Wie Kanzleien von Spracherkennungssoftware profitieren

Die Möglichkeiten moderner Spracherkennungssoftware sind erstaunlich. Längst lassen sich auch Diktate, die mit steuerlichen Fachwörtern gespickt sind, fehlerfrei umsetzen. Steuerkanzleien bietet das die Möglichkeit, träge Prozesse deutlich zu beschleunigen. Ein Blick auf den aktuellen State of the Art.

Das kann Spracherkennungssoftware heute

In den letzten Jahren hat sich Spracherkennungssoftware enorm verbessert. Wer die Tools vor 10 Jahren ausprobiert und als für den Kanzleialltag untauglich befunden hat, sollte den Programmen unbedingt erneut eine Chance geben. Schon nach kurzem Training können entsprechende Tools Diktate nahezu fehlerfrei festhalten – und das selbst bei Texten, die in steuerlichem Fachjargon gehalten sind. So verfügen spezielle Programme für Steuerberater heute schon ab Kauf über einen entsprechenden Wortschatz. Fachwörter müssen der Software daher nicht mehr mühsam beigebracht werden.

Für Steuerberater ergeben sich damit vielseitige Einsatzmöglichkeiten. In Frage kommt Spracherkennungssoftware etwa

  • beim Verfassen von E-Mails,
  • beim Protokollieren von Gesprächen mit Mandanten,
  • für Aktennotizen und
  • zu sonstigen Dokumentationszwecken.

Zeit zu investieren, lohnt sich

Vom ersten Einsatz bis zur fehlerfreien Nutzung braucht es meist ein paar Tage. Der Grund: Die Software muss sich zunächst an Stimme, Aussprache und typischen Wortschatz des Sprechers gewöhnen. In dieser Zeit sollten etwaige Fehler noch manuell korrigiert werden. Der Trainingsprozess hält sich heute aber in Grenzen, sodass die Software prinzipiell sofort zum Einsatz kommen kann. In jedem Fall lohnt es sich, anfänglich einige Stunden in das Training des Programms zu investieren. Immerhin lässt sich über die automatische Spracherkennung gegenüber dem händischen Abtippen künftig gut die Hälfte der Zeit einsparen.

Datenschutz und Datensicherheit stehen an erster Stelle

Klar ist: Steuerberater sind in der Pflicht, Mandanteninformationen vor dem Zugriff Dritter zu schützen. Handelsübliche Spracherkennungssoftware, wie sie hierzulande von Privatleuten genutzt wird, kommt daher im Regelfall nicht in Frage, da Daten dabei oftmals in die USA übertragen werden. Setzen Sie daher ausschließlich auf Software-Anbieter, die sich auf Datenschutz und Datensicherheit spezialisiert haben. Von diesen gibt es mittlerweile erfreulich viele.

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