So führen Sie betriebswirtschaftliche Beratung erfolgreich in Ihrer Steuerkanzlei ein

Das Thema „Betriebswirtschaftliche Beratung durch Steuerberater“ rückt durch die unaufhaltsame Digitalisierung zurzeit stark in den Fokus. Denn mit der Digitalisierung befürchten viele Steuerberater einen Rückgang des Honorarvolumens und suchen daher Alternativen. Viele Steuerberater haben bereits angefangen, vereinzelte betriebswirtschaftliche Dienstleistungen anzubieten – häufig allerdings nur vereinzelt und auf Zuruf. Jedoch ist diese Vorgehensweise eher mit Nachteilen verbunden: Zum einen ist beispielsweise nicht klar, was überhaupt nachgefragt wird, so dass die Kanzlei nicht gezielt entwickelt werden kann. Zum anderen ist es ohne ein schlüssiges Konzept nicht möglich, Mandanten gezielt über das genaue Angebot zu informieren.

Für Kanzleien ist es daher besser, sich gut vorzubereiten, ein Leistungsportfolio zu erstellen und zu kommunizieren sowie die zahlreichen notwendigen internen Veränderungen systematisch anzugehen. Am besten gehen Sie dabei in zwei Phasen vor:

Phase 1: Vorbereitungen und Zielsetzungen

Die erste Phase ist gekennzeichnet durch grundsätzliche Überlegungen und Vorbereitungen. Sie besteht aus mehreren Teilschritten:

1. Zielklärung: Was soll bis wann erreicht werden? Am Anfang sollte sich der Steuerberater die Frage stellen, was er in der Kanzlei bis wann erreichen möchte. Dazu ist es notwendig, das zentrale Ziel festzulegen. Dieses sollte im Kern etwa wie folgt lauten: „Angebot bzw. Möglichkeit des Angebots betriebswirtschaftlicher Beratung an interessierte Mandanten ab einem bestimmten Termin“.
2. Workshops und Teamarbeit zur betriebswirtschaftlichen Beratung: Die eigentliche Arbeit kann beispielsweise mithilfe eines Einstiegs-Workshops begonnen werden. An diesem sollten mindestens alle Mitarbeiter, die aktiv in das Projekt eingebunden sind, teilnehmen. Inhalte der Auftaktveranstaltung sollten sein: die Präsentation der Ziele, ggf. deren Präzisierung und die Darstellung der Hintergründe für die Entscheidung.
3. Ablaufplan erstellen: Um einen besseren Überblick zu bekommen und den Umsetzungserfolg jederzeit überprüfen zu können, ist ergänzend ein kleiner Projekt- oder Ablaufplan mit den zentralen Aufgaben, Terminen und Verantwortlichkeiten sinnvoll.

Zur Planung und Vorbereitung gehört auch die Identifikation von Sachverhalten, die eine erfolgreiche Umsetzung verhindern oder verlangsamen können, z.B. die Notwendigkeit einer oft wesentlich intensiveren Betreuung von Mandanten.

Zu Beginn des Projekts muss außerdem entschieden werden, ob die Kanzlei das Vorhaben alleine umsetzen kann oder will oder ob es günstiger ist, sich zumindest für den Start externen Sachverstand hinzuzuholen.


Phase 2: Standortbestimmungen, Planungen und Einstieg in die Konzeptphase

Mit dem Einstiegs-Workshop aus Phase 1 bzw. unmittelbar im Anschluss daran, wenn die Aufgaben verteilt werden, beginnen die Arbeiten, mit denen das Leistungsangebot der Kanzlei verändert und ergänzt werden soll. Wer das Thema systematisch angehen will, muss mit einer möglichst genauen Ist-Analyse und Standortbestimmung starten. Die Arbeiten lassen sich erfahrungsgemäß gut in verschiedene Themenblöcke oder -schwerpunkte untergliedern:

• Themenblock 1: Was können wir heute?
  Um ein verbessertes und erweitertes Angebot erstellen zu können, ist es zunächst notwendig, sich einen vollständigen Überblick über das aktuelle Leistungsspektrum zu verschaffen. Zwar werden Steuerberater im Kern wissen, welches Angebot sie für ihre Mandanten bereitstellen. Jedoch hat die schriftliche Zusammenstellung beispielsweise den Vorteil, dass geprüft werden kann, ob das derzeitige Angebot regelmäßig von Mandanten genutzt wird oder ob es Leistungen gibt, die weniger oder kaum nachgefragt werden.
• Themenblock 2: Wie soll betriebswirtschaftliche Beratung definiert werden?
  Spätestens nachdem das vorhandene Leistungsspektrum beschrieben wurde, muss die Frage beantwortet werden, was man in der Kanzlei genau unter betriebswirtschaftlicher Beratung versteht bzw. welche zusätzlichen Leistungen angeboten werden sollen. Die Auswahl der Leistungen ist nicht nur für die Werbung gegenüber Mandanten wichtig; mit ihrer Hilfe kann die Kanzlei auch feststellen, ob Mitarbeiter Fortbildungen benötigen oder ob neues Personal gesucht oder eingestellt werden muss.
• Themenblock 3: Wie können die erweiterten Anforderungen erfüllt werden?
  Nach Abschluss der Analysephase und der Beantwortung der Fragen zum aktuellen und geplanten künftigen Angebot beginnt die Konzeptions- und Umsetzungsphase. Diese Phase ist grundsätzlich sehr individuell, und jede Kanzlei muss hier ihren eigenen Weg suchen und finden. Es gibt aber verschiedene Aufgaben, die in jeder Kanzlei beachtet und umgesetzt werden müssen. Beispiel: Sammlung von Argumenten, warum man sich mit bestimmten Themen nicht befasst oder Festlegung, wer in der Kanzlei vor allem in der ersten Zeit mit Mandanten kommuniziert, Fragen beantwortet oder Probleme lösen soll.

Zu guter Letzt sollten Sie daran denken, den Umsetzungserfolg im Abstand von drei bis sechs Monaten zu überprüfen.

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