Diese Tools erleichtern Ihnen den Arbeitsalltag im Homeoffice

Für viele Steuerberater und Kanzleimitarbeiter ist die Arbeit im Homeoffice eine große Umstellung. Doch dank digitaler Tools lässt sich die räumliche Distanz zu Kollegen mühelos überbrücken.

Chat und Video

Infos austauschen, Teambesprechungen organisieren, Videokonferenzen mit Mandanten abhalten: Mit Chat- und Video-Diensten bleiben Sie auch im Homeoffice mit Mitarbeitern und Mandanten in Kontakt. Wir stellen Ihnen drei nützliche Tools vor.

  • Skype: Der Klassiker unter den Kommunikationstools erlaubt es, verschiedene Gruppen anzulegen, um im Team bestimmte Themen per Chat oder Video zu besprechen. Ideal für alle, die nicht den Großteil des Homeoffice-Tags mit zeitaufwendigen Telefonaten verbringen möchten.
  • Slack: Dank übersichtlicher Channel-Struktur ist Slack eine interessante Alternative zu Skype. Zumal die Zusammenarbeit über geteilte Channels auch mit mehreren Mandanten problemlos und sicher möglich ist. Die perfekte Lösung, um Chaos im E-Mail-Posteingang zu verhindern.
  • Zoom: Wer insbesondere ein intuitiv bedienbares Tool für Online-Besprechungen und Videokonferenzen mit mehreren Teilnehmern sucht, sollte sich Zoom näher anschauen. Nicht ohne Grund verzeichnet der Dienst seit der COVID-19-Pandemie eine besonders hohe Nachfrage.

Projektmanagement und Aufgabenverwaltung

Schon unter normalen Umständen ist die Bewältigung von Auftragsspitzen für Kanzleien keine leichte Aufgabe. Gerade in Zeiten der Coronakrise bedarf es für das Handling etlicher verunsicherter Mandanten nicht nur Fingerspitzengefühl, sondern auch Struktur. Letztere lässt sich glücklicherweise auch im Homeoffice herstellen – mit den passenden Tools.

  • Trello: Übersichtlich, einfach, intuitiv – der Aufgabenverwaltungsdienst Trello nutzt Boards, Listen und Karten, mit deren Hilfe Projekte und Mandanten schnell organisiert und priorisiert werden kann.
  • Asana: Ebenso wie Trello nutzt auch Asana die Kanban-Methode, um den Arbeitsprozess zu organisieren. Das Tool zeichnet sich dabei durch Übersichtlichkeit und Benutzerfreundlichkeit aus und ist insbesondere für größere Teams interessant.
  • Jira: Deutlich komplexer als Trello und Asana – und damit für den Schnellstart eher ungeeignet – ist Jira. Wer für das Aufgabenmanagement großer Mandanten ein langfristiges Tool mit vielen Funktionen sucht, sollte sich die Webanwendung unbedingt anschauen.

Cloud-Speicher

Wohin mit den relevanten Daten? Was im Büro dank Netzlaufwerken denkbar einfach ist, wird im Homeoffice schnell zum Problem. Immerhin müssen auch Mitarbeiter und Kollegen auf entsprechende Dateien zugreifen können. Abhilfe schafft ein Cloud-Speicher.

  • Google Drive: Der Filehosting-Dienst dürfte der bekannteste – und entsprechend auch nächstliegende – Weg sein, um Dokumente in der Cloud, zu speichern, zu teilen und zu bearbeiten.
  • Dropbox: Dropbox ist neben Google Drive der zweite Platzhirsch im Cloud-Speicher-Bereich. Wer keinen Google-Mail-Account hat, landet nicht selten bei dem Anbieter. In puncto Speicherplatz und Funktionsumfang sind beide Lösungen vergleichbar.
  • Tresorit: Eine interessante Alternative für Steuerberater, die sensible Mandanteninformationen online speichern möchten, ist Tresorit. Der Filehosting-Dienst legt großen Wert auf erhöhte Sicherheit und Verschlüsselung.

All-in-One-Plattformen

Besprechungen, Chats, Anhänge, Notizen, Organisation: Für die produktive Arbeit im Homeoffice braucht es viele Funktionen. Zumindest für das Tagesgeschäft reicht mitunter aber auch ein einziges Tool. Mit Microsoft Teams beispielsweise steht Ihnen eine Plattform zur Verfügung, die sämtliche genannten Funktionen kombiniert.

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