Die Gestellung einer Bahncard durch den Arbeitgeber

Geldwerter Vorteil oder nicht? Die Gestellung einer Bahncard durch den Arbeitgeber könnte für eine Außenprüfung eine mögliche Angriffsfläche bieten. Nicht selten sorgen rein formale Faktoren für die Begründung einer ungewollten Steuerpflicht.

Die Gestellung einer Bahncard durch den Arbeitgeber

Es gibt diverse Varianten der Bahncard und gleichermaßen viele Möglichkeiten für einen Arbeitgeber, diese für die Zwecke seines Unternehmens einzusetzen. Die Gestellung der Bahncard an die Arbeitnehmer kann sich über die rein berufliche Sphäre bis hin zu einer Überlassung zur ausschließlich privaten Verwendung erstrecken. Die Realität wird sich in der täglichen Praxis dazwischen abspielen, nämlich in der Gewährung zur beruflichen und privaten Nutzung durch die Arbeitnehmer. Die steuerlichen Aspekte der unterschiedlichen Bahncard-Überlassungen werden unter Würdigung der bestehenden Dokumentations- und Nachweispflichten sowie der aktuellen Verwaltungsauffassung aufgezeigt.

Bereicherung des Arbeitnehmers

Wird dem Arbeitnehmer die Bahncard auch zur privaten Nutzung überlassen, stellt der objektive Nutzungsvorteil durch mögliche Ersparnisse im Privatbereich einen geldwerten Vorteil i. S. des § 8 Abs. 2 Satz 1 EStG dar. Die Höhe des Vorteils ist naturgemäß auf die Kosten der Bahncard beschränkt. Indes muss dieser Vorteil nicht steuerpflichtig sein.

Die Gesamtersparnis

Die Frage der Steuerpflicht wird regelmäßig an der (möglichen) Gesamtersparnis des Arbeitgebers festzumachen sein. Wenn der Arbeitgeber durch die Anschaffung der Bahncard einschließlich der reduzierten Ticketkosten weniger zahlen muss als er ansonsten für die Reisekosten seiner Arbeitnehmer hätte aufwenden müssen, ist die Bahncard-Gestellung allgemein betrieblich veranlasst und führt mithin nicht zu steuerpflichtigem Arbeitslohn. In derartigen Konstellationen mangelt es letztlich an der Absicht des Arbeitgebers, seine Arbeitnehmer zu bereichern – vielmehr steht die Kostenersparnis des Arbeitgebers im Vordergrund.

Die Prognose als zentraler Faktor

Zu Beginn der Laufzeit einer Bahncard hat der Arbeitgeber aus Sicht der Verwaltung zunächst eine Prognose dahingehend abzugeben, ob eine Gesamtersparnis voraussichtlich erzielt oder verfehlt wird. Im Fall der prognostizierten Vollamortisation kann die Gewährung der Bahncard zunächst steuerfrei erfolgen. Stellt sich bei der Überprüfung der Prognose im Nachhinein heraus, dass diese aus unvorhersehbaren Gründen nicht eingehalten werden konnte, verbleibt es bei der ursprünglichen allgemein betrieblichen Veranlassung und somit bei einer Steuerfreiheit. Sofern eine Gesamtersparnis voraussichtlich nicht erreicht wird, ist die Gestellung nach dem Dafürhalten der Finanzverwaltung zunächst voll steuerpflichtig. Im weiteren Verlauf dürfen sodann aus Vereinfachungsgründen die jeweils erzielten Ersparnisse im Rahmen beruflich veranlasster Auswärtstätigkeiten als Korrekturposten zur vollumfänglichen Steuerpflicht bis zur Höhe der Kosten der Bahncard steuerfrei erstattet werden.

Vorsteuerabzug

Wird die Bahncard aus allgemein betrieblicher Veranlassung durch den Arbeitgeber angeschafft, kann er den Vorsteuerabzug bei Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung unter Nennung des Arbeitgebers als Leistungsempfänger in Anspruch nehmen. Im Fall weiterer Veranlassungen können sich anderweitige Folgen ergeben.