Digitaler Stress: Wie Kanzleien mit der Kehrseite der Digitalisierung umgehen können
E-Mail-Flut, ständige Erreichbarkeit, Kritik über soziale Netzwerke und Bewertungsplattformen, kontinuierlicher Transformationsdruck: So chancenreich die Digitalisierung für Kanzleien auch ist, für Steuerberater und Fachangestellte kann die intensive Nutzung digitaler Technologien schnell zur Belastung werden. Was Kanzleien tun können, um die negativen Auswirkungen der psychischen Beanspruchung über Digital-Technologien zu minimieren.
Zwischen Reizüberflutung und ständiger Erreichbarkeit
Je digitaler eine Kanzlei wird, desto mehr Informationen können Steuerberater und ihre Mitarbeiter abrufen. Überall und jederzeit. Das ist Fluch und Segen zugleich. Einerseits ermöglichen Digitaltechnologien wie die Cloud neue Arbeitsmodelle wie Homeoffice, die stärkere individuelle Freiheiten zulassen. Andererseits prasseln rund um die Uhr Social Media Posts, verärgerte Kommentare auf Bewertungsportalen und E-Mails von Vorgesetzten, Teammitgliedern und Mandanten auf die Mitarbeiter ein. Und das zunehmend auch zuhause. Die Folgen dieser erdrückenden Reizüberflutung: Es entsteht ein Gefühl der ständigen Erreichbarkeit und die Grenzen zwischen Arbeitswelt und Privatleben verschwimmen. Steuerberater und Fachangestellte können sich dem nur erfolgreich entziehen, wenn Sie Ihre Privatsphäre außerhalb der Arbeitszeit möglichst konsequent wahren. Im Zweifelsfall heißt das:
- Automatische E-Mail-Benachrichtigung mit Ansprechpartner für den Notfall einrichten.
- Arbeitshandy nach Feierabend ausschalten – und nicht mit in den Urlaub nehmen!
- Private Telefonnummern nur in Ausnahmefällen herausgeben.
- Hybride Arbeitsmodelle gegenüber Homeoffice vorziehen.
- Mitarbeitern, Vorgesetzten und Mandanten hinsichtlich Ihrer Erreichbarkeit klare Grenzen setzen.
Vermeintliche Überforderung: Die Angst vor dem Wandel
Digitaler Stress hat allerdings noch eine andere Komponente: Latente Gefühle der ständigen Überforderung und Verunsicherung. Befeuert durch die Digitalisierung kommen nahezu im Wochentakt neue vielversprechenden Tools für Steuerberater und Steuerfachangestellte auf den Markt. Der Druck beim Einzelnen, neueste Software-Produkte schnell zu beherrschen, ist groß. Einerseits, um mit konkurrierenden Kanzleien mithalten zu können. Andererseits, um gegenüber eigenen Teammitgliedern, die womöglich der Generation der Digital Natives angehören, nicht den Anschluss zu verlieren. Kurios: Oftmals ist es gar nicht der Umgang mit Software-Neuheiten, der Mitarbeiter überfordert. Vielmehr führt die Ungewissheit künftiger Entwicklungen – und eine damit verbundene mögliche Überforderung – zu digitalem Stress.
Die richtige Kommunikation zerstreut Ängste
An dieser Stelle ist es Aufgabe der Kanzlei-Führung über eine klare Kommunikation, entsprechende Befürchtungen zu zerstreuen. Die Argumentationslinie, die dabei deutlich werden sollte:
- Digitalisierung ist ein kontinuierlicher Prozess. Veränderung, auch im Arbeitsalltag und bei der Nutzung digitaler Tools, ist Teil der neuen digitalen Welt.
- Eingesetzt werden entsprechende Produkte in der Kanzlei aus gutem Grund: Sie erlauben effizientere, einfachere Prozesse – und erleichtern langfristig den Arbeitsalltag.
- Neue Software-Tools folgen obendrein einem klaren Trend. Sie können immer komplexere Aufgaben lösen, sind aber zunehmend intuitiv nutzbar. Eine lange Einarbeitungszeit ist daher nicht erforderlich.
- Viele moderne Software-Produkte folgen in puncto Usability gemeinsamen Standards. Sobald Grundkenntnisse in der Nutzung eines Tools vorhanden sind, können ähnliche digitale Produkte oft ohne lange Einarbeitungszeit genutzt werden.
Tipp: Geben Sie digital unsicheren Mitarbeiter ausreichend Zeit, neue Software kennenzulernen – und bieten Sie umfassende Hilfestellungen (z.B. durch digital affiniere Kollegen) an. Oft reicht schon ein Erfolgserlebnis, um die Skepsis gegenüber digitalen Neuerungen abzulegen – und den damit einhergehenden Stressfaktor zu minimieren.
