Digitalisierung in der Steuerberatung? Nicht ohne die passende Hardware
Eine Entwicklung, die insbesondere der zunehmenden Vielfalt an vergleichsweise günstigen und intuitiv bedienbaren Software-Produkten geschuldet ist. Leider steht diesem insgesamt begrüßenswertem Trend in so mancher Kanzlei der Unwille zur Anschaffung aktueller Hardware entgegen.
Hard- und Software gehen Hand in Hand
Zugegeben, die Anschaffung neuer Laptops und sonstiger Hardware-Produkte fällt kostentechnisch meist deutlich stärker ins Gewicht als die flexible On-Demand-Nutzung diverser Software. Und auch die oft niedrigen System-Voraussetzungen vieler Software-Produkte und digitaler Tools scheinen hardwareseitige Kosteneinsparungen zu rechtfertigen. Zumindest auf den ersten Blick. Kanzleien, die das Projekt Digitalisierung ernsthaft angehen, merken schnell: Ein großer Teil der zeit- und ressourcensparenden Effekte der eingesetzten Software verpufft ohne die passende Hardware. Umso wichtiger ist es, die Anschaffung passender Hardware-Produkte möglichst schnell in Angriff zu nehmen.
Must-have Hardware für den digitalen Kanzlei-Alltag
Vom Laptop über die Telefonanlage bis zum richtigen Scanner – der digitale Kanzlei-Alltag kommt nicht ohne passende Hardware aus. Wir zeigen Ihnen, welche Produkte unabdingbar sind und welche Überlegungen Sie bei deren Anschaffung berücksichtigen sollten.
Die Basics – Laptop und PC
Ein mobiler Arbeitslaptop ist, gerade für sporadische Mandantenbesuchen, unabdingbar. Für das Gros der Mitarbeitenden in Steuerkanzleien bleibt er dennoch nur Ergänzung zum stationären PC-Arbeitsplatz. Schon alleine, weil Compliance-Richtlinien, sehr sensible Mandanten-Daten oder Mandantenwünsche, eine Bearbeitung innerhalb der Kanzlei-Räumlichkeiten zumindest nahelegen. Die Mindestvoraussetzung sowohl für den stationären PC als auch den genutzten Laptop: Sämtliche eingesetzten (oder vermutlich künftig genutzten) Software-Produkte müssen reibungslos funktionieren. Insbesondere bei PCs und Laptops unterschiedlicher Hersteller und Herstellungsdaten ist dabei auch die (Auf- und Abwärts-)Kompatibilität zu berücksichtigen.
Ebenfalls gut zu wissen: Für einen produktiven Arbeitsalltag benötigen Mitarbeiter unbedingt einen zweiten – hochwertigen, drehbaren und ausreichend großen – Monitor. Anderenfalls lassen sich viele Aufgaben nur mühsam erledigen. Das gilt insbesondere für die Belegbuchung.
VoIP: Wie Telefonanlage und Smartphone ineinandergreifen
Die meisten Mandanten wünschen sich eine zuverlässige Erreichbarkeit Ihres Steuerberaters – unter einer Telefonnummer. Der einfachste Weg, dies sowohl im Büro, im Homeoffice als auch unterwegs via Smartphone zu gewährleisten ist Voice-over-IP (VoIP). Die Umstellung auf eine VoIP-fähige Telefonanlage ist für einen niedrigen bis mittleren vierstelligen Betrag möglich. Insbesondere für Kanzleien, die – etwa im Zuge der Corona-Pandemie – einen klaren Trend zum Homeoffice und zum mobilen Arbeiten verzeichnen, sind VoIP-Telefonanlagen eine sehr lohnenswerte Investition. Einzige Voraussetzung: eine stabile Internetverbindung mit ausreichend großer Bandbreite. Diese sollte in Kanzleien, die die digitale Transformation ernstnehmen, aber ohnehin vorhanden sind.
Smarte Scanner befeuern die Digitalisierung
Neben einem leistungsfähigen Drucker benötigen Kanzleien einen Dokumentenscanner, der in der Lage ist, ganze Ordner in kurzer Zeit zu verarbeiten. Mit einem steigenden Digitalisierungsgrad werden die Geräte zunehmend unverzichtbar. Gute Smart-Scan-Lösungen
- nutzen moderne Software, um Scan-Prozesse zu optimieren,
- können unterschiedliche Dokumenten-Typen verarbeiten,
- verfügen über eine technisch geprüfte DATEV-Schnittstelle,
- erlauben eine übersichtliche Mandantenzuordnung,
- lassen sich ohne weitreichende EDV-Kenntnisse bedienen,
- arbeiten schnell und
- erlauben eine individuelle Anpassung für einen optimalen Workflow.
Entsprechende Scanner-Lösungen sind nicht günstig, aber im Regelfall ihren Preis Wert.
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