Die ALPEN Methode: bewusster Umgang mit der Zeit

Zeitmanagement ist für Kaufleute im Büro immer ein aktuelles Thema. Fast alle Aufgaben sind dringend und müssen in immer kürzerer Zeit erledigt werden. Um die tägliche Arbeitsmenge zu bewältigen gibt es folgende Möglichkeiten: 1) Länger arbeiten, um alles zu erledigen, 2) Nur die wichtigen Arbeiten erledigen, das andere bleibt liegen, 3) Das Personal aufstocken, neue Mitarbeiter einstellen, 4) Schneller arbeiten und zum „Tempoholiker“ werden.

Planung nach der ALPEN-Methode

Zeitmanagement bedeutet, einen realistischen Arbeitsplan zu haben und sich nicht permanent zu überfordern. Das heißt nicht schneller, mehr oder länger zu arbeiten, sondern die Zeit optimal zu nutzen, effizient zu arbeiten. Viele arbeiten nach dem „Spaßprinzip“: Arbeiten, die man gerne macht, beanspruchen einen viel größeren Zeitanteil, an seinen Lieblingsarbeiten hält man sich gerne länger auf. Es ist durchaus verständlich, dass das, was Spaß macht, gleich erledigt wird und man sich dafür viel Zeit nimmt. Ist das aber richtig?

Voraussetzung für die Arbeitsplanung sind die Prioritäten. Es müssen Entscheidungen über die Vorrangigkeit unter den Aufgaben getroffen werden, eine entsprechende Prioritätenliste zu erstellen und sich auch daran zu halten. Die eiligen und wichtigen Arbeiten gehören zur A-Priorität und müssen sofort erledigt werden, auch wenn sie viel mehr Zeit beanspruchen. B-Prioritäten sind Arbeiten, die entweder wichtig oder eilig sind. C-Prioritäten sind weder eilig noch wichtig und können später erledigt oder sogar delegiert werden.

Das Problem dabei: aus welcher Perspektive sieht man Prioritäten. Aus der eigenen Sicht? Aus Sicht des Kunden? Oder des Vorgesetzten? Der Einstieg in die Einteilung nach Prioritäten ist nicht leicht, hat man die Umstellung hinter sich und eine gewisse Gewöhnung, will man nicht mehr darauf verzichten. Es hat sich bewährt das Team zu überzeugen, dass unterschiedliche Prioritäten zu berücksichtigen sind und nicht etwas erledigt wird, weil jemand drängt.

Arbeiten die eine hohe Konzentration erfordern, plant man am besten im Leistungshoch, meist ist das am Vormittag. Routinearbeiten, die leicht von der Hand gehen, werden nicht in dieser Zeit erledigt.

Wenn man den Arbeitstag zu vollpackt und in Terminnot kommt, entsteht Frust und es wird auf weitere Planung verzichtet. Um das zu verhindern, gibt es im Zeitmanagement die ALPEN-Methode. Die Umsetzung hierfür erfordert nach einiger Übung nicht mehr als ca. fünf bis zehn Minuten am Tag.

Die ALPEN-Methode
A Arbeiten nach Prioritäten „wichtig“ und/oder „eilig“ einteilen
L Länge der Tätigkeiten schätzen und notieren
P Pufferzeiten für Unvorhergesehenes planen
E Einheiten planen, gleichartige Arbeiten zusammenlegen
N Nein sagen, Unterbrechungen ablehnen können

Durch diese Methode kann man über die eigene Zeit herrschen, statt von anderen beherrscht zu werden. Es sind immer nur drei oder vier Minuten pro Stunde, die man durch Nachlässigkeit „vertrödelt“ oder sich von Zeitdieben stehlen lässt. Das macht am Tagesende etwa eine halbe Stunde aus. Weil das nicht groß auffällt, weil es nicht weh tut, unternimmt man nichts dagegen. Und jammert lieber über Zeitnot, Stress und viel Arbeit.

Man muss auch mal „Nein“ sagen können, wenn Kunden einen Eiltermin verlangen, wenn eine zusätzliche Arbeit außerhalb des Plans „dazwischen geschoben“ werden soll. Zustimmen ist meist leichter als absagen. Einen Kundenwunsch zu erfüllen, geht einfacher als einen Wunsch ab zu lehnen. Wer fürchtet, das Wohlwollen eines Kunden zu verlieren, wird ausgenutzt. Wer es verlernt hat, nein zu sagen, kann nichts mehr durchsetzen. Wenn man eine Absage überzeugend begründet, gibt es keinen Grund dafür, sie später zu bereuen. Es sei denn, man will „everybodys darling“ sein.

Den ausführlichen Beitrag finden Sie in der NWB Datenbank unter KIEHL MAAAH-45962 .

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