So klappt datenschutzkonformes Arbeiten auch im Homeoffice

Kanzlei bleibt in der Verantwortung

Egal, ob Angestellte in den Räumlichkeiten der Kanzlei, im Homeoffice oder remote (ortsunabhängig) arbeiten: Die Steuerkanzlei bleibt in allen Fällen für die Einhaltung der Datenschutz-Anforderungen verantwortlich. Sie muss daher in jedem Arbeitsmodell die notwendigen Grundlagen für datenschutzkonformes Arbeiten schaffen.

Checkliste: datenschutzkonformes Arbeiten im Homeoffice

Mit den folgenden Methoden schaffen Sie wichtige organisatorische und technische Voraussetzungen, um personenbezogene Daten auch im Homeoffice oder beim mobilen Arbeiten datenschutzkonform zu verarbeiten.

• Belassen Sie sensible Papierunterlagen möglichst in der Kanzlei. Nicht nur der Transport, sondern auch die Entsorgung im Homeoffice sind mit Risiken behaftet.
  
  
• Rüsten Sie Ihre Mitarbeiter mit kanzleieigenen Hard- und Softwareprodukten aus. Diese sind wesentlich leichter zu managen als private Endgeräte.
  
  
• Nehmen Sie Sicherheitseinstellungen und die Vorinstallation eines Virenschutz-Programms schon im Vorfeld vor.
  
  
• Verpflichten Sie Arbeitnehmer dazu, die genutzte Software über Updates aktuell zu halten, um die Gefahr entstehender Sicherheitslücken zu reduzieren.
  
  
• Schaffen Sie Möglichkeiten der Cloud-Datenspeicherung. Auf lokalen Festplatten gespeicherte Daten sind verlustanfällig.
  
  
• Sofern Daten in einigen Fällen lokal gesichert werden müssen: Sorgen Sie für eine Festplattenverschlüsselung.
  
  
• Richten Sie eine verschlüsselte, von Unbeteiligten nicht einsehbare, VPN-Verbindung zwischen den Geräten Ihrer Mitarbeiter und dem Kanzleinetzwerk ein.
  
  
• Setzen Sie auf eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (z.B. Passwort und Security-Token), um einen sicheren Zugriff auf das Kanzleinetzwerk zu ermöglichen.
  
  
• Sensibilisieren Sie alle Angestellten darauf, dass sensible Daten und Gespräche nicht für Augen und Ohren von Haushaltsmitgliedern bestimmt sind.
  
  
• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter bezüglich einzuhaltender Datenschutz- und Datensicherheitsvorschriften.
  
  
• Geben Sie Ihren Angestellten schriftlich Verhaltensvorgaben an die Hand, in der sämtliche wichtigen Punkte nachvollziehbar und verständlich aufgeführt sind.