, Steuerfachangestellte
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