Hardware-as-a-Service für Kanzleien: Vor- und Nachteile des Mietmodells

Kanzleien, die es mit der Digitalisierung ernst meinen, kommen an der richtigen Hardware nicht vorbei. Doch vom PC-Arbeitsplatz und leistungsfähigen Kanzlei-Laptops über VoIP-Telefonanlagen bis hin zum Smart Scanner fallen hierfür teils gewaltige Kosten an, die gerade kleine Kanzleien häufig nicht stemmen können oder wollen. Einen Ausweg bieten das Hardware-as-a-Service- und das Workplace-as-a-Service-Modell.

Hardware-as-a-Service und Workplace-as-a-Service

Software-as-a-Service (SaaS) dürfte mittlerweile bereits einigen Steuerberatern ein Begriff sein. Immerhin erlauben die flexiblen Cloud-Services einen schnellen Einstieg in die Digitalisierung. Dass mit dem Hardware-as-a-Service-Modell (HaaS) ein hardwareseitiges Pendant besteht, ist dagegen schon deutlich weniger Steuerberatern klar. Zwar gibt es im Leistungsumfang der jeweiligen Anbieter durchaus Unterschiede. Im Regelfall umfasst HaaS aber folgendes:

  • Hardware wie Desktop-Computer, Laptops, Smartphones, Drucker und vieles mehr wird bereitgestellt und installiert.
  • Sie und Ihre Mitarbeiter dürfen die Hardware gegen eine monatliche Gebühr uneingeschränkt nutzen.
  • Nach einer vereinbarten Laufzeit werden die genutzten Geräte (meist ohne Aufpreis) gegen aktuelle ausgetauscht.
  • Der Preis richtet sich nach Mietlaufzeit und Qualität/Hersteller der gewählten Hardware-Produkte.

Gut zu wissen: Mit dem Workplace-as-a-Service (WaaS) gibt es noch ein vergleichbares Modell, das noch einen Schritt weitergeht. So umfasst letzteres häufig auch schon die Bereitstellung und das Management der installierten Software. Um Patches und Updates müssen Sie sich also nicht selbst kümmern. Ihnen wird ein vollständig eingerichteter Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt, der von Seiten des Anbieters gewartet wird.

Vor- und Nachteile von HaaS und WaaS

Die Hardware-as-a-Service- und Workplace-as-a-Service-Konzepte bieten insbesondere kleinen Kanzleien mit überschaubarem Budget gewichtige Vorteile:

  • Sie vermeiden hohe Anschaffungskosten – und umschiffen damit einen der bedeutendsten Digitalisierungshemmer.
  • Sie behalten jederzeit die volle Kostenkontrolle.
  • Die Zahl der Geräte kann bedarfsweise nach oben oder unten skaliert werden.
  • Statt Investitionskosten (Capex) die über mehrere Jahre hinweg abgeschrieben werden müssen, fallen für die Hardware Betriebskosten (Opex) an.
  • Sie haben mehr Zeit, sich auf Ihr Kerngeschäft – die Beratung – zu fokussieren.
  • Ihre Hardware bleibt auf dem neusten Stand.

Allerdings sind HaaS und WaaS auch mit Nachteilen verbunden. So handelt es sich hier im Regelfall nicht um ein Leasing- sondern um ein Mietmodell. Sie haben also später nicht die Möglichkeit, die genutzte Hardware zu einem günstigen Preis zu übernehmen. Langfristig verursacht ein HaaS/WaaS-Modell daher oft Kosten, die die einmalige Anschaffungsgebühren übersteigen. Insbesondere Kanzleien mit Kapitalreserven, die dem eigenen Digitalisierungsgrad mittels neuer Hardware einen Schub verpassen möchten, sollten gründlich rechnen, bevor Sie sich für das HaaS- oder WaaS-Modell entscheiden.

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