Rundherum fit für die gesamte Kanzleiarbeit!

Jeder kennt sie, jeder nutzt sie, fast niemand beherrscht sie perfekt: Die Office-Programme von Microsoft sind das wichtigste Handwerkszeug für Menschen, die in Büros und Kanzleien am PC arbeiten. Outlook, Word, Excel und Powerpoint bieten zahllose tolle Funktionen, die den Arbeitsalltag erleichtern und wertvolle Zeit sparen. Beim 7. NWB Praxisforum für Steuerfachangestellte stellt IT-Trainer Andreas Pfister einige davon vor. Drei gute Tipps vorab finden Sie unten.

Mehr über den Vortrag von Andreas Pfister und die weiteren Programmpunkte wie zum Bespiel „Brennpunkte der Umsatzsteuer“ oder „Kassenberatung beim Mandanten“ des Praxisforums für Steuerfachangestellte erfahren Sie hier:

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Viel Erfolg beim Umsetzen der drei guten Tipps für Outlook, Word und Excel!

Drei gute Tipps für Outlook, Word und Excel

Besser organisiert und schneller am Ziel!

Mal eben in Excel eine Auswertung erstellen, in Word eine Serien-E-Mail an alle Mandanten erstellen oder in Outlook eine alte Nachricht finden: Mit den praktischen Tipps von IT-Trainer Andreas Pfister bewältigen Sie Ihren Office-Alltag souveräner und effizienter!

Tipp Nr. 1

Outlook – Eine E-Mail auf Wiedervorlage legen

Manchmal müssen wir auf Nachrichten nicht sofort reagieren. Wir lassen sie im Posteingang liegen oder verschieben sie in einen Unterordner, um sie später zu erledigen. Problematisch wird es, wenn zwischenzeitlich viele Neueingänge den Posteingang verstopfen und unsere Nachricht dadurch an eine unübersichtliche Position rutscht. Die Gefahr ist groß, dass wir sie im Laufe der Zeit vergessen und somit unsere Aufgabe nicht erledigt wird. Ärger droht, dabei gibt es einen ganz einfachen Trick.

Über den Befehl „Zur Nachverfolgung kennzeichnen“ können wir eine E-Mail auf Wiedervorlage legen. Zu einem Zeitpunkt, den wir unter „Benutzerdefiniert“ festlegelegt haben, erscheint ein Erinnerungsfenster, über das wir die E-Mail öffnen können. Dabei spielt es keine Rolle, ob sie noch im Posteingang liegt, oder in einen Unterordner verschoben wurde. Outlook erinnert uns. Auf diese Weise können wir eine Aufgabe, die mit einer E-Mail zusammenhängt, nicht mehr vergessen.

Tipp Nr. 2

Word – Dokumente vergleichen und Unterschiede kennzeichnen

Ein Vertrag wurde überarbeitet und uns zur Kontrolle vorgelegt. Wir vergleichen das Originaldokument mit dem überarbeiteten Exemplar und stellen fest: eine Sisyphusarbeit! Wir müssen Zeile für Zeile vergleichen, um auch wirklich jedes geänderte Wort, jeden gelöschten oder eingefügten Satz finden zu können. Eigentlich gibt es für einen solchen Zweck in Word die Funktion „Änderungen nachverfolgen“, aber die war nicht aktiviert. Bleibt uns also nur die manuelle Kontrolle? Zum Glück nicht, denn es gibt einen hilfreichen Trick.

Im Register „Überprüfen“ finden wir rechts im Menüband den Befehl „Vergleichen“. Hier können wir unser Original mit dem überarbeiteten Dokument automatisch von Word vergleichen lassen, wobei alle Änderungen übersichtlich aufgeführt und uns zur Kontrolle angeboten werden. Über zwei komfortable Schaltflächen können wir uns nun entscheiden, ob wir eine Änderung annehmen oder ablehnen wollen. Word erkennt nicht nur eingefügte oder gelöschte Textpassagen, sondern auch Formatänderungen wie Schriftart und Größe, Ausrichtung und Zeilenabstände. Dies hilft uns, alle Änderungen auf Komma und Punkt genau zu erkennen.

Tipp Nr. 3

Excel – Eine Liste nach Farben sortieren

In einer langen Excel-Tabelle sollen bestimmte Zeilen von uns bearbeitet werden. Diese sind mit einer gelben Füllfarbe hervorgehoben. Beim Scrollen stellen wir aber fest, dass die Tabelle viel zu lang ist, um zuverlässig alle gelben Zeilen finden zu können. Zu groß ist das Risiko, eine Zeile zu übersehen und am Ende falsche Zahlen zu liefern. Wie schön wäre es, alle markierten Zeilen gemeinsam auf dem Schirm zu haben. Hier hilft ein einfacher Trick.

Im Register „Daten“ finden wir etwa in der Mitte des Menübands den Befehl „Sortieren“, der ein Dialogfenster öffnet, in dem wir verschiedene Sortierkriterien festlegen können. Unter „Sortieren nach“ stellen wir die Spalte ein, in der die Füllfarbe vorkommt. Wurde die ganze Zeile gelb markiert, dann können wir hier die erste Spalte der Tabelle angeben. Unter „Sortieren nach“ wechseln wir auf den Eintrag „Zellfarbe“, dadurch entsteht ein Auswahlmenü, in welchem wir die Farbe Gelb auswählen und oben platzieren. Fertig. Nach einem beherzten Klick auf „Ok“ wird unsere Tabelle umsortiert, und alle gelb hinterlegten Zeilen nach oben gebracht. Auch bei sehr langen Tabellen können wir nun sicher sein, keinen Eintrag zu übersehen. Und das Mausrad wird auch geschont!

Weitere gute Tipps für Microsoft Office gibt IT-Trainer Andreas Pfister beim NWB Praxisforum für Steuerfachangestellte am 12. Oktober 2020 in Frankfurt am Main!

Hier können Sie mehr erfahren und sich eine Teilnahme sichern!

NWB, Steuer, Steuerfachangestellte
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