Missverständnisse ade: 7 Tipps für bessere E-Mails
E-Mails gehören zum digitalen Alltag von Steuerberatern. Sie sind allerdings auch Quelle vermeidbarer Missverständnisse – sowohl kanzleiintern als auch zwischen Kanzlei und Mandanten. Wir geben Ihnen 7 konkrete Tipps für bessere E-Mails und effizienteres Arbeiten an die Hand.
1.) Verfassen Sie passende Betreffzeilen
Eine gute E-Mail beginnt mit einer passenden Betreffzeile. Allzu oft wird gerade dieser Punkt sträflich vernachlässigt. Das Ergebnis ist ein unnötig langer Betreff, der das zentrale Thema der E-Mail nur unzureichend wiedergibt. Für Mitarbeiter und Mandanten kann das durchaus problematisch werden. Im Postfach gehen entsprechende Mails nämlich schnell unter. Wer die E-Mail kurz überfliegt, um später zu antworten, hat es über die Suchfunktion mitunter gar nicht so leicht, diese wiederzufinden. In der Folge müssen Sie deutlich länger auf eine Antwort warten – sofern diese überhaupt kommt. Ein guter Betreff
- ist möglichst kurz (keine ganzen Sätze!),
- trifft das Thema der E-Mail und
- ist möglichst konkret.
„Terminvorschläge: Abstimmung Jahresabschluss“ etwa ist aussagekräftiger als „Ich bitte um Rückmeldung für ein mögliches Gespräch in meinem Büro“.
2.) Achten Sie auf einen informativen Texteinstieg
Der Einstieg Ihrer E-Mail erfüllt eine Doppelfunktion. Einerseits sollte er höflich formuliert sein. Je nach Beziehung, die Sie zum jeweiligen Mandanten oder Mitarbeiter pflegen, ist ein leicht anekdotischer Einstieg durchaus möglich – etwa durch eine Frage nach dem Befinden. Zugleich sollte der Texteinstieg klar machen, warum Sie den Empfänger kontaktieren. Spätestens im zweiten Satz sollten Sie daher zum Punkt kommen.
3.) Sorgen Sie für Struktur
Nichts stört Lesefluss und Verständnis einer E-Mail mehr als lange, unstrukturierte Textblöcke und plötzliche Gedankensprünge. Schreiben Sie eine längere Mail, sollten Sie diese spätestens im Nachgang strukturieren – mit Absätzen, Fett-Markierungen, Zwischenüberschriften und Aufzählungszeichen.
4.) Halten Sie den E-Mail-Verkehr übersichtlich
Es ist nicht ungewöhnlich, dass sich der Mail-Verkehr mit einem wichtigen Mandanten auf mehrere Dutzend E-Mails beläuft – pro Woche. Um hier die Übersicht zu behalten und Missverständnisse zu vermeiden, sollten Sie folgende Hinweise beachten:
- Achten Sie auf einen aussagekräftigen Betreff.
- Beschränken Sie sich möglichst auf ein Thema bzw. einen Themenkomplex pro E-Mail.
- Nutzen Sie ein Postskriptum („PS:“) allenfalls für nebensächliche Themen, die nicht zwangsweise einer Antwort bedürfen.
- Fangen Sie nicht ständig neue Mails an, sondern nutzen Sie bei einem zusammengehörigen E-Mail-Verkehr die Antwortfunktion.
- Legen Sie Ordner an, in denen Sie E-Mails ggf. nach Themengebieten archivieren können.
Halten Sie sich an diese Tipps, können wichtige Punkte durch simples Scrollen (im Postfach sowie im Mail-Verkehr) nachgelesen werden. Wichtige To-Dos oder Fristen gehen auf diese Weise seltener unter.
5.) Setzen Sie Prioritäten
Dass sich mehrere Dutzend E-Mails pro Tag im Posteingang sammeln, ist im Alltag eines Steuerberaters keine Seltenheit. Diese schlicht nach Datum und Uhrzeit des Posteingangs zu beantworten, ist wenig sinnvoll. Lesen Sie daher zunächst lediglich die Betreffzeilen und überfliegen Sie potenziell bedeutsame E-Mails. Im Anschluss priorisieren Sie die Mails nach Dringlichkeit (z.B. über farbliche Markierungen im Posteingang) – und beantworten diese entsprechend. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass die Kommunikation mit Mandanten und Mitarbeitern reibungslos läuft.
6.) Kontrollieren Sie Ihre E-Mail
Bevor Sie auf „Senden“ drücken, sollten Sie Ihre E-Mail noch einmal kontrollieren, um unnötige Missverständnisse zu vermeiden. Bei diesem schnellen Check liegt Ihr Hauptaugenmerk auf diesen Punkten:
- Stimmt die E-Mail-Adresse des Empfängers?
- Halten Sie über das CC-Feld alle nötigen Personen informiert?
- Ist der Betreff aussagekräftig?
- Stimmen alle genannten Fristen/Termine? Haben sich keine Zahlendreher eingeschlichen?
- Ist die Mail gut lesbar und verständlich?
- Haben Sie eine Signatur angehängt?
Passt alles? Dann steht einer reibungslosen Kommunikation nichts mehr im Weg.
7.) Verschicken Sie E-Mails sparsam
Sie ärgern sich über die E-Mail-Flut in Ihrem Postfach? Dann stellen Sie sich doch mal die Frage, ob Sie hieran womöglich eine Mitschuld tragen. Gut möglich, dass Sie deutlich mehr E-Mails verschicken als eigentlich notwendig – und entsprechend auch mehr Antworten via E-Mail erhalten. Viele Themen (z.B. eine Terminabsprache) lassen sich problemlos in einem einminütigem Telefonat klären – und bedürfen keines zeitraubenden Mail-Ping-Pongs.
