Pendelordner ade: Checkliste für die reibungslose Zusammenarbeit
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Automatisierte Prozesse, keine unübersichtliche Papierflut mehr, ständige Verfügbarkeit und leichte Auffindbarkeit wichtiger Unterlagen sowie erhebliche Kostensenkungen: Eine digitale Buchhaltung birgt für Mandanten viele Vorteile. Und mit unserer Checkliste verläuft auch die schwierige Umstellungsphase ohne allzu große Reibungen.
Umstellung auf digitale Buchhaltung – eine Checkliste
Ist die digitale Buchhaltung einmal etabliert, läuft in der Regel auch die Kommunikation mit dem Steuerberater deutlich einfacher. Gerade in der Umbruchsphase allerdings kommt es häufig zu Reibungen bei der Zusammenarbeit zwischen Mandant und Steuerberater. Die gute Nachricht: Durch gemeinsame Grundlagen lassen sich viele Missverständnisse von vorneherein vermeiden. Die folgende Checkliste sollten Sie daher jedem Mandanten mit auf den Weg geben.
- Beraten Sie Ihre Mandanten zu den Möglichkeiten der digitalen Buchhaltung und sensibilisieren Sie diese auf Fallstricke bei der Zusammenarbeit.
- Geben Sie Tipps zu notwendigen Hardware-Anschaffungen (z.B. Dokumentenscanner).
- Nennen Sie einen konkreten Termin, zu dem Ihre Mandanten bestimmte Unterlagen eingereicht haben müssen.
- Empfehlen Sie Ihren Mandanten eine geeignete Buchhaltungssoftware, mit der auch Sie sich gut auskennen.
- Bestehen Sie mandantenseitig auf 1 bis 2 feste Ansprechpartner, die mit der Umstellung auf die digitale Buchhaltung vertraut sind.
- Geben Sie Ihren Mandanten ein Programm bzw. eine App an die Hand, mit dem Papier-Dokumente eingescannt werden können.
- Legen Sie eine Auflösung für die Scan-Einstellungen fest.
- Legen Sie ein einheitliches Format für Dateien aus Fakturierungsprogrammen fest.
- Sammeln Sie die notwendigen Dokumente – beispielsweise in einer sicheren Cloud-Umgebung – um ein E-Mail Chaos zu verhindern.
- Vermeiden Sie Rückfragen, indem Sie ein Datum für die fertig einsehbaren Online-Auswertungen nennen.
- Sobald sich ein Prozess etabliert hat: Stellen Sie sicher, dass die genutzte Software inklusive allen vom Mandanten ggf. vorgenommenen Anpassungen den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung und Dokumentation (GoBD) entsprechen.
