So steigern Sie in nur vier Schritten mit einer qualifizierten BWA Ihren Umsatz!
Rawpixel.com/stock.adobe.com
Jeden Monat produziert die DATEV mehr als 2,5 Mio. Betriebswirtschaftliche Auswertungen (kurz BWA). Die BWA gibt Auskunft über die finanzielle Situation eines Unternehmens. Doch häufig wird ihr Potenzial für die betriebswirtschaftliche Beratung nicht oder zu wenig erkannt, oder es gibt Verständnisprobleme. Dabei benötigen Sie nur vier Schritte, um die vorliegende Standard-BWA in eine aussagefähige, qualifizierte BWA zu überführen. Daraus können Sie dann mit wenig Aufwand Beratungsaufträge generieren.
Schritt 1: Mandanten „sensibilisieren“ und Bedarf wecken!
Die BWA wird häufig kommentarlos an Mandanten verschickt. Diese wissen dann wenig damit anzufangen: Entweder fehlt ihnen das Wissen rund um das Thema „Finanzzahlen“ oder schlicht die Zeit, weil sie im operativen Tagesgeschäft gefangen sind. Das hat zur Folge, dass sie die BWA mehr oder weniger ungelesen abheften.
Zunächst müssen Sie also dafür sorgen, dass Ihre Mandanten sich für die BWA interessieren. Wie das geht? Ganz einfach: Gehen Sie mit Ihren Mandanten im nächsten Beratungsgespräch die BWA durch und erklären Sie Ihnen, wie diese zu lesen ist. Nehmen Sie sich also bewusst Zeit dafür. Alternativ oder ergänzend können Sie Ihren Mandanten auch ein entsprechendes Mandanten-Merkblatt zuschicken. Auch wenn dieser Schritt für Sie trivial klingen mag: Auf dem Weg zu Beratungsaufträgen ist er ein wichtiger Türöffner.
Schritt 2: Die Standard-BWA zu einer qualifizierten BWA überführen!
Nun sind Ihre „handwerklichen“ Fähigkeiten gefragt: Sie müssen die Standard-BWA zu einer aussagefähigen, qualifizierten BWA überführen.
Wichtigstes Kriterium einer qualifizierten BWA ist die korrekte Abgrenzung zumindest der zentralen Positionen. Beispiele:
Schritt 3: Anlass für ein Beratungsgespräch generieren!
Auf Grundlage der soeben erstellten qualifizierten BWA können Sie Ihren Mandanten nun auf dringenden Handlungsbedarf hinweisen. Sie haben ihn zwar in Schritt 1 für die BWA sensibilisiert – doch das bedeutet noch nicht zwangsweise, dass der Mandant aus dem „Zahlenfriedhof“ Schwachstellen erkennt. Letztlich geht es also darum, die BWA auf die wichtigsten Aussagen zu komprimieren. Hier gilt: Weniger ist mehr.
Fügen Sie dem Mandanten zu jeder BWA ein kurzes Anschreiben hinzu. In diesem sollten bis zu fünf wichtige Zahlen wie Umsatz, Rohertrag, Personalkosten, Betriebsergebnis und vorläufiges Ergebnis nach Steuern enthalten sein sowie eine Aussage zur Güte dieser Zahlen. Gleichzeitig können Sie zu Verbesserungsmaßnahmen anregen. Das Schreiben kann beispielsweise damit beendet werden, dass man als Berater in den kommenden Tagen anruft, um das weitere Vorgehen abzustimmen.
Zusätzlich können Sie zentrale Werte nach dem Ampelsystem farbig markieren und die Entwicklung wichtiger Zahlen grafisch darstellen.
Schritt 4: BWA für Planung und Kalkulation nutzen!
Aufbauend auf den BWA-Vorjahresergebnissen und den Informationen des aktuellen Geschäftsjahres können Sie im letzten Schritt eine Planung für den Rest des Geschäftsjahres sowie für Folgejahre vornehmen. Hierzu sehen Sie sich die monatliche Entwicklung von Zahlungseingängen bzw. Geldabflüssen in den letzten Jahren an und leiten daraus Prozentwerte ab. Diese wenden Sie dann einfach für die Zukunft an.
Auf Grundlage der BWA-Planzahlen können Sie darüber hinaus eine Stundensatz-Kalkulation durchführen. Dafür müssen Sie zunächst die Anzahl der Stunden berechnen, die je Mitarbeiter und vom Betrieb insgesamt geleistet werden können. Ziehen Sie hierfür von den leicht zu ermittelnden maximalen Jahres-Gesamtstunden beispielsweise die Stunden für Urlaubs-, Krankheitstage sowie für die sog. unproduktive Zeit (z. B. Zeit für administrative Aufgaben, Akquise) ab. Als Ergebnis erhalten Sie die Produktivstunden eines Mitarbeiters pro Jahr, die Sie einfach dann mit der Anzahl der Mitarbeiter multiplizieren.
Dividieren Sie nun die Kosten des Planjahres durch die soeben ermittelten produktiven Gesamtstunden aller Mitarbeiter, und Sie erhalten die Kosten pro Arbeitsstunde. Nun sind Sie fast fertig: In der Kalkulation müssen Sie dann nur noch Gewinn, evtl. Nachlässe und die gesetzlich gültige Mehrwertsteuer berücksichtigen. Ergebnis ist der Brutto-Stundenlohn, auf dessen Grundlage Sie sämtliche Auftragskalkulationen vornehmen können.
Schritt 1: Mandanten „sensibilisieren“ und Bedarf wecken!
Die BWA wird häufig kommentarlos an Mandanten verschickt. Diese wissen dann wenig damit anzufangen: Entweder fehlt ihnen das Wissen rund um das Thema „Finanzzahlen“ oder schlicht die Zeit, weil sie im operativen Tagesgeschäft gefangen sind. Das hat zur Folge, dass sie die BWA mehr oder weniger ungelesen abheften.
Zunächst müssen Sie also dafür sorgen, dass Ihre Mandanten sich für die BWA interessieren. Wie das geht? Ganz einfach: Gehen Sie mit Ihren Mandanten im nächsten Beratungsgespräch die BWA durch und erklären Sie Ihnen, wie diese zu lesen ist. Nehmen Sie sich also bewusst Zeit dafür. Alternativ oder ergänzend können Sie Ihren Mandanten auch ein entsprechendes Mandanten-Merkblatt zuschicken. Auch wenn dieser Schritt für Sie trivial klingen mag: Auf dem Weg zu Beratungsaufträgen ist er ein wichtiger Türöffner.
Schritt 2: Die Standard-BWA zu einer qualifizierten BWA überführen!
Nun sind Ihre „handwerklichen“ Fähigkeiten gefragt: Sie müssen die Standard-BWA zu einer aussagefähigen, qualifizierten BWA überführen.
Wichtigstes Kriterium einer qualifizierten BWA ist die korrekte Abgrenzung zumindest der zentralen Positionen. Beispiele:
- Abschreibungen werden häufig nicht monatlich (wie es wirtschaftlich korrekt wäre) ausgewiesen, sondern nur einmal als Summe pro Jahr. Schon damit haben in den meisten Betrieben alle Monatsergebnisse nur noch bedingte Aussagekraft, da fehlende unterjährige Abschreibungen die Monatsergebnisse schnell um mehrere tausend Euro „verbessern“.
- Oft wird der Materialeinkauf ohne Abgrenzungen gebucht. Folge: In den Monaten, in denen Materialen gekauft werden, ist das Unternehmensergebnis zu schlecht, in den anderen Monaten zu gut. Richtig wäre es, nicht den Einkauf, sondern den Verbrauch zu erfassen.
- Auch Einmalzahlungen, wie z. B. Urlaubs- oder Weihnachtsgeld oder Versicherungsprämien, sollten abgegrenzt und auf die Monate verteilt werden.
- Teilleistungen oder Anzahlungen werde fälschlicherweise als Umsatz ausgewiesen.
- Halbfertige Leistungen werden nicht als solche bei der Gesamtleistung ausgewiesen und nicht mehr zu realisierende Forderungen werden zu spät ausgebucht, was das
Ergebnis besser erscheinen lässt, als es tatsächlich ist.
Schritt 3: Anlass für ein Beratungsgespräch generieren!
Auf Grundlage der soeben erstellten qualifizierten BWA können Sie Ihren Mandanten nun auf dringenden Handlungsbedarf hinweisen. Sie haben ihn zwar in Schritt 1 für die BWA sensibilisiert – doch das bedeutet noch nicht zwangsweise, dass der Mandant aus dem „Zahlenfriedhof“ Schwachstellen erkennt. Letztlich geht es also darum, die BWA auf die wichtigsten Aussagen zu komprimieren. Hier gilt: Weniger ist mehr.
Fügen Sie dem Mandanten zu jeder BWA ein kurzes Anschreiben hinzu. In diesem sollten bis zu fünf wichtige Zahlen wie Umsatz, Rohertrag, Personalkosten, Betriebsergebnis und vorläufiges Ergebnis nach Steuern enthalten sein sowie eine Aussage zur Güte dieser Zahlen. Gleichzeitig können Sie zu Verbesserungsmaßnahmen anregen. Das Schreiben kann beispielsweise damit beendet werden, dass man als Berater in den kommenden Tagen anruft, um das weitere Vorgehen abzustimmen.
Zusätzlich können Sie zentrale Werte nach dem Ampelsystem farbig markieren und die Entwicklung wichtiger Zahlen grafisch darstellen.
Schritt 4: BWA für Planung und Kalkulation nutzen!
Aufbauend auf den BWA-Vorjahresergebnissen und den Informationen des aktuellen Geschäftsjahres können Sie im letzten Schritt eine Planung für den Rest des Geschäftsjahres sowie für Folgejahre vornehmen. Hierzu sehen Sie sich die monatliche Entwicklung von Zahlungseingängen bzw. Geldabflüssen in den letzten Jahren an und leiten daraus Prozentwerte ab. Diese wenden Sie dann einfach für die Zukunft an.
Auf Grundlage der BWA-Planzahlen können Sie darüber hinaus eine Stundensatz-Kalkulation durchführen. Dafür müssen Sie zunächst die Anzahl der Stunden berechnen, die je Mitarbeiter und vom Betrieb insgesamt geleistet werden können. Ziehen Sie hierfür von den leicht zu ermittelnden maximalen Jahres-Gesamtstunden beispielsweise die Stunden für Urlaubs-, Krankheitstage sowie für die sog. unproduktive Zeit (z. B. Zeit für administrative Aufgaben, Akquise) ab. Als Ergebnis erhalten Sie die Produktivstunden eines Mitarbeiters pro Jahr, die Sie einfach dann mit der Anzahl der Mitarbeiter multiplizieren.
Dividieren Sie nun die Kosten des Planjahres durch die soeben ermittelten produktiven Gesamtstunden aller Mitarbeiter, und Sie erhalten die Kosten pro Arbeitsstunde. Nun sind Sie fast fertig: In der Kalkulation müssen Sie dann nur noch Gewinn, evtl. Nachlässe und die gesetzlich gültige Mehrwertsteuer berücksichtigen. Ergebnis ist der Brutto-Stundenlohn, auf dessen Grundlage Sie sämtliche Auftragskalkulationen vornehmen können.