Digital Mindset – Digitalisierung beginnt im Kopf

Ganz egal, ob es die eigene Kanzlei oder das Unternehmen eines Mandanten betrifft: Wer Digitalisierungsprozesse anstoßen möchte, wird immer wieder mit denselben Argumenten konfrontiert, denen veraltete oder schlicht unzutreffende Denkmuster zugrunde liegen.

Grund genug für uns, Ihnen einige Argumente an die Hand zu geben, mit denen Sie alte Denkstrukturen aufbrechen und zu einem „Digital Mindset“ Ihres Gegenübers beitragen können.

1. „Als kleine Kanzlei / kleines Unternehmen haben wir schlicht nicht das nötige Know-how für eine digitale Transformation.“

Na und? Folgt man dieser Argumentationslinie, dürften die meisten Menschen kein Brot mehr essen – immerhin fehlt den meisten von uns die Zeit oder das Know-how, eigenes zu backen. Gut also, dass es Bäcker gibt. Tatsächlich besitzen die wenigsten Mittelständler mit kleiner oder ganz ohne eigene IT-Abteilung das notwendige Know-how, um die digitale Transformation gänzlich in Eigenregie durchzuführen. Die gute Nachricht: Die Zahl an kompetenten Dienstleistern, die Sie beim Projekt Digitalisierung unterstützen könnte, ist groß wie nie. Sie müssen nur dazu bereit sein, externe Hilfe in Anspruch zu nehmen.

2. „Wir investieren die Ressourcen, die uns die digitale Transformation kosten würde, lieber in unser Kerngeschäft. Davon haben wir mehr.“

Das mag stimmen. Aber nur kurzfristig. Mitarbeiterschulungen, neue Software und die Anpassung von Arbeitsprozessen kosten zwar Zeit und Geld. Sind entsprechende digitale Strukturen aber erstmal geschaffen, sparen Sie durch den Wegfall etlicher Arbeitsschritte jedoch Zeit und Geld ein – und das Tag für Tag. Unternehmen und Kanzleien, die einen Teil ihrer Ressourcen in die digitale Transformation stecken, investieren damit in ihre eigene Zukunft.

3. „Uns geht es doch gut. Unser Umsatz wächst jährlich um gut 5%. Wozu dann schlafende Hunde wecken?“

Eine Denkweise, die in vielen Kanzleien und Unternehmen, die aktuell trotz vernachlässigter Digitalisierung wirtschaftlich noch gut dastehen, anzutreffen ist. Die Betonung liegt dabei auf „noch“. Tatsache ist: Die Digitalisierung ist eine disruptive Technologie, die Unternehmen oder Kanzleien nicht einfach „aussitzen“ können. Wer sie verschläft, wird über kurz oder lang massiven Druck durch die (digitalere) Konkurrenz bekommen. Denken Sie mal an Kodak. Der einstige Weltmarktführer für Fotografie-Ausrüstung verschwand mit dem Aufkommen der Digitalfotografie binnen weniger Jahr fast vollständig in der Bedeutungslosigkeit.

4. „Das lässt sich mit unserem ERP-System nicht verwirklichen.“

Dieser Einwand ist eng mit dem ersten verwandt, jedoch um einiges spezifischer. In der Regel wird er von Chefs oder Mitarbeitern vorgebracht, die zwar mit ERP-Systemen arbeiten, allerdings selbst keinen IT-Hintergrund haben und unlösbare Kompatibilitätsprobleme befürchten. Oder von IT-Mitarbeitern, die den Arbeitsaufwand scheuen, der mit der Umstellung auf eine modular aufgebaute IT einhergeht. Es gilt: Die Implementation digitaler Prozesse ist mit ERP-Systemen vereinbar – und sollte aus oben genannten Gründen auch durchgeführt werden. Auch dann, wenn die Umstellung, Zeit, Kraft und Nerven kostet. Im Zweifelsfall kann bei der Transformation stets Hilfe von Experten in Anspruch genommen werden.

5. „Wir arbeiten doch bereits digital. Das Thema Digitalisierung ist für uns erstmal beendet.“

Es gibt Kanzleien und Unternehmen, die glauben, mit einer VoIP-Anlage, dem sporadischen Nutzen von Videochats und einigen Gigabyte Cloud-Speicherplatz ist die Digitalisierung für sie erledigt. Tatsächlich fängt sie an diesem Punkt aber erst so richtig an. Die digitale Transformation ist eine Mammutaufgabe, die erst dann bewältigt ist, wenn sie sämtliche Unternehmensbereiche umfasst. Und auch dann ist sie nicht „beendet“, sondern eben omnipräsent.

6. „Wir haben kürzlich eine Digitalisierungsbeauftragte ernannt. Sie wird sich um alles weitere kümmern.“

Wird sie nicht. Aus dem einfachen Grund, weil sie es nicht kann. Die Digitalisierung betrifft sämtliche Prozesse und alle Mitarbeiter eines Unternehmens bzw. einer Kanzlei. Entsprechend kann sie auch nicht von einer Person alleine geschultert werden, sondern sollte möglichst von allen Mitarbeitern mitgetragen werden. Im Zweifelsfall liegt es an der Führungsebene, hier Überzeugungsarbeit zu leisten. 

7. „Unsere Mitarbeiter arbeiten doch am produktivsten im Büro. Wir brauchen keine Digitalisierung.“

Ein echtes Totschlagargument, das gleich auf mehreren Ebenen nicht zutrifft. Einerseits legen Studien nahe, dass die Arbeit von zuhause aus in den meisten Fällen nicht der Produktivität schadet. Auf der anderen Seite vermischt es Digitalisierung mit dem Trend zum Homeoffice. Letzteres wird zwar durch digitale Tools vereinfacht, ist ansonsten aber schlicht ein Arbeitsmodell. Bei der Digitalisierung geht es jedoch um Prozesse, die die gesamte Arbeitswelt umfassen. 

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