Kolumne | Die Digitalisierung der Steuerbranche mit dem Holzhammer

Seit einigen Wochen ist alles anders. Die unvorhersehbare Pandemie hat so ziemlich alles bzgl. Digitalisierungsgeschwindigkeit verändert. Auf einmal unterhalten sich Großmütter mit den Enkeln via Videokonferenz. Home-Office Arbeitsplätze werden eingerichtet von Arbeitgebern, die dieses nicht für sinnvoll hielten. Und in der Steuerbranche ist das digitale, gemeinsame Arbeiten ohne Medienbrüche zwischen Mitarbeitern bis hin zum Mandanten wichtiger denn je. Auf einmal geht es. Ohne Wenn und Aber.

Dass nun die Digitalisierung so krass mit dem Holzhammer kommt, damit habe ich natürlich auch nicht gerechnet. Doch egal ob Kanzleien es möchten oder nicht: Jetzt muss sich jede Kanzlei mit der Veränderung auseinandersetzen.

Bereits vor Corona hat die Steuerbranche in den letzten zwei Jahren bzgl. Innovation und Digitalisierung dermaßen an Geschwindigkeit aufgenommen. Es ist für viele kleinere Kanzleien kaum noch möglich, die Veränderungen fundiert in die eigene Kanzlei integrieren zu können, um am Puls der Zeit zu sein.

Genau deshalb sollten Kanzleien jetzt nicht in einen falschen Aktionismus verfallen. Die digitale Transformation sollte in drei Phasen stattfinden:

Phase 1: Liquidität und erste Hilfe bei Mandanten

Viele Kanzleien haben in den vergangenen Wochen kaum etwas anderes machen können, als sich mit Themen wie Kurzarbeitergeld, Förderungen, Stundungen und Kreditanträge zu beschäftigen. Mit Mandanten Möglichkeiten durchspielen und die tagesaktuellen Beschlüsse der Bundesregierung gezielt zu kommunizieren, das prägten viele anstrengende Tage.

In dieser Phase heißt es: Never touch a running system. Es sollten keine großartigen Veränderungen durchgeführt werden. Dieses würde zu zusätzlichem Stress der Mitarbeiter führen und die Veränderungen werden mit negativen Erlebnissen assoziiert.

Wenn man bedenkt, dass ca. 60 % der Digitalprojekte am aktiven Widerstand der Mitarbeiter scheitern, sollte jedem Inhaber klar sein, dass es bessere Zeitpunkte gibt, um die Digitalisierung umzusetzen.

Phase 2: Innovative und kreative Maßnahmen planen und umsetzen

Corona hat sich schnell verbreitet und unser Leben verändert. Es wird allerdings lange dauern, bis wir uns daran gewöhnt haben, mit Corona zu leben. Uns wird bewusst, dass der Spuk noch lange nicht vorbei ist.

Das wird auch den Mandanten klar. Viele müssen in den nächsten Monaten hohe Verluste hinnehmen. Die Rücklagen und Reserven gehen schnell zu Neige und bei vielen Selbstständigen und Unternehmern droht eine Insolvenz.

Ob in den nächsten Monaten das öffentliche Leben wieder wie vor Corona stattfinden wird, ist mehr als unwahrscheinlich. Großveranstaltungen, Konzerte, volle Kneipen, große Stadtfeste – all das wird in diesem Jahr voraussichtlich ausfallen. Verschiedenste Mandantengruppen müssen daher irgendwie diese Monate überstehen.

Wichtig ist, dass die Steuerberater den Mandanten in dieser Zeit neue Wege aufzeigen. Durch neu Ideen und kreative Maßnahmen entstehen neue Wertschöpfungen.

Gastronomen sollten sich mehr damit beschäftigen, Speisen außer Haus anzubieten. Hotels können Zimmer für Home-Office Gäste bereitstellen. Fahrlehrer bieten den Unterricht via Videokonferenzen an und Yoga-Schulen zeichnen komplette Unterrichtsreihen als Videokurs auf.

Viele Branchen im Handel und im Dienstleistungssektor werden auch mit neuen Ideen die Wertschöpfung nicht komplett auffangen können. Doch die, die neue Wege gehen, werden einen längeren Atem haben als andere Marktbegleiter. Ein paar wenige werden sicher neue Geschäftsfelder entdecken, die höhere Einnahmen generieren als vor der Krise. Doch ich bin kein Utopist. Das wird die Minderheit sein.

Als Steuerberater sollte man den Mandanten Mut machen, diese neuen Wege zu gehen und die Komfortzone zu verlassen. Dies gilt sowohl in der Beratung hinsichtlich der Mandate, aber natürlich auch im Hinblick auf die eigene Kanzlei.

Durch die BAFA Förderung können Kanzleien beispielsweise gemeinsam mit den Mandanten neue Umsatzquellen erarbeiten und umsetzen. So kann diese Beratung zu dem entscheidenden Unterschied werden, ob gewisse Mandanten wirtschaftlich überleben werden oder nicht.

Phase 3: Die Kanzlei für die Zeit nach der Krise ausrichten

Egal wie digital und innovativ die Kanzlei vor der Krise war: Viele Dinge waren vorher für Mandanten und Mitarbeiter wahrscheinlich undenkbar.

Doch die Veränderung braucht immer zwei Faktoren: Positive Erlebnisse und Zeit. Nun haben Mitarbeiter in vielen Kanzleien erlebt, dass sie mehrere Wochen im Home Office arbeiten können und die Löhne und Fibus trotzdem fristgerecht fertig werden.

Mandanten, die vorher nicht zu überzeugen waren, die Belege digital zu übermitteln machen dieses nun. Handakten und Pendelordner verschwinden fast wie automatisch aus dem Kanzleialltag.

Auch wenn diese veränderten Bedingungen nicht geplant waren, vieles davon hält nun Einzug und die größten Digitalisierungskritiker merken, dass ohne Digitalisierung eine Zukunft der Kanzlei nicht mehr denkbar ist.

Daher ist es wichtig, diesen „Spirit“ der Mitarbeiter und Mandanten aufzunehmen und in den nächsten Monaten die Kanzlei komplett digital aufzustellen.

In der Zukunft wird es vielleicht häufiger wichtig sein, eine gewisse Resilienz gegen unvorhersehbare Ereignisse zu besitzen. Eine gewisse Flexibilität der Arbeitsbedingungen vorzuhalten und eine positive Grundstimmung im Kanzleiteam gegenüber Veränderungen zu erhalten.

Doch wie fange ich nun die digitale Zukunft an in der eigenen Kanzlei?

Dazu mehr im nächsten Artikel, wenn es um den 5P Digitalisierungs-Mix für Steuerkanzleien geht, durch den jeder Kanzleiinhaber Schritt-für-Schritt eine Strategie für die Kanzlei erarbeiten kann um zu den Gewinnern im digitalen Wandel zu werden.

Bleibt gesund und positiv gestimmt

Daniel Terwersche

 


Daniel Terwersche ist Gründer und Geschäftsführer der Kanzleistratege GmbH. Das Unternehmen coacht und berät Kanzleiinhaber, sodass diese den ihren digitalen Wandel erfolgreich gestalten.

Bereits seit 1997 ist Daniel in der IT-Branche unterwegs. Mit 26 Jahren entschied er sich, unternehmerisch tätig zu werden und gründete erst eine Online-Werbeagentur und einige Jahre später ein App-Entwicklungs-Unternehmen mit dem Schwerpunkt auf mobile Lösungen im B2B-Markt. Nebenher war er in den letzten Jahren als Analyst tätig und baute in den letzten zwei Jahren als Digitalberater die Kanzleistratege GmbH auf.

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