4 Tipps für das erste Video-Gespräch mit neuen Mandanten
1. Stellen Sie Ihr Team vor
Sie haben den Kontakt mit dem neuen Mandanten geknüpft. Sie haben sich in dessen Anliegen eingearbeitet. Sie haben einen Video-Termin vereinbart. Da ist es nur logisch, wenn auch Sie allein das Video-Gespräch führen, oder? Falsch! Tatsächlich verpassen Sie so die Chance, sich als Teamplayer zu präsentieren – und vermitteln Ihrem neuen Mandanten womöglich ein falsches Bild Ihrer künftigen Zusammenarbeit, das für Frust sorgen könnte. Immerhin dürften Ihre Mitarbeiter bei nicht wenigen Fragen die ersten Ansprechpartner des Mandanten sein. Nutzen Sie daher die Gelegenheit und stellen Sie Ihr Team während des ersten Video-Gesprächs schonmal kurz vor. Wichtig: Stimmen Sie die kurze Vorstellungsrunde unbedingt im Vorfeld mit Ihren Kollegen ab!
2. Geben Sie Mandanten eine virtuelle Tour
Neben den Gesichtern Ihrer Teammitglieder dürfen Sie natürlich auch einen Teil der Räumlichkeiten Ihrer Kanzlei präsentieren. Vorausgesetzt, diese versinken nicht gerade im Chaos. Schnappen Sie sich Laptop, Tablet oder Smartphone und geben Sie Ihren Mandanten eine virtuelle Tour.
Letztere darf spontan wirken, sollte aber durchaus im Vorfeld geplant sein. So könnte Ihr Weg wie zufällig durch mit Fotos fröhlicher Betriebsfeiern behängte Flure und ebenso funktional wie wohnlich eingerichtete Büroräume führen. Die subtile Message dahinter: Bei Ihnen dürfen Mandanten nicht nur Kompetenz, sondern viel Menschlichkeit und eine authentische Steuerberater-Mandanten-Beziehung erwarten. Auf diese Weise betten Sie Ihr Video-Gespräch in geschicktes Storytelling ein.
3. Nutzen Sie Screensharing
Bilder und Grafiken sagen mehr als tausend Worte. Darauf können Sie auch im virtuellen Gespräch bauen. Nutzen Sie daher die Möglichkeiten des Screensharings, die nahezu alle Video-Tools bieten, um Ihre Erläuterungen in Echtzeit mit geteilten Infografiken zu untermauern. Das unterstreicht Ihre Expertise und macht Ihre Beratungsleistung noch wertvoller.
4. Vermeiden Sie Fettnäpfchen
Im Rahmen eines Video-Gesprächs können Sie Mandanten zeigen, dass Sie digital fit sind – und die Spielregeln der virtuellen Kommunikation längst verinnerlicht haben. Anfängerfehler und peinliche Fettnäpfchen allerdings zerstören dieses Bild. Stellen Sie daher sicher, dass Sie
- das genutzte Tool beherrschen (voriges testen ist Pflicht!),
- im Bild gut erkennbar sind (ansonsten Kamera neu ausrichten),
- mögliche Störungsquellen beseitigt haben (insb. ans eigene Smartphone denken),
- Reflexionen (durch Spiegel oder Glasflächen) unterbinden,
- zur Vermeidung von Schatten ausreichenden Abstand zur Wand einhalten (ca. 1,5 Meter).
Beim Gespräch selbst sollten Sie zudem auf eine aussagekräftige Mimik achten – und Ihre Gestik zurückschrauben. Was Sie gerade mit Ihren Händen darstellen, ist im Video nämlich meist gar nicht erkennbar.
