Digitalisierung Ihrer Kanzlei praktisch umsetzen – in 7 Schritten

Die Digitalisierung mag in aller Munde sein, bei der praktischen Umsetzung hapert es jedoch in vielen Kanzleien. Allzu oft bleiben Digitalisierungsversuche auf einzelne Bereiche begrenzt und lassen eine langfristige Strategie vermissen.

Mit der nötigen Struktur dagegen lässt sich die digitale Transformation durchaus effektiv vorantreiben. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Kanzlei in die digitale Zukunft führen – Schritt für Schritt.

1. Strategieentwicklung

Die vollständige Digitalisierung einer Kanzlei ist ein langwieriger Prozess. Gerade zu Beginn ist nicht immer klar, wo sinnvollerweise mit der digitalen Transformation begonnen werden sollte. Es lohnt sich daher, zunächst eine Ist-Analyse durchzuführen und Bereiche zu identifizieren, die ohne großen Aufwand – aber mit viel Mehrwert – digitalisiert werden können. Auf dieser Basis kann eine Strategie entworfen werden, die Schritt für Schritt die Digitalisierung weiterer Bereiche vorsieht.

2. Eigene Buchhaltung digitalisieren

Sofern nicht bereits geschehen, ist es in der Regel am sinnvollsten, zunächst die internen Buchhaltungsprozesse zu digitalisieren. Auch dabei sollte mit den Prozessen begonnen werden, die sich mit geringem Aufwand und hohem Nutzen digitalisieren lassen. Einerseits lassen sich hier langfristig wertvolle Ressourcen einsparen. Andererseits sammeln Sie wertvolle Praxiserfahrung, die Sie für die nächsten Schritte dringend benötigen.  

3. Experten mit einbeziehen

Zögern Sie nicht externe Digitalisierungsexperten mit an Bord zu holen, wenn Sie feststellen, dass die Digitalumstellung in einigen Bereichen hakt. Entsprechende Dienstleister sind geübt darin, Unternehmen und Kanzleien unterschiedlichster Größe und Branchen fit für die digitale Zukunft zu machen. Die entstehenden Kosten werden durch eine wesentlich schnellere Digitalisierung aufgewogen.

4. Mitarbeiter schulen

Sind die ersten digitalen Abläufe erfolgreich getestet, können sie etabliert werden. Hierzu ist es dringend notwendig, sämtlichen Mitarbeitern die nötigen Kompetenzen an die Hand zu geben. Gerade für kompliziertere Prozesse und erklärungsbedürftige Software ist eine Mitarbeiterschulung daher unabdingbar. Unter Umständen lohnt es sich, auch hierbei externe Hilfe in Anspruch zu nehmen.

5. Mandanten an Bord holen

Sind die internen Buchhaltungsprozesse digitalisiert, können Sie damit beginnen, erste Mandanten von den Vorzügen einer digitalen Buchhaltung zu überzeugen.

  • Wählen Sie Mandanten überschaubarer Größe, deren interne Abläufe Sie bereits gut kennen.
  • Bereiten Sie sich gründlich auf eine mögliche Digitalisierung Ihres Mandanten vor. Spielen Sie Abläufe und mögliche Hürden intern durch, bevor Sie an den entsprechenden Mandanten herantreten.
  • Bieten Sie die Hilfestellung bei der Digitalisierung zunächst nur langjährigen Mandanten an, von denen Sie wissen, dass Sie auch den einen oder anderen Fehler verzeihen.

Sie werden schnell merken: Sind die ersten Mandanten beim Thema digitale Buchhaltung mit an Bord, optimieren sich Ihre Prozesse in rasanter Geschwindigkeit – und es bleibt am Ende mehr Zeit, für eine intensivere Beratung übrig.

6. Digitalisierung ausweiten

Weiten Sie die Digitalisierung – sowohl in Ihrer Kanzlei als auch bei Ihren Mandanten – sukzessive aus. Intern bieten neben der Buchhaltung beispielsweise auch Bereiche wie Recruiting oder Kanzleimarketing erhebliches Digitalisierungspotenzial. Im Laufe der Jahre entwickeln Sie sich auf diese Weise zu echten Digitalisierungsexperten – und erlangen wertvolles Know-how, das Sie auch an Ihre Mandanten weitertragen können.

7. Evaluieren und optimieren

Die Digitalisierung ist ein fortlaufender Prozess. Im Laufe der Zeit kristallisiert sich heraus, welche Abläufe bereits reibungslos laufen und welche Prozesse weiteres Optimierungspotenzial aufweisen. Unter Umständen ermöglichen auch neue Tools eine noch effizientere technische Umsetzung digitaler Prozesse. Es empfiehlt sich daher, Digitalisierungsfortschritte regelmäßig zu evaluieren und gegebenenfalls nachzusteuern.

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