Agiles Arbeiten in der Steuerkanzlei: Was heißt das eigentlich?

Das zeichnet agiles Arbeiten aus

Agiles Arbeiten stellt klassische Strukturen auf den Kopf. Starre Hierarchien weichen einer gleichberechtigten Feedbackkultur. Software rückt an die Stelle händischer Dokumentation. Ein fester Plan mit strikt definierten Prozessen macht Platz für flexible Ziele und eine beständige Optimierung. Agilität ist damit nicht zuletzt ein Mindset, das den Kreislauf aus Planung, Überprüfung und Anpassung, zum Grundprinzip erhebt. Die kontinuierliche Veränderung wird dabei als Wesenszug der Arbeit erlebt – und nicht als unwillkommener Bruch mit eingespielten Prozessen.

Wie Steuerkanzleien agiler werden

Agiles Arbeiten ist ein Konzept, das von jeder Branche, streng genommen sogar von jedem Unternehmen, unterschiedlich umgesetzt werden kann. Kanzleien, die agiler werden möchten, konzentrieren sich dabei üblicherweise auf drei Kernbereiche.

1.) Arbeiten Sie in Teams

Herzstück des mobilen Arbeitens sind kleine projektbezogene Teams, die aus mehreren Steuerberatern und Steuerfachangestellten sowie ggf. aus externen Partnern bestehen können. Tonangebend ist dabei jeweils das Mitglied mit der projektabhängig höchsten Fachkompetenz – und nicht unbedingt der Mitarbeiter, der in der Kanzlei-Hierarchie am höchsten steht. Wertschätzender Umgang und offener Austausch prägen die Arbeit an einem Projekt. Oft ist es dabei sinnvoll, Zwischenziele zu definieren, die in sogenannten „Sprints“ erreicht werden können. Die dabei gesammelten Erfahrungen erleichtern Anpassungen und eine kontinuierliche Optimierung des Workflows.

2.) Stellen Sie Prozesse immer wieder auf den Prüfstand

Während sich klassisches Projektmanagement durch starre Prozesse und in Stein gemeißelte Ziele auszeichnet, ist agiles Arbeiten durch Flexibilität gekennzeichnet. Das bedeutet: Prozesse werden immer wieder hinterfragt und angepasst. Eine offene Feedbackkultur ist daher essenziell, um Prozesse weiter verbessern und sich schnell auf neue Gegebenheiten einstellen zu können. Auf diese Weise stärkt agiles Arbeiten auch die digitale Resilienz.

3.) Schöpfen Sie technische Möglichkeiten aus

Agiles Arbeiten zeigt sich nicht nur in der Haltung und Arbeitsweise, sondern zeichnet sich auch durch die Nutzung technischer Hilfsmittel aus – von simplen Tools zur Aufgaben-Verwaltung wie Trello bis hin zur Einführung von Software-Lösungen zur Digitalisierung ganzer Aufgabenbereiche. Ziel ist dabei, so viele Prozesse wie möglich zu beschleunigen und zu automatisieren und auf diese Weise Ressourcen für neue Aufgaben zu schaffen.  

Vorteile des agilen Arbeitens

Agiles Arbeiten bringt für Kanzleien handfeste Vorteile. Agil arbeitende Steuerkanzleien

• kommen besser mit (disruptiven) Veränderungen – von der digitalen Transformation bis zum Fachkräftemangel – zurecht,
• haben es dank Feedbackkultur und flachen Hierarchien leichter, ihre Mitarbeiter zu motivieren und zu halten,
• arbeiten dank Teamstruktur und dem breiten Einsatz von Software produktiver und
• können sich durch die schnelle, flexible Zusammenarbeit mit Mandanten Wettbewerbsvorteile erarbeiten.

Kurz: Agilität kann dazu beitragen, eine Kanzlei fit für die Zukunft zu machen