Checkliste: So können Steuerberater digitale Technologien bewerten
Die Zahl an digitalen Tools nimmt kontinuierlich zu. Gerade für kleine Kanzleien wird die schiere Masse an Möglichkeiten schnell zum Digitalisierungshemmer. Fehlt digitales Know-how, ist eine sinnvolle Auswahl kaum möglich. Zumal oftmals nicht alle Prozesse gleichzeitig digitalisiert werden können. Wir zeigen Ihnen, nach welchen Kriterien Sie digitale Technologien bewerten können.
Utility und Usability: Die zwei Kernfaktoren digitaler Tools
Eigentlich müssen Steuer-Software und sonstige digitale Tools lediglich zwei Kriterien erfüllen, um sie gewinnbringend in der Kanzlei einsetzen zu können:
- Sie müssen nützlich sein. Die sogenannte „Utility“ beschreibt, wie zweckmäßig und zielführend eine Software tatsächlich ist. Können damit die bestehenden Probleme wie gewünscht gelöst werden? Liefert das Tool den gewünschten Vorteil?
- Sie müssen nutzerfreundlich sein. Programme mit hoher „Usability“ lassen sich intuitiv bedienen und werden entsprechend gut angenommen. Die Benutzerfreundlichkeit bestimmt maßgeblich darüber, ob sich ein digitales Tool unter den Mitarbeitern durchsetzen kann und zum erhofften Erfolg führt.
Checkliste: Das sollte gute (Steuer-)Software können
Aus den beiden Bewertungskriterien Utility und Usability ergeben sich eine ganze Reihe konkreter Anforderungen. Je mehr der folgenden Punkte eine digitale Technologie erfüllt, desto praxistauglicher ist sie:
- Der Einsatz der Software ist mit klaren Vorteilen verbunden.
- Das Tool hat das Potenzial, die Arbeitsleistung zu steigern.
- Mit der Software können Ressourcen eingespart werden.
- Regelmäßige Erweiterungen und Sicherheitsupdates sind gewährleistet.
- Es gibt einen zuverlässigen Support, der schnell Unterstützung leisten kann.
- Das Tool arbeitet fehlerfrei und zuverlässig.
- Es gibt Schnittstellen zu anderen Programmen, die kanzleiintern genutzt werden.
- Die Anwendung funktioniert als App ganz oder teilweise auf mobilen Endgeräten.
- Das Programm kann intuitiv bedient werden.
- Eine lange Einarbeitungszeit ist nicht erforderlich.
- Die eingesetzte Lösung lässt sich bei Bedarf beliebig skalieren.
Tipp: Verlassen Sie sich beim Check dieser Kriterien nicht allein auf die Werbeversprechen der Anwender. Eine zusätzliche Recherche auf gängigen Bewertungsplattformen erlaubt meist einen klareren Blick auf die Vorzüge der jeweiligen Software.
