Die Firmenwagengestellung in der Lohnabrechnung

Die steuerliche Erfassung dieses Vergütungsbestandteils ist aber mittlerweile aufgrund einer Vielfalt denkbarer Alternativen bei der Ausgestaltung und unterschiedlicher steuerlicher Förderungen z. B. im Rahmen der Elektromobilität relativ komplex geworden. In dem Beitrag aus dem Paket NWB Unternehmensteuern und Bilanzen – StuB werden die lohn- und umsatzsteuerlichen Regelungen für den konkreten Fall der sog. pauschalen Methode (auch 1 %-Methode genannt) dargestellt.

Einordnung

Die Gestellung eines Firmenwagens an Arbeitnehmer kann einen sehr attraktiven Vergütungsbestandteil und damit einen Pluspunkt bei der Mitarbeitergewinnung darstellen. Als Vergütungsbestandteil unterliegt er jedoch grds. der regulären Lohnversteuerung und der Verbeitragung in der Sozialversicherung. Die Ausgestaltung der Nutzungsüberlassung, entweder in Form einer einzelvertraglichen Regelung oder auf Basis einer Dienstwagenrichtlinie, kann sehr unterschiedlich sein. Es sind eine vollständige Finanzierung durch den Arbeitgeber sowie eine uneingeschränkte Nutzung durch den Arbeitnehmer denkbar. Ebenso gibt es aber auch Gestaltungen, die Zuzahlungen für Mehrausstattungen oder die Privatnutzung, einen Gehaltsverzicht oder Nutzungsbeschränkungen vorsehen. Daraus können sich wiederum Auswirkungen auf die Lohnversteuerung ergeben. Ob sich eine private Firmenwagennutzung für den Arbeitnehmer lohnt, ist stets individuell zu prüfen.

Lohnsteuerliche Systematik

Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen Firmenwagen zur privaten Mitbenutzung und für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie ggf. auch für Familienheimfahrten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung, hat er dafür einen geldwerten Vorteil zu ermitteln (§ 8 Abs. 2 Satz 2 ff. i. V. mit § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 ff. EStG). Dieser Sachbezug ist lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Im Regelfall trägt der Arbeitnehmer selbst die anfallende Lohnsteuer und den Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung. Wird der Firmenwagen zusätzlich zum Barlohn gestellt, verringert sich aufgrund der einzubehaltenen Steuer- und Sozialversicherungsbeträge der auszuzahlende Nettolohn.

Die Auswirkung auf den monatlichen Nettolohn soll das vereinfachte Beispiel für einen ledigen, konfessionslosen und kinderlosen Arbeitnehmer aufzeigen, der den Firmenwagen zusätzlich zu seinem bisherigen Bruttoarbeitslohn zur Nutzung überlassen bekommt:

Der Arbeitnehmer erhält monatlich 237 € weniger Nettoarbeitslohn ausbezahlt. Er muss für sich selbst prüfen, ob sich die Nutzung eines Firmenwagens, auch in Abhängigkeit von den Nutzungsbedingungen, für ihn lohnt.

Bewertungsmöglichkeiten

Die in der Lohnabrechnungspraxis am häufigsten verwendete Methode zur Ermittlung eines geldwerten Vorteils aus der Firmenwagennutzung für außerbetriebliche Zwecke ist die pauschale Methode (auch Prozentmethode oder Prozentregelung). Da im Regelfall die monatlich anzusetzenden geldwerten Vorteile basierend auf dem Bruttolistenpreis des Fahrzeugs gleich hoch sind, birgt diese Methode geringere Haftungsrisiken für Arbeitgeber und führt durch einmalige Hinterlegung im Abrechnungssystem i. d. R. nicht zu einem erheblichen administrativen Mehraufwand. Bei der individuellen Methode (auch Fahrtenbuchmethode) hat der Arbeitgeber zu prüfen, dass das Fahrtenbuch durch den Arbeitnehmer ordnungsgemäß geführt wurde und muss am Jahresende zwingend eine Endabrechnung anhand der gefahrenen Kilometer und der entstandenen Fahrzeugkosten durchführen. Sie ist daher sowohl für Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber arbeitsintensiver und für den Arbeitgeber bei Nichtanerkennung des Fahrtenbuchs durch die Finanzverwaltung auch risikoreicher.

Die zu Beginn der Nutzungsüberlassung bzw. zu Beginn des Kalenderjahres gewählte Bewertungsmethode bindet den Arbeitgeber im Lohnsteuerabzugsverfahren für das gesamte Kalenderjahr (vgl. R 8.1 Abs. 9 Nr. 3 Satz 1 LStR). Ein unterjähriger Wechsel der Bewertungsmethode durch den Arbeitgeber kann nur im Falle eines Pkw-Wechsels erfolgen. Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit, bestimmte Bewertungsmethoden im Rahmen der Lohnabrechnung auszuschließen, z. B. keine Anwendung der Fahrtenbuchmethode oder keine Einzelfahrtbewertung. Ein Ausschluss ist nicht unüblich, da diese Methoden einen höheren administrativen Aufwand und auch ein höheres Haftungsrisiko für den Arbeitgeber bedeuten.

Der Ausschluss hat für den Arbeitnehmer jedoch aus steuerlicher Sicht keinen Nachteil, da er die für ihn vielleicht günstigere Methode im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung auf jeden Fall anwenden darf. Er muss hierfür nur sicherstellen, dass er die entsprechenden Voraussetzungen einhält und z. B. ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führt. Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer dazu grds. die für den Firmenwagen angefallenen Kosten des abgelaufenen Kalenderjahres zur Verfügung zu stellen.

Umsatzsteuerliche Auswirkungen der Firmenwagengestellung

Die dauerhafte Überlassung eines Firmenwagens vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer für private Zwecke erfolgt i. d. R. im Rahmen eines Leistungsaustauschs, wenn sie einen vereinbarten Vergütungsbestandteil darstellt (Abschnitt 15.23 Abs. 9 UStAE). Die Gegenleistung des Arbeitnehmers liegt in der Erbringung seiner Arbeitsleistung. Der Arbeitgeber kann den Vorsteuerabzug aus den Eingangsleistungen im Zusammenhang mit dem überlassenen Pkw geltend machen, soweit er zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Im Gegenzug hat er die Umsatzsteuer, die auf seine Leistungserbringung, also der Firmenwagengestellung, entfällt, an das FA abzuführen.

Aus Vereinfachungsgründen können die lohnsteuerlichen Werte für die Umsatzversteuerung herangezogen werden (Abschnitt 15.23 Abs. 11 UStAE). Der nach der pauschalen Methode errechnete geldwerte Vorteil ist als Bruttobetrag anzusehen, aus dem die abzuführende Umsatzsteuer mit 19/119 herauszurechnen ist.

Zusammenfassung

Der Artikel von WP/StB Anna Margareta Gehrs und StB Cathlen Brügge aus dem Paket Unternehmensteuern und Bilanzen – StuB gibt einen Überblick über die lohnsteuerliche Behandlung üblicher Sachverhalte im Zusammenhang mit der Firmenwagengestellung bei Anwendung der pauschalen Methode. In einem weiteren Beitrag der Autorinnen wird die alternativ nutzbare Fahrtenbuchmethode dargestellt:

• Gehrs/Brügge, Die Firmenwagengestellung in der Lohnabrechnung – Lohn- und umsatzsteuerliche Regelungen nach der 1 %-Methode, StuB 13/2021 S. 529, NWB MAAAH-82013;
• Gehrs/Brügge, Die Firmenwagengestellung in der Lohnabrechnung – Lohn- und umsatzsteuerliche Regelungen nach der Fahrtenbuchmethode sowie Besonderheiten bei Anwendung der 1 %-Regelung, StuB 18/2021 S. 729, NWB DAAAH-88928

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