Abwesenheitsnotizen: Dos und Don’ts für Steuerberater

Urlaub, Krankheit oder Elternzeit: Abwesenheitsnotizen geben Mandanten bei E-Mail-Anfragen sämtliche relevanten Infos rund um Ihre Abwesenheit an die Hand. Zumindest in der Theorie.

Wer sich nach der Rückkehr nicht mit verärgerten Mandanten auseinandersetzen möchte, sollte Abwesenheitsnotizen unbedingt auf Vollständigkeit, inhaltliche Korrektheit und Tonfall prüfen. Wir zeigen Ihnen, was Sie dabei beachten müssen. 

So kurz wie möglich, so lang wie nötig

Abwesenheitsnotizen dürfen zwar kreativ ausfallen, sollten sich aber nicht zu Romanen auswachsen. Selbstverständlich können Sie auch den Grund Ihrer Abwesenheit (z.B. Urlaub oder Krankheit) mitteilen. Die Mehrzahl Ihrer Mandanten interessiert aber vermutlich nicht, dass und aus welchem Grund Sie sich gerade drei Wochen Urlaub mit der Familie in der Karibik gönnen. Wichtig ist nur, dass Ihre Mandanten alle relevanten Informationen zu Ihrer Abwesenheit auf einen Blick einsehen können. Eine informative Abwesenheitsnotiz beantwortet die folgenden Fragen:

  • Wann sind Sie wieder erreichbar?
  • An wen kann der Mandant sich in dringenden Fällen wenden?
  • Wie erreichen Mandanten Ihre Vertretung?
  • Was geschieht mit der Mandanten-Mail in Ihrer Abwesenheit? Wird Sie automatisch weitergeleitet oder nicht?
  • Werden Sie die E-Mail nach Ihrer Rückkehr bearbeiten? Oder soll sich der Sender zu einem späteren Zeitpunkt nochmal melden?
  • Was ist der Grund Ihrer Abwesenheit? (optional)

Diese Informationen bekommen Sie mühelos in zwei bis drei Zeilen unter.

Abwesenheitsnotiz schreiben: So treffen Sie den richtigen Ton

Für die Mandanten, die Sie erreichen wollten, ist Ihre Abwesenheit vermutlich keine gute Nachricht. Umso wichtiger ist es, dass zumindest Ihre Abwesenheitsnotiz möglichst freundlich daherkommt. Beachten Sie dabei insbesondere die folgenden Tipps.

  • Sie wissen nie, wer Ihnen in Ihrer Abwesenheit schreibt. Nutzen Sie daher möglichst neutrale Anreden wie „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder „Guten Tag“.
  • Bedanken Sie sich für die Nachricht.
  • Formulieren Sie einen aussagekräftigen Betreff zu Ihrer Abwesenheitsnachricht – dann geht Sie auch im Posteingang Ihres Mandanten nicht unter.
  • Schreiben Sie gerne mit einer Brise Humor und einem leichten Augenzwinkern, sofern es Ihrem Typ entspricht. Werden Sie dabei aber nicht flapsig.
  • Beenden Sie die Notiz mit einer Grußformel – beispielsweise mit der Bitte um Geduld/Verständnis.

Betreuen Sie auch internationale Mandanten, sollten Sie Ihrer deutschen Abwesenheitsnotiz auch eine englische Variante hinzufügen. Befindet sich ein Großteil Ihrer Kunden in einem bestimmten Land, empfiehlt sich zusätzlich eine Notiz in der entsprechenden Landessprache.

Diese Fehler sollten sie vermeiden

Haben Sie Ihre Abwesenheitsnotiz nach den oben genannten Hinweisen erstellt, sollten Sie diese abschließend noch auf typische Fehler prüfen.

  • Sie wollen in Ihrer Abwesenheit nicht gestört werden? Dann geben Sie auch keine private Handynummer/E-Mail-Adresse an, auch nicht für „dringende Fälle“ – für letztere ist Ihre Vertretung zuständig.
  • Inhaltliche Unstimmigkeiten, unvollständige Infos und Rechtschreibfehler sind höchst unprofessionell. Ein abschließender Check der Notiz ist daher Pflicht!
  • Vergessen Sie nicht, Ihre Signatur anzuhängen – die hier genannten Kontaktinformationen sind insbesondere für neue Mandanten relevant.

Tipp: Lassen Sie die Abwesenheitsnotiz von einem Kollegen gegenlesen. Für eigene Fehler besteht bekanntlich immer eine gewisse Blindheit. 

Cookies erforderlich

Um fortfahren zu können, müssen Sie die dafür zwingend erforderlichen Cookies zulassen. Diese gewährleisten den vollen Funktionsumfang unserer Seite, ermöglichen die Personalisierung von Inhalten und können für die Ausspielung von Werbung oder zu Analysezwecken genutzt werden. Lesen Sie auch unsere Datenschutzerklärung.