Rechnungen digitalisieren: So geht es
Auflösung, Dateigröße und Format: Das richtige Maß ist entscheidend
Die Lesbarkeit von Rechnungen und sonstigen Dokumenten ist bei der Digitalisierung das A und O. Ist die Auflösung zu gering, sind Rechnungen nur schwer lesbar. Um später auch ausgedruckt noch gut lesbar zu sein, sollten eingescannte Rechnungen eine Auflösung von 300 dpi nicht unterschreiten. Der entsprechende Wert kann vor dem Scannen eingestellt werden. Prinzipiell gilt: Je höher die Auflösung, desto größer wird die digitale Datei. Eine höhere Auflösung ist daher selten praktikabel, nimmt die Datei doch sonst unnötig viel Speicherplatz in Anspruch – und kann nicht mehr so leicht verschickt werden. Nutzen Sie farbige Scans, wächst ebenfalls die Dateigröße.
Wichtig: Achten Sie beim Scannen auch auf das Dateiformat. Eine gute Wahl ist das standardisierte Format PDF-A.
Vor- und Nachbereitung des Scan-Vorgangs
Gerade kleinere Papierbelege wie Kassenbons sind gar nicht so leicht einzuscannen. Es empfiehlt sich daher der Einsatz von Scan-Hüllen, mit der auch mehrere kleine Belege schnell und einfach digitalisiert werden können. Aber auch großformatige Rechnungen wollen für den Scan-Vorgang richtig aufbereitet werden. Damit sie keinen Papierstau verursachen, sollten die Dokumente zuvor gegebenenfalls geglättet werden. Zudem sind sämtliche Klammern und Ösen zu entfernen.
Viele professionelle Dokumentenscanner bieten Ihnen nach dem Einscannen zudem die Möglichkeit, die Dateien noch einmal zuzuschneiden und zu optimieren. Weiße Seiten zwischen den Dokumenten sollten Sie löschen, um Platz zu sparen.
Mobile Digitalisierung: Darauf sollten Sie achten
Natürlich können Rechnungen für die Digitalisierung auch einfach mit dem Smartphone abfotografiert werden. Moderne Buchhaltungssoftware liefert die passende Smartphone-App in der Regel gleich mit. Diese sollten Sie auch nutzen – oder alternativ auf etablierte Apps bekannter Anbieter ausweichen. Einerseits wird auf diese Weise eine sichere Digitalisierung gewährleistet. Andererseits wird die digitale Archivierung vereinfacht.
