Die Sache mit dem Lohn
Die Lohnbuchhaltung ist bei vielen Steuerberatern unbeliebt: eine unkreative, langweilige Arbeit, die wenig Rendite zu versprechen scheint. Diesen Geschäftsbereich zu vernachlässigen, kann jedoch gravierende Folgen haben: Eine fehlerhafte Lohnbuchhaltung ist für viele Mandanten ein Grund, den Steuerberater zu wechseln. Ist Lohnbuchhaltung wirklich so lästig und unrentabel? StBMag hat nachgefragt.
Bergeweise Papier, ein vollgestopftes Archiv, und man sucht diesen einen Beleg: Dieses Gefühl kennt Bärbel Rohde noch zu gut von früher. Die Wirtschaftskauffrau arbeitet bereits seit 25 Jahren bei der SEB Steuerberatung in Neubrandenburg. Ihr Schreibtisch war dort immer voll, und es war die reinste Fleißarbeit, alle Unterlagen auseinanderzuhalten und richtig einzusortieren. Es sei ein Irrtum zu glauben, „dass es bei der Lohnbuchhaltung immer noch genauso zugeht“, sagt die Wirtschaftskauffrau: „Das läuft mittlerweile ganz anders.“
Wie Bärbel Rohde geht es vielen, die schon länger auf Lohnbuchhaltung spezialisiert sind. Sie erinnern sich noch an Berge von Papier, an das stickige Archiv, wo alles abgeheftet werden musste, und an die vielen Stunden, in denen man rechnete, kalkulierte und verzweifelte. Doch damit ist es vorbei, weil Steuerberater mit der richtigen technischen Ausstattung all dem entgehen können. Trotzdem ist der Ruf der Lohnbuchhaltung immer noch schlecht: Steuerberater denken bei Lohnbuchhaltung oft, dass sie lästig sei und kein Geld bringe.
Idealerweise wickeln Kanzleien für ihre Mandanten die komplette Lohnbuchführung ab, von der Erfassung der Stamm- und Bewegungsdaten bis zur Auswertung. Sie sorgen außerdem für die direkte Weiterleitung der Zahlungssätze an Banken und für die Meldung an die Sozialversicherungsträger. Zusätzlich sollten sie regelmäßig aussagekräftige Berichte und Statistiken erstellen, die die Lohnbuchhaltung transparent und übersichtlich machen. Das alles müssen zuständige Steuerberater und Mitarbeiter durch regelmäßige Fortbildungen optimieren.
Die Lohnbuchhaltung hat jedoch bei Mandanten und Steuerberatern ganz unterschiedliche Wertigkeit: Für Mandanten ist sie essenziell – schließlich ist Personal in der Regel die wichtigste Ressource im Unternehmen. Die Unbeliebtheit des Themas bei Steuerberatern auf der anderen Seite kann viele Gründe haben: Die Erinnerung an das Papierchaos von damals, aber auch die falsche Ausstattung und ein geringer Umsatz. „Das liegt daran, dass 90 Prozent aller Steuerberater wenig praktische Erfahrung in der Lohnsachbearbeitung haben und sie somit nicht richtig in ihrer Kanzlei umsetzen“, sagt Kanzleiberater Josef Weigert. Deshalb würden viele Steuerberater Lohnbuchhaltung als lästig und langweilig abstempeln. Doch das ist ein Vorurteil, denn mit der richtigen Organisation bringt Lohnbuchhaltung Geld.
Lukrative Mandanten gewinnen
Ein gängiger Trugschluss in der Welt der Lohnbuchhaltung ist, dass man mit Lohn als Steuerberater kein Geld macht. Doch Kanzleiberater Josef Weigert berichtet von Steuerberatern, die ausgerechnet mit Lohnbuchhaltung in ihrer Kanzlei maximale Margen erzielen. „Und zwar, weil diese Kanzleien richtig organisiert sind und nur wenige Mitarbeiter auf das Geschäftsfeld Lohn spezialisiert sind“, sagt Weigert. Viele der Kanzleien, die Weigert betreut, haben eine Leistung von 100 Euro und mehr pro Stunde allein durch Lohn. „Spitzenkanzleien erzielen durchaus bis zu 150 Euro pro Stunde“, sagt Weigert. Solch hohe Umsätze sieht man in anderen Bereichen einer Kanzlei selten.
Darüber hinaus ist eine gute Betreuung durch Lohnbuchhaltung für Steuerberater die Eintrittskarte, um den Mandanten auch auf andere Art und Weise in seinen Angelegenheiten zu unterstützen. Lohn ist somit auch ein sehr gutes Akquise-Instrument für eine Kanzlei: Zuverlässige, fehlerfreie Lohnbuchhaltung spricht sich unter Unternehmern schnell herum, unter anderem deswegen, weil ein Mandant damit seinen monatlichen steuerlichen Verpflichtungen nachgeht: „Wir vom Lohn sind immer die ersten Ansprechpartner für die Mandanten“, sagt Wirtschaftskauffrau Bärbel Rohde, die in der SEB Steuerkanzlei mit vier weiteren Mitarbeitern spezialisiert für den Bereich Lohnbuchhaltung zuständig ist. „Wenn wir unsere Aufgabe gut machen, wissen die Mandanten, dass wir in der Kanzlei auch alles andere können, denn der Lohn ist für die meisten ein Vertrauensbeweis.“
„Viele große Unternehmen wollen nur die Lohnbuchhaltung auslagern und vom Steuerberater erstellen lassen. Wenn er das gut macht, ist das der Türöffner für potenzielle Großmandate“, sagt auch Kanzleiberater Weigert. Deshalb ist es wichtig, mit der richtigen Ausstattung in der Kanzlei anzufangen.
Richtige Ausstattung
Zu einer guten Ausstattung in der Kanzlei gehören sowohl die neueste Technik als auch die richtigen Mitarbeiter. „Ein Partner wie Datev ist unglaublich wichtig, weil wir so die Qualität der Leistung dem Mandanten widerspiegeln“, sagt Rohde. Aber auch andere Hersteller haben gute technische Lösungen im Angebot.
Rohde arbeitet seit 25 Jahren in der Steuerkanzlei und macht heute Lohnbuchhaltung für 100 Betriebe. „Man muss sich nur richtig auskennen“, sagt sie. Solche gut eingearbeiteten Kräfte sind bei der Lohnbuchhaltung wichtig. Experten empfehlen, auf keinen Fall alle Mitarbeiter mit Lohnbuchhaltung zu beauftragen: „Es ist grob fahrlässig, so ein komplexes Aufgabenfeld auf die Mitarbeiter abzuwälzen, die freie Kapazitäten haben und eigentlich für die Finanzbuchhaltungs- und Abschlussabteilung vorgesehen sind“, sagt Kanzleiberater Weigert, „Lohn muss man ganz oder gar nicht machen.“ Er empfiehlt Steuerberatern, den Lohn auf möglichst wenige Mitarbeiter zu konzentrieren. Wichtig ist auch die Stellvertretung.
Dafür sind regelmäßige Fortbildungen intern, aber auch extern erforderlich. Das ist insbesondere wegen den vielen Besonderheiten der springende Punkt, denn wenn diese nicht schnell genug befolgt werden, riskieren Kanzleien schwerwiegende Fehler in der Lohnbuchhaltung für ihre Mandanten.
Ein bisschen Psychologie gehört zu einer wirklich guten Lohnbuchhaltung dazu, oftmals ist vielleicht nicht direkt erkennbar, was das eigentliche Ziel des Mandanten ist. Was will er für seine Mitarbeiter und für sein Unternehmen? Wie kann man ihm dabei als Kanzlei am besten zur Seite stehen? Diesen Fragen muss man im Gespräch auf den Grund gehen können.
Fehler vermeiden
Es gibt in der Lohnbuchhaltung viel zu viele Gesetze, als dass man es als Steuerberater riskieren sollte, die Lohnbuchhaltung auf irgendeinen Mitarbeiter in der Kanzlei abzuwälzen, der gerade etwas Zeit zu haben scheint, denn dann besteht die ständige Gefahr von fahrlässigen Fehlern. „Wenn der Lohn nicht stimmt, hat das große Konsequenzen für die Mandanten und die Kanzlei. Monatlich kann die Bombe hochgehen“, sagt Weigert. Lohnbuchhaltung habe die stärkste Außenwirkung für eine Kanzlei, und deshalb sei die Qualitätssicherung immer das höchste Gebot. Was viele Steuerberater unterschätzen: Man kann in der Lohnbuchhaltung nicht unter Zeitdruck arbeiten. Es geht darum, Details zu erkennen und alles sorgfältig zu übertragen und einzuarbeiten. „Lohnbuchhaltung ist keine Routine- Arbeit, wie viele es denken“, sagt Rohde. Deshalb empfiehlt es sich auch, einen laufenden Auftrag niemals an einen anderen Mitarbeiter zu delegieren.
Bei eingeschlichenen und fahrlässigen Fehlern sind die Konsequenzen für die Kanzlei meist fatal. Steuerberaterin Angelika Perret leitet bei der Schneider + Partner Wirtschaftsprüfung und Steuerberatung in Dresden das Team Personalwesen, Petra Pfützner ist zertifizierte Lohn- und Gehaltsbuchhalterin. „Wenn man einen Mandanten betreut, der nicht mit der Lohnbuchhaltung zufrieden ist, verliert man das Gesamtmandat“, sagt Perret. Deshalb sollte man alle Änderungsdaten im Lohnbereich schriftlich und nicht telefonisch an den Mandanten weitergeben. „Sobald man Lohn-Mandate in der Kanzlei untereinander aufteilt oder Arbeit auf Zuruf bespricht, besteht die Gefahr, dass es zu erheblichen fachlichen Mängeln kommt“, sagt Pfützner.
Darüber hinaus bedeuten Fehler für die Kanzlei zusätzliche Kosten durch Doppelarbeiten und Korrekturen, wodurch die Deckungsbeiträge schlechter werden.
Wenn hingegen Kanzleien die strategische Bedeutung der Lohnbuchhaltung erkennen und ihre Praxisorganisation daran ausrichten, kann dieser unbeliebte Bereich zur festen Säule bei der Akquise werden. Diese Chance sollten Steuerberater nicht leichtfertig vertun.
Autorin: Annika Fröhlich
Aus dem SteuerberaterMagazin 11|2016