Weg mit dem Ballast

Je größer die Kanzlei, desto größer der Gewinn. So denken viele Steuerberater. Oft stimmt das auch – aber nicht immer. Wer viele neue Mandanten gewinnt oder eine andere Kanzlei kauft, verdient im schlimmsten Fall hinterher weniger als vorher. Dann muss eine radikale Lösung her: Das Gesundschrumpfen kann helfen. Dieser Beitrag zeigt auf, was dabei nötig und möglich ist.

Es war ein Nachmittag im Dezember 2013, als Patrik Luzius sich wieder einmal mächtig ärgerte. Der Steuerberater saß gestresst am Schreibtisch in seiner Kanzlei in Mainz-Hechtsheim. Drei Jahre zuvor hatte er sich entschlossen, eine zweite Kanzlei zu kaufen, um damit seinen Gewinn zu erhöhen. Doch statt einem höheren Ertrag und einer gut laufenden Kanzlei hatte er das Gegenteil erreicht: Höhere Kosten als erwartet, viel mehr Aufwand mit den Mandanten – und gemessen daran keinen ausreichend hohen Gewinn. Auch seine Mitarbeiter spiegelten ihm wachsenden Unmut: Sie würden von Kunden am Telefon unfreundlich behandelt und beschwerten sich darüber bei ihm. Die Nerven lagen blank. „Wir hatten damals einen Punkt erreicht, an dem wir uns einfach von einem Großteil der Mandanten trennen mussten, um wieder besser arbeiten zu können und einen angemessen hohen Gewinn zu erzielen“, sagt Luzius heute.

Patrik LuziusDeshalb entschied sich der Steuerberater im Jahr 2014 zu einer drastischen Maßnahme: Er verkleinerte seine Kanzlei. Seitdem ist alles anders. Luzius kann sich heute besser auf die rentablen Mandanten konzentrieren und erzielt einen höheren Gewinn. „Außerdem ist das Klima in der Kanzlei viel besser geworden“, sagt Luzius.

Viele Steuerberater stehen vor denselben Problemen wie Patrik Luzius damals. Sie haben eine zweite Kanzlei dazugekauft, sind jahrelang stark gewachsen und haben sich davon einen deutlich höheren Gewinn erhofft. Doch oft funktioniert das nicht. Im schlimmsten Fall sinkt der Gewinn sogar, obwohl der Umsatz steigt. Das führt auch bei den Mitarbeiter zu Stress und schlechter Laune – und damit schließlich zu einem unzufriedenen Kanzleiinhaber.

Ursachen gibt es viele

Manchmal passen Mandaten einfach fachlich nicht mehr so wirklich in die Entwicklung der Kanzlei. Über die Jahre hinweg hat ein Steuerberater beispielsweise immer mehr Ärzte oder Bauunternehmer betreut und will sich jetzt nur noch darauf spezialisieren. Um sich voll und ganz dieser neuen Aufgabe widmen zu können, muss der Steuerberater anderswo kürzen, beginnend bei den Mandanten. Experten warnen davor, Mandanten weiter zu betreuen, die gar nicht mehr in die neue Zielgruppe passen. Diese Mandanten kosten dann Zeit und Geld, bringen die Kanzlei aber in der spezialisierten Nische keinen Schritt voran. Sie verhindern sogar, dass die Kanzlei Kapazitäten für neue Mandanten aus dem Spezialbereich schaffen kann. „Man sollte bei einer Umstrukturierung in der Kanzlei keine faulen Kompromisse eingehen“, empfiehlt auch Kanzleiberater Sieben. Nur so mündet das Gesundschrumpfen mittelfristig in gesundes Wachstum.

Alexander SiebenDarüber hinaus müssen Kanzleien während des Prozesses Mitarbeiter umschulen oder im Zweifelsfall auch entlassen. Umschulungen sind zwingend notwendig, um den zukünftigen Herausforderungen gewachsen zu sein. Entlassungen sind manchmal unumgänglich. Bei einer neuen Spezialisierung sollten Mitarbeiter gehen, die sich nicht gut genug in dem Bereich auskennen. Gerade wenn man nur noch eine Branche berät, ist es wichtig, dass die Kanzlei bestmöglich auf alle Fälle vorbereitet ist und hocheffizient arbeiten kann. „Zum Beispiel passiert es ständig, dass Steuerberater sich scheuen, Familienmitglieder zu entlassen, obwohl diese nicht mehr qualifiziert genug für den Job sind“, sagt Sieben. „Solchen Sonderregeln sollte keine Plattform geboten werden.“ Die gute Nachricht: Es gibt eine Lösung. Gesundschrumpfen bietet in solchen Fällen eine Möglichkeit, die Kanzlei wieder profitabler zu machen. Dafür kann man mehrere Lösungsansätze nutzen. Sie alle verfolgen das Ziel, unattraktiven Umsatz loszuwerden und die Kosten zu senken. Ein Steuerberater muss sich nämlich nicht nur von Mandanten trennen, sondern auch die Ausgaben drücken – und zwar stärker als den Umsatz, denn nur dann steigt der Gewinn wieder. „Manchmal muss man Kunden gehen lassen“, sagt Alexander Sieben, der auf Beratung von Kanzleien spezialisiert ist. StBMag stellt vier Lösungsansätze vor, mit denen Kanzleien gesundschrumpfen können.

Lösungsansatz eins: Trennen mit Gewinn

Mandate, die keinen ausreichenden Deckungsbeitrag leisten, können für eine Kanzlei zum Problem werden. Experten empfehlen jedoch, Mandanten nicht einfach wegzuschicken. Denn solch ein Verhalten kann zu einem schlechten Ruf in der Geschäftswelt führen, was sich nachteilig auf ein gutes Neugeschäft auswirken kann. „Steuerberater sollten sich nicht direkt aktiv von Mandanten trennen, nur weil mit ihnen vielleicht vordergründig kein Geld verdient wird. Da gibt es elegantere Lösungen“, sagt Kanzleiberater Alexander Sieben. Eine mögliche und in mehrerlei Hinsicht günstigere Lösung: Honorare erhöhen. Die Honorare anzuheben, bringt den Steuerberater in eine günstige Verhandlungsposition. Wenn er nicht auf den Umsatz gänzlich verzichten möchte, kann er versuchen, den Gewinn mit Problemmandanten zu steigern. Wenn einem Mandanten etwas an der Betreuung liegt, akzeptiert er diese Erhöhung – und der Steuerberater kann ihn profitabel betreuen. Wenn Mandanten nicht einsehen, dass gute Leistung einen Wert hat, ist es nicht sinnvoll, die Geschäftsbeziehung weiterzuführen. „Dann ist es besser, unnötigen Ballast abzuwerfen und sich auf lukrativere Mandate zu konzentrieren“, rät Sieben. Im besten Fall gehen Mandanten dann von sich aus.

Ein weiterer Weg, das Mandanten-Portfolio zu bereinigen, ist der Verkauf der Mandate, zum Beispiel an einen Berufsanfänger. Allerdings stehen Steuerberater dabei vor der Herausforderung, einen zahlungswilligen Käufer zu finden – und auch die Mandanten muss man für diese Lösung gewinnen, ihnen also erklären, warum ein anderer Kollege eine für beide Seiten bessere Betreuungssituation bedeutet, denn das geht natürlich nur mit ihrer Zustimmung.

Ein solcher Verkauf ist also schwierig, aber nicht unmöglich: Zwar mögen viele Mandanten aufwendig und wenig lukrativ erscheinen, weil man mit ihnen viel zu kleine Deckungsbeiträge erwirtschaftet. Für einen jungen Steuerberater, der sich selbstständig machen möchte, könnten diese Mandanten aber genau das richtige Anfänger-Klientel sein. Und für manche Mandanten ist es sicherlich vermittelbar, dass ein junger Kollege mit einem kleineren Team es zum Beispiel leichter ermöglichen kann, sich auch mal um kleinere Fragen zu kümmern, persönlicher Anruf eingeschlossen. Ein Steuerberater, der am Beginn seiner Selbstständigkeit steht, kann sich voll und ganz auf kleinere Mandanten konzentrieren. Für ihn sind sie vielleicht eine gute Grundlage für späteres Wachstum. Der Steuerberater kann so durch den Verkauf auch noch einen gewissen Umsatz erzielen. Auf jeden Fall besser, als der schlichte Verlust der Mandate.

Lösungsansatz zwei: Rauswerfen

In bestimmten Situationen ist es einfach besser, einen klaren Schlussstrich zu ziehen. Wenn Mandanten kein Geld bringen und nur Arbeitszeit kosten, geht man lieber getrennte Wege. Eine mögliche Lösung: Kündigung.

CartoonDas dachte sich auch der eingangs bereits genannte StB Patrik Luzius. 2009 hatte er die Kanzlei seines ehemaligen Vorgesetzten gekauft und sie in seine eigene Kanzlei integriert. Er wollte sich vergrößern und kannte noch viele der Mandanten der anderen Kanzlei von früher. Ein sicherer Weg, um einen höheren Gewinn zu erzielen, dachte er sich. Doch er unterschätzte den Wildwuchs an Mandanten, der durch die Übernahme entstand, und die damit verbundenen Kosten und den Aufwand. Ende des Jahres 2013 hatte Luzius über 550 Mandanten. Darunter waren viele, die die Kanzlei so aufwendig betreuen musste, dass die Kosten für sie höher waren als der Umsatz. Seine Mitarbeiter waren zunehmend gestresst, die Arbeitsleistung litt. „Die Arbeit hat so keinem mehr Spaß gemacht, weder mir noch meinen Mitarbeitern“, sagt Luzius.

Deshalb entschied sich der Steuerberater Anfang 2014 dazu, sich von 150 Mandanten zu trennen. „Schwer ist mir das nicht gefallen. Von vielen Mandanten habe ich mich gerne getrennt“, sagt Luzius heute. Der Prozess war trotzdem aufwendig und erforderte einige Aufmerksamkeit des Steuerberaters.

Luzius machte ein Gemeinschaftsprojekt für die ganze Kanzlei draus und band seine Mitarbeiter aktiv in den Prozess ein. Denn: Sich von Mandanten zu trennen, ist oft leichter gesagt als getan. Erstmal müssen Steuerberater sich überlegen, auf welche Mandanten sie am besten verzichten können. Um diesen Prozess zu erleichtern, zog Steuerberater Luzius seine Mitarbeiter zu Rate. Sie sollten eine ABC-Analyse aufstellen, allerdings alle Mandanten in vier statt drei Kategorien aufteilen. A-Kunden: größere Unternehmen mit Buchhaltung, Lohn und Abschluss. B-Kunden: kleinere Unternehmen mit Buchhaltung, Lohn und Abschluss. Und C-Kunden: Privatpersonen ohne Unternehmen. Dazu kamen noch die K-Kunden, sprich die Kündigungs- Kunden, die aus allen drei anderen Kategorien stammen konnten: Die Mitarbeiter sollten sie identifizieren, indem sie überlegten, welche Kunden sich finanziell nicht für die Kanzlei lohnen, und welche zu viel Aufwand für zu niedrigen Umsatz verursachen. Danach schaute sich Luzius alle Listen an und war bei fast allen K-Kunden einverstanden. „Meine Mitarbeiter kennen unsere Mandanten sehr gut, daher war es sinnvoll, sie mit in den Prozess einzubeziehen.“

Die Mitarbeiter mit in den Prozess des Gesundschrumpfens einzubeziehen, bewährt sich in vielerlei Hinsicht. Zum einen können Steuerberater so das Vertrauen der Mitarbeiter bestärken und das Kanzleiklima verbessern. Zum anderen kennen Mitarbeiter die Kanzlei und die Mandanten sehr gut.

Die Kommunikation zwischen Chef und Mitarbeitern hat in der Luzius-Steuerkanzlei auch andere Lösungswege hervorgebracht. „Wenn Mitarbeiter einfach nicht gut auf manche Mandanten zu sprechen, sie aber trotzdem gute Kunden waren, haben einige Mitarbeiter während des Prozesses Mandanten mit anderen Mitarbeitern getauscht“, sagt Luzius. So konnte Luzius für die Zukunft bessere Betreuung für die bleibenden Mandanten sicherstellen – und gewinnträchtige Mandanten halten. Die Trennungs-Mandanten waren laut Luzius Schlechtzahler oder Kunden mit schlechten Deckungsbeiträgen ohne Aussicht auf Besserung in den nächsten zwei Jahren.

Lösungsansatz drei: Kanzlei-Kosten senken

Kanzlei-Ausgaben für Mitarbeiter und Büros zu senken, empfiehlt sich für Steuerberater beim Gesundschrumpfen sowieso. Denn nur dann bauen Berufsträger nicht nur Überstunden ihrer Mitarbeiter ab, sondern erzielen nach dem Gesundschrumpfen auch einen höheren Gewinn. Eine logische Folge der Mandantenverringerung ist es also, dass so mancher Mitarbeiter gehen muss. Eine geschrumpfte Kanzlei kann mit weniger Mitarbeitern auskommen. In diesem Fall kommt man auch gut mit kleinerem Büroraum und weniger Ausstattung aus. Dieser Weg bietet sich aber nur dann an, wenn man die freigewordenen Kapazitäten der Mitarbeiter nicht anders füllen kann – es ist natürlich auch ein Gewinn für die Kanzlei, wenn gut eingearbeitete Mitarbeiter die Jahresabschlüsse früher erstellen können, weniger Überstunden anfallen oder Zeit dafür haben, die Kanzleiorganisation an einigen Stellen zu verbessern.

StB Patrik Luzius kam allerdings zu dem Schluss, auch die Mitarbeiteranzahl zu verringern. Er entließ eine Mitarbeiterin während des Prozesses des Gesundschrumpfens seiner Kanzlei. „Das war leider nicht zu umgehen.“ Bei der Entlassung von Mitarbeitern ist es für Berater schwierig, die richtigen Kriterien aufzustellen, denn jeder Fall ist anders. „Dazu kommt zum Beispiel das Thema Sozialauswahl und arbeitsrechtliche Rahmenbedingungen“, sagt Kanzleiberater Sieben. Wichtig ist es, klare Ziele und Erwartungen mit den Mitarbeitern zu definieren. Und dann geht es darum, im regelmäßigen Feedback eine konkrete Einschätzung zu Stärken und Potenzialen zu kommunizieren. Wenn Mitarbeiter Erwartungen nicht erfüllen, müssen Steuerberater das auch klar aussprechen. „Wenn Mitarbeiter dann keine positive Entwicklung zeigen, ist es nur konsequent, sich zu trennen“ sagt Sieben. Solche Entscheidungen seien schwer, aber man müsse sie treffen, ehe sie einen später einholen, meint Sieben.

Lösungsansatz vier: Filiale verkaufen

Gerade beim Kauf oder der Eröffnung von weiteren Filialen kann es schon mal passieren, dass sich Steuerberater verschätzen. Dann ist die offensichtlichste Lösung des Problems, die zweite oder dritte übernommene Filiale einfach wieder zu verkaufen, also genau so zu schrumpfen, wie man vorher gewachsen ist. Deshalb muss aber nicht zwangsläufig wieder alles beim Alten sein. Eine Möglichkeit, die Lage trotzdem insgesamt zu verbessern, ist es, manche Mandanten mitzunehmen. Hier sollte man sorgfältig untersuchen, welche Mandanten der Kanzlei Gewinn gebracht haben und diese in die erste Kanzlei integrieren. Danach steht der Verkauf an.

Konsequent handeln

Letztendlich müssen Steuerberater all diese Lösungen in einem Prozess umsetzen, der größere Aufmerksamkeit erfordert. Aber diese Maßnahmen sind auch entscheidend für die wirtschaftliche Zukunft der Kanzlei. Steuerberater sollten die weniger erfreulichen Schritte wie Kündigungen und Trennungen von Mitarbeitern und Mandanten gehen, um in Zukunft besser wirtschaftlich agieren zu können. Denn das zeigt sich dann bei der Qualität der Mandanten-Betreuung. „Wir Steuerberater nehmen viel zu oft blind Mandanten auf, ohne zu prüfen, ob sie uns wirtschaftlich etwas bringen. Dieses Helfersyndrom ist eine Berufskrankheit“, sagt Luzius über die Toleranz gegenüber schlechten Mandanten. „Ich für meinen Teil musste dem ein Ende setzen. Jetzt nehme ich nur noch lukrative Mandanten auf.“ Ein Ende mit Schrecken ist eben doch besser als ein Schrecken ohne Ende.

Autorin: Annika Fröhlich,

Aus dem SteuerberaterMagazin 12|2016

 

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