Excel-Tipps für Ihren Beratungsalltag

Hassliebe mit Excel

Die Flexibilität von Excel hat jedoch auch seine Tücken, denn es schleichen sich schnell Fehler bei der Auswertungserstellung ein. Typische Fehlerquellen sind beispielsweise ein falscher Zellenbezug oder fixe Werte anstatt Bezüge. Diese sog. handwerklichen Fehler sollte jedoch ein Berater tunlichst vermeiden, da dadurch seine Reputation sowie Glaubwürdigkeit leiden kann.

Neben diesen Fehlerquellen zeigt sich auch, dass viele Anwender Excel nicht mit der möglichen Effizienz nutzen oder es ineffektiv anwenden. So manche Auswertung stückelt der Anwender unsystematisch zusammen und die Folgen sind: regelmäßige manuelle Eingriffe, die Auswertung ist unflexibel oder die Aufbereitung scheitert an ihrer Aussagekraft. Sofern der Anwender oftmals mehr Zeit für die Datenaufbereitung als die reine Analyse benötigt, liegt es nahe, dass noch Verbesserungspotenziale im Excel-Umgang vorliegen.

Daher besteht bei vielen Anwendern eine Hassliebe zu diesem Programm. Der Anwender ist sich über die Vorteile bewusst – lediglich bei der Umsetzung hapert es, was zu Frust führt. Schon durch einfache Tipps und nötiges Excel-Know-how lassen sich im Berateralltag, auch unter Zeitdruck, schnelle sowie ansprechende Excel-Auswertungen aufbauen. Diese steigern den Wahrnehmungsgehalt und minimieren zugleich die Aufbereitungszeit. Folglich erleichtert ein erweitertes Excel-Know-how einen Berateralltag ungemein.

Grundsätze im Excel-Umgang

1. Räumliche Trennung der Modellbestandteile schafft Übersichtlichkeit

Bauen Sie Ihre Modelle so auf, dass eine klare (räumliche) Trennung zwischen Datenimport (Datenbasis), Annahmen, Berechnungen sowie Ausgabe liegt. Die Trennung kann durch unterschiedliche Reiter oder Zellenbereiche erfolgen. Dadurch sind Sie in der Lage, schneller Anpassungen in Ihrem Modell vorzunehmen und müssen nicht in unterschiedlichen Zellen die Eingabewerte suchen. Wenn Sie die Auswertung für einen anderen Mandanten nutzen möchten, dann brauchen Sie nur die Datenbasis sowie einzelne Annahmezellen ändern und nicht im ganzen Modell Anpassungen zu suchen.

Diese Reiter sind empfehlenswert:

• Datenbasis: Hierin finden sich die Rohdaten oder die bearbeitete Datenbasis. Somit ist jederzeit nachvollziehbar, auf welche Daten Sie sich bezogen haben. Je nach Komplexität des Modells und der Rohdatenbearbeitung empfiehlt es sich, die Rohdaten separat abzuspeichern und im Modell nur „bearbeitete“ Daten aufzunehmen. Diese Daten sind so aufbereitet, dass sie zur weiteren Bearbeitung genutzt werden. Beispiele: Zahlen sind als Zahlen formatiert, es bestehen keine Leerzellen oder fehlerhafte Zellen (z. B. #NV) sind angepasst.
• Annahmen: Darin sammeln sich diverse variable Prämissen des Modells, beispielsweise Wechselkurse oder auch Berechnungsfaktoren wie der Monatszeitfaktor 12. Dadurch lässt sich das Modell einfach anpassen, und die Annahmen sind klar geregelt.
• Berechnung: In diesem Bereich sind die nötigen Rechenschritte zu tätigen. Somit lassen sich die Berechnungen besser strukturieren oder sogar mit Nebenrechnungen herleiten, was in der Ausgabemaske nicht möglich ist.
• Praxis-Tipp: Setzen Sie einen Schreibschutz auf diesen Bereich, um versehentliche Löschungen oder Änderungen zu vermeiden.
• Ausgabe: In der Ausgabe wird letztlich nur die finale Auswertung dargestellt, was eine übersichtlich aufbereitete Darstellung ermöglicht. Somit hat die Ausgabemaske das Ziel, die Komplexität der Auswertung verständlich zu präsentieren.

Übersicht 1: Räumliche Trennung der Modellbestandteile schafft Übersichtlichkeit

2. Zellbezug anstatt Festwert erhöht die Flexibilität

Tragen Sie in Berechnungszellen oder Formeln keine Festwerte ein, sondern beziehen Sie sich dabei auf eine Annahmezelle oder Zelle mit Zwischen-/Endergebnis.

Beispiel: Um einen Jahreswert in Monatswerte aufzuteilen, dividieren Sie nicht in der Berechnungszelle mit dem Festwert 12, sondern benennen Sie im Annahmebereich eine Zelle: Zeitfaktor. Tragen Sie dort die 12 ein und beziehen sich in der Berechnungszelle dann auf diese Annahmezelle.

So können Sie Ihr Modell für Anpassungen flexibel halten und das Modell von einer Monats- auf eine Quartalbetrachtung anpassen, indem Sie statt „12“ eine „4“ eintragen. Diese Anpassung geschieht lediglich in einer Zelle. Sie brauchen nicht in sämtlichen Zellen den Faktor zu ändern oder zu suchen, insbesondere wenn verschiedene Rechenschritte durch 12 zu dividieren sind. Dies hat zugleich den Vorteil, dass Sie auf Anhieb sehen, welche Annahmen Sie im Modell zugrunde gelegt haben. Hinzu verringern sich die Fehler, vor allem, wenn Sie das Modell erstmals aufbauen.

Übersicht 2: Schematische Darstellung der Zellbezüge ohne Fixwerte in der Berechnung

3. Vermeidung von Dopplungen erspart Rechenschritte

Der Gedankengang aus Abschnitt 2 ist auch auf Berechnungszellen zu übertragen, indem Sie nur einmalig (Zwischen-)Ergebnisse berechnen und immer wieder auf diese verweisen. Somit ersparen Sie sich unnötige Dopplungen und gewinnen eine bessere Übersichtlichkeit.

Praxis-Tipp: Bauen Sie Ihr Modell so auf, dass in zusammenhängenden Berechnungszeilen keine unnötigen Leerzeilen oder -spalten vorhanden sind oder die Beschriftungen über zwei Zellen gehen. Dann kann es beim Kopieren der Formel nicht zu unnötigen Formelbrüchen kommen.

4. Vereinheitlichung der Struktur ermöglicht Standardisierungen

Der Aufbau des Modells sollte auch für einen Dritten verständlich sein. Oftmals liegt im Bereich der „Berechnung“ der Knackpunkt für die Nachvollziehbarkeit. Daher helfen neben Visualisierungselementen auch regelmäßige einheitliche Strukturen. So können

• die Zeitperioden immer von links (kleinste Periode) nach rechts (größte Periode) und
• die Ergebnisermittlung von oben (Zwischenergebnis) nach unten (Endergebnis) aufgebaut werden.

Praxis-Tipp: Für eine leichtere Nachvollziehbarkeit lässt sich das Modell auch mit einer Erläuterungsspalte versehen, in der Sie kurz die Herleitung darlegen. Innerhalb der Formel gibt es auch die Möglichkeit über den Namens-Manager die Zellen zu benennen, um die Herleitung zu verdeutlichen.

Übersicht 3: Strukturierung eines Modelles mit Erläuterungszeile und Namensvergabe

5. Grafiken erhöhen die Aussagekraft

Versuchen Sie „Zahlengräber“ zu vermeiden – insbesondere bei Auswertungen für externe Adressaten. Unterstützen Sie Ihre Auswertungen vielmehr mit geeigneten Visualisierungsmethoden, beispielsweise mit Grafiken. Auf diese Weise können Sie eine komplexe Auswertung fokussiert und anschaulich darstellen. Sowohl Adressat als auch Sie sind damit in der Lage, schneller die Aussagen zu verinnerlichen und leichter zu verstehen. Allerdings ist zuvor der passende Diagrammtyp auszuwählen und entsprechende Formatierungsregeln einzuhalten.

Praxis-Tipp: Stellen Sie die Hauptaussage in einer Grafik dar, damit der schnelle Leser sofort die Aussage erkennt. Ergänzen Sie die Grafik noch mit zusätzlichen Tabellen, um die nötigen Informationen aufzuzeigen.

6. Visualisierung von Tabellen erleichtert das Lesen

„Zahlengräber“ vermeiden Sie auch mit ordentlich visualisierten Tabellen und Daten, was zugleich Aussagegehalt, Verständlichkeit und Nachvollziehbarkeit Ihres Modells erhöht. Hier gilt oftmals der Grundsatz „weniger ist mehr“. Empfehlenswert ist eine angepasste Farbwahl mit gängigen Farbmustern (z. B. rot = Hinweis, grün = alles o. k.).

Praxis-Tipp: Wenn Sie immer die gleiche Farbwahl über sämtliche Modelle nutzen, kann sich der regelmäßige Leser gleich zurecht finden, beispielsweise die Datenreiter immer grün und die Ausgabereiter immer blau.

In dem 25-seitigen Themen-Special „Excel für den Beratungsalltag“ aus dem Paket „NWB Betriebswirtschaftliche Beratung“ erhalten Sie zahlreiche weitere konkrete Tipps, wie Sie mit Excel individuelle Auswertungen passend für unterschiedlichste Beratungsanlässe aufbauen können. Besprochen werden u. a. Verweisfunktionen, Bedingte Summierungen und die Vorbereitung von importierten Daten. Geeignet sowohl für Einsteiger als auch für Profis.

Fordern Sie das Themen-Special hier kostenlos an, testen Sie das Paket NWB Betriebswirtschaftliche Beratung 4 Wochen lang kostenlos und erhalten Sie damit automatisch auch Zugriff auf über 80 vorgefertigte Excel-Tools in der NWB Datenbank.