Die GoBD im Fokus der Betriebsprüfungen
Achtung: BFH stärkt Rechte der Betriebsprüfer
Seit 2015 gelten die von der Finanzverwaltung aufgestellten GoBD, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Bislang aber haben viele Bestimmungen im Rahmen von Betriebsprüfungen keine oder nur eine untergeordnete Rolle gespielt, insbesondere auch, weil sich die Finanzverwaltung in vielerlei Hinsicht nicht auf eine gesicherte Rechtsprechung berufen konnte. Das ist nun anders, da einige Urteile des BFH aus der jüngsten Vergangenheit die Rechte der Betriebsprüfer erheblich gestärkt und die Anforderungen an eine ordnungsgemäße – digitale – Buchführung enorm verschärft haben.
Erweiterte Zugriffsrechte und Dokumentationspflichten
In den Urteilen des BFH vom 16.12.2014 - X R 42/13 (BStBl 2015 II S. 519), X R 29/13 und X R 47/13, ging es um das Zugriffsrecht der Betriebsprüfung auf die Warenwirtschaftssysteme von Apotheken. Der BFH hat entschieden, dass die Finanzverwaltung im Rahmen der Prüfung auch auf freiwillig geführte Aufzeichnungen zugreifen darf, wenn diese für die Besteuerung relevant sind. Dem Datenzugriff unterliegen danach grds. auch die Daten aus vorgeschalteten Systemen oder Nebensystemen. Dies sei jedenfalls dann der Fall, wenn die in einem Vorsystem– wie einem Kassensystem– erzeugten (steuerrelevanten und aufbewahrungspflichtigen) Daten in verdichteter Form in das eigentliche Buchführungssystem übergeben werden.
In dem Urteil des BFH vom 25.3.2015 - X R 20/13 (BStBl 2015 II S. 743) ging es um die (Un-)Zulässigkeit von Hinzuschätzungen im Rahmen eines Zeitreihenvergleichs. Eher nebenbei, aber doch recht deutlich, hat der BFH entschieden, dass das Fehlen einer lückenlosen Dokumentation zur Kassenprogrammierung dem Fehlen von Tagesendsummenbons bei einer Registrierkasse bzw. dem Fehlen täglicher Protokolle über das Auszählen einer offenen Ladenkasse gleichstehe. Zudem seien die Betriebsanleitungen im Rahmen der Betriebsprüfung vorzulegen.
Aktuell verschärfte Prüfung durch die Finanzverwaltung
Die BFH-Entscheidungen waren sozusagen das Startsignal, um nun im Rahmen von Betriebsprüfungen Zugriff auf Vor- und Nebensysteme zu nehmen und um die Vorlage einer Verfahrensdokumentation zu verlangen. Besonders relevant ist dabei, dass die Finanzverwaltung aus der Aussage des BFH, auch die Vorsysteme gehörten zu den für die Buchführung relevanten Datenverarbeitungssystemen, folgert, diese Vorsysteme müssten revisionssicher sein.
Was bedeutet das für Ihre Beratung?
Da die jetzt anberaumten Betriebsprüfungen regelmäßig den Prüfungszeitraum 2015 umfassen, muss damit gerechnet werden, dass das Thema „GoBD“ nun stets auf der Prüfungsagenda stehen wird. Höchste Zeit also für Steuerberater, gemeinsam mit Ihren Mandanten die GoBD-Konformität der Buchhaltung zu prüfen.
Mehr zu diesem Thema erfahren Sie im kostenlosen PDF-Themen-Special „Die sieben wichtigsten Regeln zur Umsetzung der GoBD in die Praxis“ von NWB Steuer- und Wirtschaftsrecht.