Dienstrad-Leasing & Co.: Wie Unternehmen ihren Mitarbeitern etwas Gutes tun können
In Zeiten des Fachkräftemangels ist es mehr denn je wichtig, die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern. Ein probates Instrument hierfür ist die Veräußerung von Wirtschaftsgütern an Arbeitnehmer. Damit können sich die Unternehmer gleichzeitig von nicht mehr benötigten Betriebsmitteln trennen.
Eine weitere Maßnahme ist das immer beliebter werdende Dienstrad-Leasing. Auch hier besteht für Arbeitnehmer nach Ende der Leasinglaufzeit die Möglichkeit, das Rad vom Leasinggeber zu erwerben.
I. Verkauf von Wirtschaftsgütern an Arbeitnehmer
1. Win-win-Situation mit steuerrechtlichen Fallstricken
Die Palette der in der Praxis regelmäßig an Mitarbeitende veräußerten Wirtschaftsgüter ist lang. Neben Transportmitteln wie Firmenfahrzeugen oder auch Jobrädern, die an den vorherigen Nutzer veräußert werden, finden sich gerade im Bereich der IT zahlreiche Beispiele: Sei es das Firmenhandy, der Laptop, das Tablet oder auch die betrieblich zu ersetzenden Monitore, Rechner oder sonstige Datenverarbeitungsgeräte.
Der Kaufpreis ist dabei oftmals niedrig, da der Arbeitgeber in aller Regel schnell die alten Geräte loswerden und dabei seinem Mitarbeitenden noch was Gutes tun will. Auch droht für den Arbeitgeber häufig ein geringeres Risiko aus möglichen Gewährleistungsansprüchen, denn der Arbeitnehmer konnte in den meisten Fällen das zu verkaufende Wirtschaftsgut bereits nutzen. Der Vorteil für den Arbeitnehmer liegt auf der Hand: Er erhält ein ihm bekanntes Gerät zu einem i. d. R. günstigen Preis. Eine klassische „Win-win-Situation“.
Steuerrechtlich ist hier allerdings Vorsicht geboten, da lohnsteuerrechtliche Konsequenzen drohen, wenn der Kaufpreis nicht den üblichen Marktpreisen entspricht bzw. dies im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung nicht belegt werden kann. Es drohen steuer- und sozialversicherungsrechtliche Nachzahlungen. Wie sich der Kaufpreis ermittelt und welche Pauschalierungsmöglichkeiten es gibt, wird in diesem Beitrag für die in der betrieblichen Praxis am häufigsten anzutreffenden Veräußerungsgeschäfte an Arbeitnehmer aufgezeigt.
2. Diese Wirtschaftsgüter bieten sich typischerweise an
Dienstwagen
Ein klassisches Beispiel ist die Ausmusterung von Dienstwagen, die dann an den ehemaligen Fahrer überlassen werden. Gerade hier hat eine Veräußerung an den Arbeitnehmer deutliche Vorteile, sind doch gerade die Gewährleistungsrisiken bei einem Pkw oft nicht zu unterschätzen.
Bei der Wertermittlung gilt es insbesondere darauf zu achten, dass Verkaufspreise an den Endkunden betrachtet werden. Ein Ankaufangebot eines Automobilhändlers ist insofern nicht der geeignete Maßstab, verkauft dieser den PKW anschließend mit einem Margenaufschlag weiter. Hier kann die sog. Schwacke-Liste einen guten Vergleichswert liefern.
Betriebliche Fahrräder
Gerade die Übereignung von Fahrrädern scheint dem Gesetzgeber am Herzen zu liegen, was auch der Gesetzesbegründung zur dafür extra eingeführten Lohnsteuerpauschalierungsmöglichkeit (§ 40 Abs. 2 Nr. 7 EStG) zu entnehmen ist.
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So ist bei Fahrrädern nach 36 Monaten Nutzungsdauer nicht nur der vereinfachte Restwert von 40 % der auf volle Hundert Euro abgerundeten unverbindlichen Preisempfehlung einschließlich Umsatzsteuer im Zeitpunkt der Inbetriebnahme anzusetzen), was eine Preisfindung deutlich vereinfacht.
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Zusätzlich kann der geldwerte Vorteil aus der Übereignung pauschal mit 25 % (zzgl. Solidaritätszuschlag) angesetzt werden (§ 40 Abs. 2 Nr. 7 EStG). In der Sozialversicherung ist der pauschal besteuerte geldwerte Vorteil damit beitragsfrei.
Datenverarbeitungsgeräte und Zubehör
Die gleiche Pauschalierungsmöglichkeit bei der Lohnsteuer gilt nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 EStG auch für die vergünstigte oder unentgeltliche Überlassung von Datenverarbeitungsgeräten und Zubehör. Gleiches gilt auch für Zuschüsse des Arbeitgebers zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers für die Internetnutzung, nicht aber für die Anschaffung von Datenverarbeitungsgeräten. Die Pauschalierungsvorschrift erfasst ausschließlich die Übereignung solcher Geräte. Die Überlassung zur Nutzung wird bereits in § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei gestellt.
Unter die hier genannten Geräte fallen insbesondere Handys, Computer, Laptops und Tablets sowie entsprechende Zubehörgeräte wie Monitore, Drucker u. Ä., aber auch dazugehörige Software.
II. Dienstrad-Leasing
Bei der Ausgestaltung des Dienstrad-Leasings gibt es u.a. diese Möglichkeiten:
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Zusätzliche Überlassung zum Gehalt
Seit 2019 sind Diensträder, die zusätzlich zum Gehalt überlassen werden, steuer- und abgabenfrei, sofern der Arbeitnehmer sich finanziell nicht daran beteiligen muss.
Sie als Berater kennen die finanziellen Auswirkungen. Die Kosten mindern den steuerlichen Betriebsgewinn Ihres Mandanten, und der Mitarbeiter erhält einen Vorteil, der nicht als „geldwerter Vorteil“ gilt. Der größte Effekt besteht allerdings bei den Sozialversicherungsbeiträgen, die für beide Seiten entfallen und jeweils ca. 20 % des Gehaltes betragen, sofern die Beitragsbemessungsgrenzen nicht erreicht wurden.
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Gehaltsumwandlung
Eine Gehaltsumwandlung anzubieten, ist jedem Mandanten anzuraten, da die Belastung des Unternehmens sich auf den, meist überschaubaren, administrativen Aufwand beschränkt. Die vom Gesetzgeber vorteilhaft gestaltete Versteuerung des geldwerten Vorteils macht das Angebot zusätzlich attraktiv. Die Versteuerung beträgt 1 % des auf volle 100 € abgerundeten Viertels der UVP.
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Was passiert nach Ende des Leasingvertrags?
36 Monate sind die übliche Leasingdauer. Ein Kauf des E-Bikes nach Ablauf des Leasingvertrags ist eine gute Möglichkeit, sich ein gebrauchtes, gut gewartetes und bereits vertrautes E-Bike zuzulegen. Der Restwert, zu dem der Nutzer das Rad nach dem Leasing erwerben kann, liegt bei 36 Monaten bei ca. 18 % des ursprünglichen Brutto-Anschaffungswerts. Je nach Anbieter variiert dieser Wert. Hatte das E-Bike bspw. einen Anschaffungswert von 3.000 €, kostet es nach Ende des Leasingvertrags bei Übernahme noch zwischen 300 und 540 €.
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