7 Tipps für erfolgreiches Projektmanagement in Steuerkanzleien
1. Ernennen Sie einen Projektmanager – und schaffen Sie klare Hierarchien
Natürlich sind Projekte nahezu immer eine Teamleistung. Das heißt aber nicht, dass sämtliche Teammitglieder die gleichen Verantwortlichkeiten haben sollten. Im Gegenteil. Sind im Vorfeld keine klaren Aufgaben verteilt worden, gehen die Bemühungen der Teammitglieder allzu oft in entgegengesetzte (und damit unproduktive) Richtungen. Besser ist es daher, von Anfang an einen Projektmanager zu benennen, der das Zepter in der Hand hält, und die Kompetenz besitzt, wichtige Entscheidungen zu treffen.
2. Formulieren Sie klare (Zwischen-)Ziele
Gerade Projekte, deren Umsetzung über Monate, wenn nicht sogar Jahre, läuft, brauchen nicht nur ein klares Ziel. Sie sollten zusätzlich in mehrere Meilensteine aufgeteilt werden. Entsprechende Teilschritte und Zwischenfazits halten nicht nur die Motivation am Leben, sie erlauben es im Bedarfsfall auch, die bisherige Vorgehensweise zu überdenken und gegebenenfalls gegenzusteuern.
3. Schaffen Sie Kapazitäten
Es nützt nichts, ambitionierte Projekte zu definieren und darauf zu vertrauen, dass sich für deren Umsetzung schon genügend Zeit finden wird. Im Kanzleialltag lässt sich nahezu immer eine Beschäftigung finden, der alternativ nachgegangen werden kann. Besser ist es daher, für ausgewählte Mitarbeiter ein bestimmtes wöchentliches Stundenkontingent für die Projektarbeit einzuplanen. Sofern sie bei der Zeiteinteilung flexibler bleiben möchten und es das entsprechende Projekt zulässt, können Projektstunden auch auf Monatsbasis verteilt werden.
4. Setzen Sie, wo immer möglich, auf Sprints
Bei der Umsetzung von Projekten vertrauen die meisten Kanzleien auf die zeitlich flexible, aber überaus mühsame Eichhörnchen-Taktik. Dabei wird pro Monat manchmal so wenig Zeit investiert, dass selbst Mini-Projekte wie die Einführung eines neuen Dokumenten-Management-Systems ein halbes Jahr in Anspruch nehmen. Wesentlich effizienter ist es daher, Projekte im Rahmen von sogenannten „Sprints“ anzugehen. Dabei wird in einem vergleichsweise kurzen Zeitraum viel Energie investiert, um schnelle Fortschritte zu erzielen. Wer Sprints im Projektmanagement einsetzt, verringert den Ressourcenaufwand im Vergleich zu anderen Vorgehensweisen erheblich.
5. Halten Sie Projektfortschritte fest
Eine ordentliche Dokumentation ist bei allen durchzuführenden Projekten essenziell. Nur so behalten Sie den Überblick über Budget, Kosten, Fortschritte und Implementierung. Wichtig: Die Dokumentation sollte zwar möglichst vollständig sein, der Verwaltungsaufwand aber zugleich überschaubar bleiben. Verschlanken Sie die Dokumentation daher, wo immer möglich. Stunden-Tracking und zeitraubende Protokolle beispielsweise sind sicherlich nicht bei jedem Projekt notwendig.
6. Priorisieren Sie
Nicht selten werden zeitlich mehrere Projekte verfolgt, die um die verfügbaren Kapazitäten konkurrieren. In dem Fall gilt: Nehmen Sie eine klare Priorisierung vor. Wenn Kapazitäten ohnehin knapp sind, sollten Sie zunächst vorwiegend dem drängendsten Projekt zugutekommen.
7. Lernen Sie aus abgeschlossenen Projekten
Nach dem Projekt ist vor dem Projekt. Nehmen Sie sich daher nach jedem Abschluss Zeit für eine ausführliche Bilanz. Was lief gut? Wo kam es zu Reibungen? Welche Prozesse des Projektmanagements müssen verbessert werden? Die so gewonnenen Erkenntnisse helfen Ihnen garantiert bei der erfolgreichen Umsetzung des nächsten Projekts.
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