E-Bike Leasing und die Vorteile für Arbeitnehmer

Der Frühling ist da und lädt uns mit seinen Temperaturen dazu ein, etwas zu unternehmen. Möchten auch Sie Ihren Arbeitnehmern zu diesem Zwecke etwas Gutes tun und wissen nicht genau, wie Sie ein E-Bike zur Verfügung stellen können? Hier finden Sie weitere Informationen.

Im Vorfeld sollten einige Fragen geklärt werden, z. B. was ein E-Bike ist, in welcher Höhe Sie ein Leasing möglich machen wollen, mit welchem Leasinggeber Sie arbeiten möchten und welche Bedeutung das eigentlich für die Lohnabrechnung hat.

Die grundsätzlichen Regelungen zum E-Bike

Der Begriff des Elektrofahrrades bedarf als erstes einer kleinen Erläuterung:

Ein Fahrrad i. S. der StVZO ist „ein Fahrzeug mit mindestens zwei Rädern, das ausschließlich durch die Muskelkraft der auf ihm befindlichen Personen mit Hilfe von Pedalen oder Handkurbeln angetrieben wird“ (§ 63a Abs. 1 StVZO). Dem Fahrrad gleichgestellt sind gem. § 63a Abs. 2 Satz 1 StVZO solche Fahrzeuge, welche mit einer elektrischen Trethilfe (bis 25 km/h) mit einer Nenndauerleistung von höchstens 0,25 kW ausgestattet sind. Diese Gleichstellung wird durch § 63a Abs. 2 Satz 2 StVZO auch erreicht, sofern das Fahrzeug über eine selbständig beschleunigende sog. Anfahr- oder Schiebehilfe (bis 6 km/h) verfügt.

Erfüllt das Elektrofahrrad diese Voraussetzungen nicht, z. B. weil die Motorunterstützung erst bei 45 km/h endet – sog. S-Pedelec – ist es verkehrsrechtlich als Kraftfahrzeug einzuordnen. Aus Sicht des Steuerrechts gelten dann die Regelungen zur Dienstwagenbesteuerung.

Der Arbeitgeber sollte sich über geeignete Provider informieren und einen Rahmenvertrag über die Überlassung von E-Bikes an seinen Arbeitnehmer vereinbaren. Dieser Provider regelt die Überlassung für eine feste Grundmietzeit mit optionaler Verlängerung und/oder Kaufoption. In der Regel ist eine Grundmietzeit von 36 Monaten anzunehmen.

Im Regelfall wird mit dem Arbeitnehmer ein Vertrag über die Nutzungsüberlassung für die vorgenannte Grundmietzeit abgeschlossen. In diesem Vertrag wird zusätzlich geregelt, welche Rechte und Pflichten (z. B. Wartung, Reparaturen) sich aus der Überlassung für den Arbeitnehmer ergeben. Und auch die Wertobergrenze des zu überlassenden E-Bikes bedarf einer Überlegung.

Was passiert in der Lohnabrechnung?

Der Arbeitgeber hat die Qual der Wahl. Überlässt er seinen Arbeitnehmern dieses E-Bike zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn, als Gehaltsumwandlung oder als Lohnerhöhung? Verschiedene Möglichkeiten sind hier denkbar und sollten genauer hinterfragt werden.

Dabei sollte die Versteuerung des geldwerten Vorteils, der für den Arbeitnehmer durch das auch zur privaten Nutzung überlassene E-Bike entsteht, bedacht werden: Wird eine Gehaltsumwandlung vereinbart und wird das E-Bike erstmals nach dem 31.12.2018 und vor dem 1.1.2031 dem Arbeitnehmer überlassen, wird als monatlicher Durchschnittswert der privaten Nutzung (= Sachlohn) im Kalenderjahr 2019 1 % der auf volle hundert Euro abgerundeten halbierten und ab dem 1.1.2020 1 % der auf volle hundert Euro abgerundeten geviertelten unverbindlichen Preisempfehlung des Herstellers, Importeurs oder Großhändlers im Zeitpunkt der Inbetriebnahme des Fahrrads einschließlich der Umsatzsteuer festgesetzt.

Erfolgt die Überlassung dagegen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn, führt dies ab dem Veranlagungszeitraum 2019 (derzeit befristet bis 2030) zu einem steuerfreien Vorteil im Sinne des § 3 Nr. 37 EStG.

Um Ihnen eine Hilfe an die Hand zu reichen, haben wir für Sie und ihre Arbeitnehmer folgende Mustervereinbarungen mit Praxishinweisen in der Datenbank bereitgestellt:

  • Überlassung eines geleasten Elektrofahrrads an Arbeitnehmer im Rahmen eines Dienst- bzw. Arbeitsverhältnisses als
    • Gehaltsumwandlung oder
    • Lohnerhöhung oder
  • Überlassung eines geleasten Elektrofahrrads ohne Bezug zum Dienst- bzw. Arbeitsverhältnis (Sonderrechtsbeziehung) oder
  • Vertrag über die Bezuschussung eines vom Arbeitnehmer geleasten Elektrofahrrads

Der Steuerberater, immer an deiner Seite

Und oft kommt auch der Steuerberater ins Spiel, denn die Frage der Vergütung an den Arbeitnehmer ist die eine - diese beantwortet der Arbeitgeber erst einmal alleine - die andere ist die der Auswirkungen für beide Beteiligte. Und spätestens da kommt die Rückfrage bei dem Berater:

Welche Auswirkung hat das auf die Gehaltsabrechnung und was kostet mich das als Arbeitgeber?

Mit unserem Tool „Leasing Elektrofahrräder: Überlassung an Arbeitnehmer – Berechnungsprogramm“ ermitteln Sie die steuerlichen Auswirkungen für den Arbeitgeber und den Arbeitnehmer und das abhängig davon, welche Vergütungsstruktur Sie gewählt haben.

Um das Thema für Sie abzurunden, erfahren Sie in dem Beitrag „Leitfaden zur Besteuerung von (Hybrid-)Elektrofahrzeugen“ von Herrn Hübner alles, was Sie zu dem Thema benötigen und eine Information für Ihren Mandanten stellen wir mit dem „Mandanten-Merkblatt: Besteuerung von (Elektro-)Fahrrädern“ für Sie bereit.

Auch unser Seminar „Geldwerte Vorteile“ geht auf dieses Thema ein.

In diesem Sinne kann die Fahrrad Saison bald für Sie und Ihre Arbeitnehmer beginnen und das hoffentlich auch ganz Corona-konform.

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