Homeoffice in der Steuerberatung: Die 5 größten Fallstricke – und wie Sie ihnen begegnen

Wir zeigen Ihnen, welche Stolperfallen die Arbeit im Homeoffice birgt – und wie Sie diesen aus dem Weg gehen.

1.) Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser?

Kanzleien, die ihren Mitarbeitern Homeoffice ermöglichen, müssen zunächst einen gewissen Vertrauensvorschuss leisten. Immerhin ist eine Kontrolle der tatsächlichen Arbeitszeit und -leistung bestenfalls noch bedingt möglich. Diese Unsicherheit kann so manchem selbstständigen Steuerberater schlaflose Nächte bereiten und ein nervenzehrendes Gedankenkarussell in Gang setzen. Was, wenn die Produktivität im Homeoffice signifikant nachlässt? Wie soll unter diesen Umständen noch das krisenbedingt gesteigerte Informationsbedürfnis der Mandanten und der damit verbundene Mehraufwand geschultert werden? Könnten sich wichtige Kunden in der Folge anderweitig orientieren und meine Kanzlei in wirtschaftlich unsicheres Fahrwasser geraten?

Jetzt hilft nur noch, einen Schritt zurückzutreten und nüchtern die Fakten zu betrachten. Denn die sind, was das Thema Homeoffice angeht, durchaus beruhigend. Schon 2018 zeigte eine zweijährige Studie der renommierten US-amerikanischen Stanford-Universität, dass Homeoffice, entgegen der Befürchtung von so manchem Arbeitgeber, sogar zu einer Steigerung der Produktivität führt. Ganz nebenbei sorgt die Heimarbeit auch noch für eine höhere Arbeitszufriedenheit und eine bessere Work-Life-Balance – und ist damit ein Modell, das auch für die Zeit nach der COVID-19-Pandemie interessant bleibt.

2.) Arbeitszeit: Nur klare Regelungen schaffen Rechtssicherheit

Das Thema Arbeitszeit ist eines der größten Fallstricke, die rund um Homeoffice-Vereinbarungen lauern. Wer hier keine klaren Regelungen festhält, läuft Gefahr, gleich mehrere Problemfelder zu schaffen. So kann alleine das Gefühl der ständigen Erreichbarkeit – warum nicht am späten Abend noch schnell die E-Mail vom Chef beantworten? – einen erheblichen psychischen Druck auf die Mitarbeiter ausüben und das Burnout-Risiko steigern. Die derzeitigen coronabedingten Ausgangsbeschränkungen verschärfen dieses Problem noch. Mangels Alternativen sitzt so mancher Arbeitnehmer schon früh morgens am häuslichen Schreibtisch, stimmt sich aber trotzdem noch am Abend mit einem Mandanten oder Kollegen ab. Das kann auch arbeitsrechtliche Folgen haben. Immerhin schreibt der Gesetzgeber zwischen zwei Arbeitstagen eine Ruhezeit von mindestens elf Stunden vor.

Besser ist es daher, Kernarbeitszeiten und Erreichbarkeiten in Absprache mit dem jeweiligen Angestellten klar zu definieren. Allerdings spricht nichts dagegen, zumindest einen Teil der Arbeitszeit flexibel zu gestalten. Für die Erfassung der Arbeitszeiten ist der Arbeitnehmer dabei selbst verantwortlich

3.) Datenschutz und Datensicherheit: Verschlüsselung ist Pflicht

Darüber hinaus wirft die Arbeit im Homeoffice auch datenschutzrechtliche Fragen auf. Insbesondere die folgenden Punkte sollten Steuerkanzleien gewährleisten:

• Mit einer VPN-Verbindung greifen Mitarbeiter sicher auf das Firmennetzwerk zu. Cloud-Lösungen bieten entsprechende Funktionen in der Regel von Haus aus.
• Die Einführung einer Zwei-Faktor-Authentifizierung zur Identitätsfeststellung – etwa eine Kombination aus Passwort und Handy – erhöht die Datensicherheit zusätzlich.
• Daten sollten nicht lokal, sondern auf einem zentralen Server eines DSGVO-konformen Cloud-Anbieters gespeichert werden.
• Eine Sensibilisierung der Mitarbeiter auf datensicherheitsrelevante Aspekte – insbesondere der Aktualität von Virenscannern und Firewalls – ist dringend ratsam.

4.) Hard- und Software: Kanzleien sollten für Ausstattung sorgen

Vom Smartphone über den Laptop bis hin zur eingesetzten Software: Steuerkanzleien müssen ihre Mitarbeiter auch im Homeoffice mit adäquater Hard- und Software ausstatten. Die Ausgabe von Firmenlaptops und -smartphones ist dabei nicht nur wegen möglichen Einstellungen, die die berufliche Nutzung gewährleisten, sinnvoll. Auch die mentale Trennung von Berufs- und Arbeitsleben, die im Homeoffice allzu schnell verwischt, fällt auf diese Weise leichter.

5.) Homeoffice-Vereinbarung klar und überschaubar gestalten

Gerade zeitkritische Homeoffice-Vereinbarungen, wie sie derzeit von der Coronakrise befeuert werden, werden gerne per Handschlag besiegelt. Dennoch sollten Kanzleien entsprechende Vereinbarungen jetzt möglichst zeitnah auch vertraglich regeln. Anderenfalls kann es im Nachgang schnell zu Unklarheiten und unnötigen Reibungen im Arbeitsprozess kommen. In jedem Fall sollte eine Homeoffice-Vereinbarung folgende Punkte klären:

• Kernarbeitszeiten und Erreichbarkeit
• Pausenzeiten
• Art der Arbeitszeiterfassung
• Zulässigkeit und Umfang vergüteter Überstunden
• Kostenübernahme (insb. Telefon & Internet, IT-Infrastruktur, Hard- und Software)

Gut zu wissen: Die Arbeit im Homeoffice kann problemlos in Form einer separaten Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag geregelt werden. Diese darf und soll überschaubar und verständlich ausfallen. Ein verklausuliertes Vertragswerk ist definitiv nicht notwendig.