Ordnungsgemäße Kassenführung bei Bargeldbetrieben
Bei Bargeldbetrieben, wie beispielsweise Gaststätten, Frisörbetriebe oder Einzelhandel, ist die Prüfung der Kasse Schwerpunkt der Außenprüfung. Die Fragen der ordnungsgemäßen Kassenführung sind von zentraler Bedeutung. Nach Beendigung der Übergangsfrist müssen elektronische Aufzeichnungssysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ausgerüstet sein. Sonst droht im Fall einer Kassen-Nachschau ein hohes Bußgeld.
Ist die Kassenführung nicht ordnungsgemäß, so eröffnet dies dem Prüfer die Möglichkeit, Schätzungen bzw. Zuschätzungen vorzunehmen.
In der NWB Betriebsprüfungskartei wurde mit der 351. EGL im Teil I B: der Konten-Teil „Kasse“ komplett aktualisiert:
Auszug:
E. EDV-Registrierkassen und PC-gestützte Kassen
I. Allgemeines
EDV-Registrierkassen sowie PC-gestützte Kassen werden vor allem in der Gastronomie sowie im Handel eingesetzt.
Bei derartigen Betrieben mit ins Gewicht fallenden Barumsätzen muss eine Geschäftskasse geführt werden. Gerade in diesen Fällen kommt der Kassenführung für die Frage der Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung erhebliche Bedeutung zu. Die Registrierkasse stellt insoweit einen Teil der Buchführung dar.
Registrierkassen dienen sowohl zur Erfassung der Einnahmen als auch insbesondere bei Betrieben mit Fremdpersonal der Kontrolle, dass tatsächlich alle Umsätze vom Personal eingegeben worden sind und darüber hinaus infolge weiterer betriebswirtschaftlicher Funktionen der Warenbewirtschaftung.
Im Einzelnen unterscheidet man bei den Geräten zwischen:
1. EDV-Registrierkassen
Eine EDV-Registrierkasse ist mit einem (EPROM) Speicherbaustein ausgestattet, mit dem Umsätze, Artikel, Preise u. Ä. gespeichert werden können. Gespeichert werden dabei nicht Einzelumsätze, sondern nur aufaddierte Summen. Der Speicherbaustein selbst ist robust und kann von außen kaum manipuliert werden.
Alle in der Kasse vorgenommenen Eintragungen werden über eine Journalrolle dokumentiert. Auf dieser werden alle in die Kasse vorgenommenen Eingaben dokumentiert.
Manipulationen der Speicherdaten sind grundsätzlich nur im Rahmen der regulären Funktionen der Kasse, z. B. durch missbräuchliche Verwendung der Trainingsfunktion, Unterdrückung von Stornierungseinträgen und Änderung von Registrier- und Kontrollnummern möglich.
Die Ordnungsmäßigkeit einer mit Hilfe von EDV-Registrierkassen erstellten Kassenführung ist grundsätzlich nach den gleichen Prinzipien zu beurteilen wie die einer manuellen Kassenführung.
2. PC-gestützte Kassen
Bei der PC-gestützten Kasse handelt es sich um einen mit einer speziellen Kassensoftware ausgestatteten PC, an den über parallele, serielle und sonstige Schnittstellen Peripheriegeräte wie Kundendisplay, Kassenlade, Bon- und Rechnungsdrucker, Kartenlesegeräte etc. angeschlossen werden können. Durch Verwendung von entsprechender Software kann der Funktionsumfang beliebig erweitert werden. Dadurch können verschiedenartige Vorgänge wie Warenbewirtschaftung, Kundenverwaltung etc. durchgeführt werden.
Über den PC wird grundsätzlich jeder Umsatz des Tages gespeichert. Auf die Speicherungen kann der Unternehmer im Nachhinein jederzeit zurückgreifen.
Möglich ist ein Datenaustausch über Datenbanken.
Im Einzelnen unterscheidet man bei den PC-gestützten Kassen zwischen PC-Kassensystemen auf der Grundlage von „Embedded-Lösungen” und PC-Kassensystemen mit klassischen Methoden.
Bei den PC-Kassensystemen auf der Grundlage von Embedded Lösungen werden spezielle Mikroprozessoren mit herstellereigenen Betriebssystemen und geschlossener Kassensoftware (proprietäre Kassensysteme) eingesetzt. Bei diesen Systemen kann der Gerätehersteller Zugriffsmöglichkeiten im Gerätekonzept unterbinden.
Manipulationen sind bei den PC-gestützten Kassen wie bei den EDV-Registrierkassen unter Nutzung der regulären Funktionen möglich, wobei die Manipulationsmöglichkeiten mit der Komplexität eines Kassensystems ansteigen.
PC-Kassensysteme (offene Systeme), die hinsichtlich der Betriebssysteme, Programme und Anwendungen mit klassischen Methoden arbeiten, zeichnen sich durch eine Vielzahl von Manipulationsmöglichkeiten durch eine direkte Änderung von Datenbeständen aus. Eine direkte Änderung von Datenbeständen (Dateien oder Datenbanken) ist leicht möglich. Datenstrukturen werden teilweise weitgehend offengelegt.
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Den vollständigen Beitrag finden Sie unter NWB EAAAF-05244
