Arbeitsalltag in Zeiten von Corona: Das ändert sich

Social Distancing, Homeoffice und Digitalisierung im Eilverfahren: Das Coronavirus stellt den Arbeitsalltag von Steuerberatern und ihren Mitarbeitern auf den Kopf. Wir zeigen Ihnen, was sich jetzt ändert – und wie Sie mit den neuen Realitäten umgehen.

Homeoffice: der neue Arbeitsstandard für Kanzleien

Zwar sind die technischen Möglichkeiten schon seit Jahren vorhanden. Für viele Steuerkanzleien war Homeoffice bislang dennoch keine wirklich erwägenswerte Option. Zu groß waren die Vorbehalte gegenüber vermeintlichen Produktivitätseinbußen und der schwierigen Kontrolle der Mitarbeiter. Nun hat das Coronavirus neue Fakten geschaffen – und drängt auch die Mitarbeiter von Kanzleien, die bisher wenige Gedanken an die Möglichkeit des Homeoffice verschwendet haben, an den heimischen Schreibtisch. Gerade unvorbereitete Kanzleien stehen jetzt vor der Herausforderung, den Heimarbeitsplatz in kürzester Zeit rechtssicher und produktiv zu ermöglichen. Dabei gilt es insbesondere, die folgenden Schritte zu beachten:

  1. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in den Organisationsprozess mit ein.

  2. Halten Sie die Homeoffice-Vereinbarungen mit Ihren Mitarbeitern vertraglich fest.

  3. Stellen Sie sämtlichen Angestellten und Kollegen die zur Arbeit notwendige Hard- und Software zur Verfügung.

  4. Einigen Sie sich auf Tools zu Kommunikation, Aufgabenverwaltung und Cloud-Speicher, um Chaos bei der Nutzung verschiedener Dienste zu vermeiden.

  5. Sensibilisieren Sie alle Mitarbeiter auf datenschutz- und datensicherheitsrelevante Aspekte bei der Arbeit im Homeoffice.

  6. Suchen Sie Hilfe bei großen Anbietern wie der DATEV, die das notwendige Know-how besitzen, um in Ihrer Kanzlei die digitale Infrastruktur für die langfristige Arbeit im Homeoffice zu schaffen.

Der Umgang mit sensiblen Daten wird zur Herausforderung

Persönliche Gespräche, sichere Netzlaufwerke, geprüfte Hardware und Software mit automatischen Updates: Im Kanzleibüro sind sensible Mandantendaten in der Regel hervorragend vor unbefugtem Zugriff geschützt. Im Homeoffice kann das ganz anders aussehen. Glücklicherweise können Sie Maßnahmen treffen, die Datenschutz und -sicherheit auch am heimischen Arbeitsplatz gewährleisten:

  • Nutzen Sie ausschließlich DSGVO-konforme Cloud-Dienste.

  • Speichern Sie sensible Daten nicht lokal ab.

  • Setzen Sie auf Cloud-Speicher mit umfangreicher Verschlüsselungstechnik.

  • Richten Sie ggf. VPN-Verbindungen zum Firmennetzwerk ein.

  • Halten Sie Virenscanner, Firewalls und verwendete Software auf dem neusten Stand.

  • Führen Sie eine Zwei-Faktor-Authentifizierung zur Identitätsfeststellung ein.

Kontakt zu Mandanten: schwieriger Spagat zwischen Nähe und Distanz

Welche Fördermaßnahmen kann ich in der Krise in Anspruch nehmen? Bin ich Soforthilfe berechtigt? Bis wann ist mein Antrag auf Steuerstundung fertig? In Zeiten der Coronakrise sind Mandanten mehr denn je verunsichert. Doch der ebenso klärende wie trostspendende Gang in die Kanzlei entfällt. Umso wichtiger ist es, auch in der räumlichen Distanz des Homeoffice so viel emotionale Nähe wie möglich zu schaffen. Neben klassischen Telefonaten stehen daher Videoanrufe und Videokonferenzen hoch im Kurs. Entsprechende Tools gibt es zum Glück reichlich. 

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