Streitthema Verfahrensdokumentation

Im Mittelpunkt stehen dabei immer wieder folgende Fragen:

• Aus welchen gesetzlichen Vorschriften leitet die Finanzverwaltung die Pflicht zur Vorlage einer Verfahrensdokumentation ab?
• Welche Inhalte muss eine „richtige“ Verfahrensdokumentation bereitstellen und welchen Umfang muss sie haben?
• Welche Konsequenzen ergeben sich aus einer unvollständigen bzw. fehlenden Verfahrensdokumentation?

Was ist eigentlich eine Verfahrensdokumentation?

Eine konkrete Definition von Verfahrensdokumentation findet sich weder im HGB noch in der AO noch in anderen Steuergesetzen. Auch die GoBD beinhalten keine konkrete Definition, sondern lediglich eine Umschreibung des Begriffs. Danach sollen Verfahrensdokumentationen den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten, von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, das eindeutige Wiederfinden und die maschinellen Auswertbarkeit bis zu der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion beschreiben.

Wenn es aber keine gesetzliche Definition gibt – aus welchen Vorschriften lässt sich dann die Pflicht zur Vorlage einer Verfahrensdokumentation ableiten?

Gesetzliche Fundstellen

Die Finanzverwaltung leitet die Pflicht zur Vorlage einer Verfahrensdokumentation aus § 145 Abs. 1 AO ab; danach muss die Buchführung so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann und dass sich die Geschäftsvorfälle von der Entstehung bis zur Abwicklung nachvollziehen lassen. Dies sei nur möglich, wenn eine Verfahrensdokumentation vorliegt. Bei genauer Betrachtung der gesetzlichen Vorschriften lässt sich feststellen, dass der Begriff „Verfahrensdokumentation“ dort nicht expressis verbis genannt wird. Der Gesetzestext ist diesbezüglich sehr allgemein gehalten.

Was sind die Inhalte einer Verfahrensdokumentation?

Die vorgenannte gesetzliche Vorschrift enthält außerdem keinerlei Vorgaben dazu, welche Inhalte in einer „richtigen“ Verfahrensdokumentation enthalten sein sollten, und insbesondere nicht dazu, welche explizit enthalten sein müssen.

Klar und für jedermann nachvollziehbar ist, dass die Bedienungsfunktionen und Programmierungen der DV-Systeme, die genutzt werden, offengelegt werden müssen, denn nur so können die Betriebsprüfer*innen nachvollziehen, wie Geschäftsvorfälle aufgezeichnet, unveränderbar gespeichert und revisionssicher archiviert werden.

Nach den GoBD soll eine Verfahrensdokumentation aus den folgenden Positionen bestehen:

• a) allgemeine Beschreibung
• b) Anwenderdokumentation
• c) technische Systemdokumentation
• d) Betriebsdokumentation

Hinsichtlich der Bestandteile b) und c) sind Steuerpflichtige auf die Hersteller*innen/Administrator*innen der DV-Systeme angewiesen. Nur in Bezug auf die betriebsbezogenen Angaben zu a) und d) sind sie selbst gefordert, wobei man die Frage stellen muss, ob in diesen Fällen nicht auch eine mündliche Darstellung ihres Unternehmens und der dortigen Abläufe zulässig ist.

Lesen Sie hier einen ausführlichen Beitrag von Diplom-Finanzwirt Tobias Teutemacher.

Autor

Diplom-Finanzwirt (FH)
Tobias Teutemacher
Finanzbeamter
Fachbuchautor (Handbuch der Kassenführung, Praxis GobD)