Daten richtig sichern – eine Anleitung

Egal ob er auf das Konto von Viren, eines Wasserschadens oder eines Benutzerfehlers geht: Ein Datenverlust ist für Kanzleien der Super-GAU – und kann neben einem Imageverlust auch handfeste Schadenersatzforderungen nach sich ziehen. Umso wichtiger ist es, Daten von vorneherein richtig zu sichern.

Lokal- und Cloudsicherung – eine gute Kombination

Keine Frage, die lokale Datensicherung gehört in Kanzleien zum Standard und wird schon lange praktiziert. Neben der Sicherung auf der Festplatte wird in der Regel auch eine Kopie auf externen Datenträgern angelegt. Das Problem: Gegen Diebstahl, Wasserschäden oder Überspannungen sind auch externe Festplatten nicht geschützt. Wer sensible Daten ausschließlich auf diese Weise sichert, verletzt daher vermutlich die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB). Immerhin besagen diese, dass Daten sicher vor Verlust, Veränderung und Verfälschung aufbewahrt werden müssen.

Da Cloud-Backups unkompliziert durchführbar sind, drängen sie sich als Ergänzung zur lokalen Datenspeicherung geradezu auf. Einmal eingerichtet, können Daten in Sekundenschnelle gesichert werden. Auf Wunsch auch automatisch. Einzige Voraussetzung: eine schnelle und stabile Internetverbindung.

Daten in der Cloud sichern: Darauf kommt es an

Gerade bei der Sicherung sensibler Daten in der Cloud schwingen bei vielen Kanzleien noch Ängste mit. Immerhin werden entsprechende Daten in fremde Hände gelegt – und entziehen sich damit der eigenen Kontrolle. Kann das wirklich sicher sein? Ja. Und zwar deutlich sicherer als eine lokale Speicherung. Dafür sorgen die Infrastruktur und das Know-how entsprechender Anbieter und strenge Datenschutzrichtlinien. Auf einige Punkte sollten Sie bei der Wahl Ihres Cloud-Anbieters dennoch achten:

  • Das Rechenzentrum befindet sich in Deutschland.
  • Ein mehrstufiges Sicherheitssystem schließt einen unbefugten Zugriff aus.
  • Alle Daten werden frühzeitig verschlüsselt.
  • Der Anbieter kann Zertifikate zur Cloud-Sicherheit nachweisen.
  • Das Rechenzentrum verfügt über eine separate Energieversorgung, um einen Datenverlust bei Ausfall der regulären Energieversorgung zu verhindern.

Übertriebene Ängste vor schwarzen Schafen müssen Sie nicht haben. Die große Mehrheit der Anbieter von Cloud-Lösungen erfüllt die entsprechenden Punkte – und weist auch prominent darauf hin.

Kanzleipakete, NWB, NWB Verlag, PRO
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