Chatbots in der Steuerberatung: Potenziale der automatisierten Kommunikation

In einigen Branchen gehören sie längst zum Standard, in Steuerkanzleien sind sie dagegen fast noch Exoten: Chatbots. Dabei ist das Potenzial der kleinen Alltagshelfer enorm – insbesondere in der Steuerberatung. Wir zeigen Ihnen, was Bots schon heute können.

Bots in der Steuerberatung

Bots, sprich Programme, die regelbasierte Aufgaben nach einem festen Muster eigenständig bearbeiten können, sind nicht für jede Branche geeignet. Sinnvollerweise zum Einsatz kommen Sie in den folgenden Fällen:

  • Es handelt sich um Wissens- bzw. Rechercheaufgaben.
  • Die Anfrage kann in eine Wenn-Dann-Struktur gebracht werden.
  • Die Anfrage kann nach festen Mustern/Regeln bearbeitet werden.
  • Die Aufgabe ist anfällig für menschliche Fehler.
  • Es handelt sich um eine immer wiederkehrende Aufgabe.

Für den Einsatz in der Steuerberatung sind Bots daher geradezu prädestiniert. Immerhin fallen hier eine Vielzahl wiederkehrender Routineaufgaben an, die nach festen Regeln bearbeitet werden können. 

Wie Chatbots eingesetzt werden können

Sei es kanzleiintern oder als erster Ansprechpartner für Mandanten, die Einsatzgebiete von Chatbots sind vielseitig. Überaus nützlich sind die kleinen Alltagshelfer insbesondere in den folgenden Fällen:

  • Wissensdatenbank: Bots können auf sämtliches Steuerwissen zurückgreifen. Das können sich die Mitarbeiter zunutze machen. Wird ein bestimmtes Schlagwort eingetippt, kann der Chatbot mit Auszügen aus seiner Datenbank antworten – und diese durch Rückfragen sogar weiter präzisieren.
  • Ansprechpartner: Aus welcher Branche stammt der Mandant? Welches fachspezifische Anliegen hat er? Wie lässt sich das Thema weiter eingrenzen? Gerade in großen Kanzleien mit mehreren Standorten, ist der passende Ansprechpartner mitunter gar nicht so leicht zu finden. Mit Hilfe eines Chatbots gelingt das über einen fest definierten Fragenkatalog dagegen ganz leicht. Ein entsprechender Einsatz ist sowohl kanzleiintern als auch im direkten Austausch mit Mandanten möglich.
  • Fehlervermeidung: Mandantendaten aufnehmen, Vorschlagen von Ansprechpartnern, Auszüge aus dem Steuerrecht heraussuchen – Bots machen keine Fehler. Ihr Einsatz kommt daher immer dort in Frage, wo menschliche Flüchtigkeitsfehler und ihre Folgen, ausgeschaltet werden sollen.

Vom Chatbot zum digitalen Assistenten

Selbstverständlich können Bots auch abseits von Chats – etwa im Rahmen von E-Mails oder schlicht per Spracheingabe angesprochen werden. Kombinieren Sie mehrere der oben genannten Anwendungen miteinander, wachsen Chatbots schnell zu umfassenden digitalen Assistenten heran. Für Kanzleien ergeben sich hieraus vier konkrete Vorzüge:

  1. Die Mitarbeiter werden entlastet – und können sich stärker auf ihre Kerntätigkeiten fokussieren.
  2. Menschliche Fehler können reduziert werden.
  3. In Folge einer schnellen Problemlösung wächst die Mandantenzufriedenheit. Immerhin sind Chatbots rund um die Uhr erreichbar – 7 Tage die Woche.
  4. Die Effizienz innerhalb der Kanzlei wird (ohne zusätzliche Kosten) gesteigert – und die Wettbewerbsfähigkeit steigt.

Chatbots und digitale Assistenten dürften daher schon in wenigen Jahren eine bedeutende Rolle im Kanzleialltag spielen.

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