Wenig Text, große Wirkung: Tipps für die optimale E-Mail-Signatur
Vieles ist verhandelbar, eine E-Mail-Signatur nicht. In der digitalen Kommunikation sollte Sie bei Steuerberatern zum absoluten Standard gehören. Umso erstaunlicher ist es, dass unvollständige, überladene oder optisch schlicht nicht ansprechende Signaturen noch immer an der Tagesordnung sind. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie bei der Erstellung Ihrer E-Mail-Signatur achten sollten.
5 Basics, die in jede Signatur gehören
Eine E-Mail-Signatur sollte so kurz wie möglich gehalten werden, sodass sämtliche wichtigen Informationen auf einen Blick erfasst werden können. Fotostrecken, biografische Details, lange Zitate oder sonstige Fließtexte haben hier nichts zu suchen. Die folgenden fünf Punkte reichen aus, um E-Mail-Empfänger mit allen nötigen Infos zu versorgen.
- Name & Titel: Nicht nur beim ersten Mail-Kontakt zwischen Kanzlei und Mandant, auch bei Urlaubsvertretungen und Co. ist Mandanten der jeweilige Ansprechpartner nicht bekannt. Name und Position in der Kanzlei sind daher ein Muss.
- Alternative Kontaktmöglichkeiten: Auch Kontaktmöglichkeiten abseits der Mail-Adresse sollten Steuerberater angeben. Das muss nicht die private Handynummer sein, die Kanzlei-Durchwahl empfiehlt sich allerdings schon.
- Social Media: Außerdem sind Links zu genutzten Social Media Accounts (z.B. XING oder LinkedIn) möglich. Hier müssen Sie keine Liste erstellen. Es genügt der (professionell genutzte) Account, mit dem Sie am aktivsten sind.
- Kanzlei-Webseite: Sofern vorhanden, sollten Sie darüber hinaus den Link zur Kanzlei-Webseite beifügen.
- Gesetzliche Anforderungen: Gerade bei Kanzleien, die internationale Mandanten betreuen, sind hinsichtlich des E-Mail-Verkehrs mitunter besondere Bedingungen zu erfüllen. Entsprechende gesetzliche Vorgaben sollten ebenfalls in der Signatur auftauchen.
E-Mail-Signaturen verbessern – mit diesen Tipps
Informationen sind die eine Seite einer guten Signatur. Eine ansprechende Optik ist die andere. Dank speziellen Online-Editoren können Sie E-Mail-Signaturen sogar ohne HTML- oder Programmierkenntnisse optisch aufwerten – und Informationen damit noch leichter zugänglich machen.
- Nutzen Sie das Corporate Design. E-Mail-Signaturen wirken deutlich professioneller, wenn Sie in Farb- und Formensprache dem Corporate Design der Kanzlei folgen. Gerade, wenn ein Mandant innerhalb der Kanzlei mehrere Ansprechpartner hat.
- Setzen Sie Eye-Catcher. Mit Fettungen, Kursivschrift oder dezenten Farbakzenten sorgen Sie dafür, dass Ihre Signatur auch ins Auge fällt. Ein kleines Porträt-Foto hat verstärkt diesen Effekt – und macht Ihre Signatur noch persönlicher.
- Bleiben Sie fokussiert. Gerade bei E-Mail-Signaturen gilt: Weniger ist mehr. Alles, was nicht der unmittelbaren Information dient, wirkt überladen – und sollte unbedingt gestrichen werden.
- Lenken Sie die Aufmerksamkeit auf besondere Anlässe. Suchen Sie etwa dringend Nachwuchskräfte oder wollen Mandanten auf eine wichtige Änderung hinweisen, dürfen Sie einen Einzeiler einfügen und ggf. entsprechend verlinken.
- Nutzen Sie Responsive Design. Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass Ihre E-Mail auf einem mobilen Endgerät gelesen wird. Die Signatur sollte daher unbedingt responsive sein, sprich sich der Größe des mobilen Geräts anpassen. Anderenfalls wird es schnell unübersichtlich.
Befolgen Sie diese Tipps, wird Ihre Signatur den beiden Kernanforderungen an sie gerecht: Sie liefert Informationen – und fällt dabei ins Auge.
