Dokumentation von Einlagen mittels Festschreibung der Buchführung
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Ein Finanzgerichtsurteil aus Köln lieferte den Anlass zu untersuchen, unter welchen Voraussetzungen eine Einlage in das gewillkürte Betriebsvermögen insbesondere buchhalterisch anzunehmen ist. Besondere Bedeutung kommt dabei der Festschreibung der Buchführungs-Daten zu, wie BBK-Herausgeber StB/WP Wolfgang Eggert in seinem Beitrag analysiert.
I. Zuordnungsentscheidung nach Ansicht des BFH und des BMF
Sowohl der BFH als auch das BMF sind sich einig, dass die Zuordnung eines Wirtschaftsguts zum gewillkürten Betriebsvermögen in so unmissverständliche Weise kundgemacht werden muss, dass ein sachverständiger Dritter ohne weitere Erklärung in der Lage ist, die Zugehörigkeit zum Betriebsvermögen zu erkennen.
Dazu ist es notwendig, dass der notwendige Widmungsakt zeitnah in den Büchern oder den Aufzeichnungen dokumentiert. d. h. eingebucht wird.
II. Urteilsfall
In der aktuellen Entscheidung des FG Köln vom 26.4.2018 – 1 K 1896/17 ging es um ein Wertpapierdepot, das als Kreditsicherheit in das (Sonder-)Betriebsvermögen eingelegt werden sollte. Nach der Einlage wurde aufgrund der Kursentwicklung eine Abschreibung auf den niedrigeren Teilwert durchgeführt, die von der Bp nicht anerkannt wurde.
Zur Begründung führte der Prüfer an, dass die Finanzbuchführung, in der die Einlage gebucht wurde, nicht „festgeschrieben“ worden war. Es wäre dem Steuerpflichtigen so möglich gewesen, die Einlagebuchung z. B. erst nach dem Eintritt der Kursverluste unter Angabe eines früheren Buchungsdatums vorzunehmen. Denn eine nicht festgeschriebene Buchung kann jederzeit geändert und auch vollständig gelöscht werden.
Die DATEV eG, deren Programm Kanzlei-Rechnungswesen in der Kanzlei eingesetzt wurde, welche die Buchhaltung des Steuerpflichtigen erstellt hat, bestätigte vor Gericht, „im Programm „Kanzlei-Rechnungswesen” gebe es keine Programmfunktionen zur Prüfung des Erfassungsdatums von Buchungen. Selbst eine Festschreibung sei nicht unveränderbar, so dass nicht in einem „strengen Sinne unumkehrbar habe gebucht werden können“.
Selbst wenn man in der Programmversion der Klägerin die Vorgänge festgeschrieben hätte, wäre es rein technisch betrachtet möglich gewesen, diese nachträglich wieder zu öffnen.
III. Zwischenzeitliche Änderungen im System DATEV
Die Festschreibung von erfassten Buchungen ist die Aufgabe derer, die die Buchhaltung erstellen, soweit diese Festschreibung nicht automatisch erfolgt. Eine sofortige automatische Festschreibung beim Buchen ist (jedenfalls im System der DATEV eG) nicht vorgesehen.
Zwar werden seit Januar 2018 und der Programmversion 6.1 des Programms „Kanzlei-Rechnungswesen“ importierte Daten grundsätzlich festgeschrieben. Es ist allerdings noch bis Mitte 2019 möglich, eine Aufhebung dieser Festschreibung vorzunehmen; es erfolgt dann ein programmgesteuerter Hinweis, dass die Anforderungen der GoBD nicht erfüllt werden.
Eine automatische Festschreibung von Buchungen, die nicht importiert, sondern selbst erstellt werden, wird derzeit nicht durchgeführt.
Folgende Möglichkeiten gibt es im Programm „Kanzlei-Rechnungswesen“ der DATEV eG, die Festschreibung durchzuführen:
IV. Handlungsempfehlungen für die Praxis
Das FG Köln hat die Einlage eines Wirtschaftsguts in das gewillkürte Betriebsvermögen insbesondere deshalb abgelehnt, weil nicht zweifelsfrei zu klären war, wann die Einlagebuchung erfolgte.
Immer wenn es relevant ist zu dokumentieren, wann genau eine Buchung erfolgte – sollte sicherheitshalber wie folgt vorgegangen werden:
I. Zuordnungsentscheidung nach Ansicht des BFH und des BMF
Sowohl der BFH als auch das BMF sind sich einig, dass die Zuordnung eines Wirtschaftsguts zum gewillkürten Betriebsvermögen in so unmissverständliche Weise kundgemacht werden muss, dass ein sachverständiger Dritter ohne weitere Erklärung in der Lage ist, die Zugehörigkeit zum Betriebsvermögen zu erkennen.
Dazu ist es notwendig, dass der notwendige Widmungsakt zeitnah in den Büchern oder den Aufzeichnungen dokumentiert. d. h. eingebucht wird.
II. Urteilsfall
In der aktuellen Entscheidung des FG Köln vom 26.4.2018 – 1 K 1896/17 ging es um ein Wertpapierdepot, das als Kreditsicherheit in das (Sonder-)Betriebsvermögen eingelegt werden sollte. Nach der Einlage wurde aufgrund der Kursentwicklung eine Abschreibung auf den niedrigeren Teilwert durchgeführt, die von der Bp nicht anerkannt wurde.
Zur Begründung führte der Prüfer an, dass die Finanzbuchführung, in der die Einlage gebucht wurde, nicht „festgeschrieben“ worden war. Es wäre dem Steuerpflichtigen so möglich gewesen, die Einlagebuchung z. B. erst nach dem Eintritt der Kursverluste unter Angabe eines früheren Buchungsdatums vorzunehmen. Denn eine nicht festgeschriebene Buchung kann jederzeit geändert und auch vollständig gelöscht werden.
Die DATEV eG, deren Programm Kanzlei-Rechnungswesen in der Kanzlei eingesetzt wurde, welche die Buchhaltung des Steuerpflichtigen erstellt hat, bestätigte vor Gericht, „im Programm „Kanzlei-Rechnungswesen” gebe es keine Programmfunktionen zur Prüfung des Erfassungsdatums von Buchungen. Selbst eine Festschreibung sei nicht unveränderbar, so dass nicht in einem „strengen Sinne unumkehrbar habe gebucht werden können“.
Selbst wenn man in der Programmversion der Klägerin die Vorgänge festgeschrieben hätte, wäre es rein technisch betrachtet möglich gewesen, diese nachträglich wieder zu öffnen.
III. Zwischenzeitliche Änderungen im System DATEV
Die Festschreibung von erfassten Buchungen ist die Aufgabe derer, die die Buchhaltung erstellen, soweit diese Festschreibung nicht automatisch erfolgt. Eine sofortige automatische Festschreibung beim Buchen ist (jedenfalls im System der DATEV eG) nicht vorgesehen.
Zwar werden seit Januar 2018 und der Programmversion 6.1 des Programms „Kanzlei-Rechnungswesen“ importierte Daten grundsätzlich festgeschrieben. Es ist allerdings noch bis Mitte 2019 möglich, eine Aufhebung dieser Festschreibung vorzunehmen; es erfolgt dann ein programmgesteuerter Hinweis, dass die Anforderungen der GoBD nicht erfüllt werden.
Eine automatische Festschreibung von Buchungen, die nicht importiert, sondern selbst erstellt werden, wird derzeit nicht durchgeführt.
Folgende Möglichkeiten gibt es im Programm „Kanzlei-Rechnungswesen“ der DATEV eG, die Festschreibung durchzuführen:
- automatisch beim Senden an das DATEV-Rechenzentrum oder
- (manuell und insbesondere ohne zu senden) über das Menü Erfassen | Stapel festschreiben/verwalten oder
- sofort aufgrund des Festschreibekennzeichens beim Import.
IV. Handlungsempfehlungen für die Praxis
Das FG Köln hat die Einlage eines Wirtschaftsguts in das gewillkürte Betriebsvermögen insbesondere deshalb abgelehnt, weil nicht zweifelsfrei zu klären war, wann die Einlagebuchung erfolgte.
Immer wenn es relevant ist zu dokumentieren, wann genau eine Buchung erfolgte – sollte sicherheitshalber wie folgt vorgegangen werden:
- zeitnahe Buchung,
- Festschreiben der Buchhaltung,
- Versand der Daten an das Rechenzentrum,
- Dokumentation des Sendens durch ein Protokoll.