Als Steuerberater die Privatsphäre bewahren – Das geht auch im digitalen Zeitalter

Ein klingelndes Telefon um 10 Uhr abends, WhatsApp-Terror im wohlverdienten Urlaub, nicht abgesprochene Hausbesuche am Wochenende: Einige Mandanten gehen schlicht von der ständigen Verfügbarkeit ihres Steuerberaters aus.

Doch auch Steuerberater haben ein Recht auf Privatsphäre. Wird diese dauerhaft verletzt, wartet der Burn-out schon hinter der nächsten Ecke. Grund genug, bezüglich der eigenen Erreichbarkeit frühzeitig klare Regeln zu setzen.

Konsequenz zeigen – von Anfang an

„Vielleicht ist die Angelegenheit ja wirklich dringend.“ – „Ich habe ja gerade ohnehin nichts zu tun.“ – „Naja, bei neuen Mandanten möchte ich mal etwas mehr Entgegenkommen als üblich zeigen.“ Schlechte Angewohnheiten starten oft ganz harmlos – und lassen sich gedanklich leicht rechtfertigen. Doch gerade, was die eigene Erreichbarkeit anbelangt, wird die „einmalige Ausnahme“ schnell zur Gewohnheit. Haben sich Ihre Mandanten erst einmal daran gewöhnt, dass Sie nahezu immer erreichbar sind, werden sie von dieser Tatsache auch Gebrauch machen. Das ist nur menschlich. Möchten Sie diese Situation vermeiden, gilt zumindest bei neuen Mandanten: Bleiben Sie von Anfang an konsequent und machen Sie deutlich, dass Sie abseits Ihrer Bürozeiten nicht zu sprechen sind. Denken Sie daran: Es ist wesentlich einfacher, von Beginn an klare Grenzen zu setzen, als neue Regeln etablieren zu wollen, wenn sich die Verhaltensweisen Ihrer Mandanten bereits gefestigt haben.

Tipps zum Umgang mit privaten Kontaktdaten

Wer privat nicht gestört werden möchte, sollte mit seinen privaten Kontaktdaten entsprechend sorgsam umgehen. Mit diesen Tipps reduzieren Sie das Risiko außerhalb der Kanzleizeiten behelligt zu werden:

  • Geben Sie Ihre private Telefonnummer – wenn überhaupt – ausschließlich sehr „wichtigen“ Mandanten, die Ihre Kanzlei mit tragen.
  • Machen Sie klar, dass die private Telefonnummer ausschließlich für „Notfälle“ gedacht ist.
  • Nutzen Sie bei Ihren privaten Social-Media-Accounts strikte Privatsphäre-Einstellungen – und nehmen Sie keine Kontakt-/Freundschaftsanfragen von Mandanten an.
  • Unterbinden Sie ungewollte Nachrichten via WhatsApp, Facebook und Co. so früh wie möglich und machen Sie klar, dass Sie auf geschäftliche Nachrichten über diese Kanäle nicht reagieren.
  • Lassen Sie Anrufe außerhalb Ihrer Sprechzeiten nicht in Ihr Zuhause bzw. auf Ihr Handy durchstellen. Ein einsam im verlassenen Büro klingelndes Telefon kann Sie auch nicht stören.

Umgang mit „hartnäckigen Mandanten“

Egal wie sorgsam man mit seinen privaten Kontaktdaten umgeht – Mandanten, die es darauf anlegen, können die private Telefonnummer auch herausfinden – gerade im digitalen Zeitalter. Wie kann man mit solchen Härtefällen umgehen, die die Privatsphäre außerhalb der offiziellen Sprechzeiten einfach nicht respektieren wollen? Es empfiehlt sich ein stufenweises Vorgehen:

  1. Reden Sie den betreffenden Mandanten ins Gewissen – und machen Sie klar, wie sehr Sie sich durch wiederholte Kontaktversuche außerhalb der Sprechzeiten gestört fühlen.
  2. Erheben Sie Zuschläge für Abend- oder Wochenendtermine – und erst recht für Absprachen während Ihres Urlaubs.
  3. Wenn Sie überhaupt nicht mehr durchdringen: Drohen Sie damit, den Mandanten bei der nächsten Verletzung der Privatsphäre fallen zu lassen.

In der Regel lassen sich Mandanten glücklicherweise einfach „erziehen“. Mit Gesprächen erreichen Sie schon viel, Drohungen sollten Sie daher nur als aller letztes Mittel aussprechen. Und auch nur dann, wenn Sie bereit sind, Taten folgen zu lassen.

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